How to choose WMS software for logistics warehouses

The sistemas de gestión de almacenes WMS son sistemas basados en software para la gestión de centros logísticos, desde la recepción de mercancías hasta la gestión de las zonas de almacenamiento de artículos en almacenes automáticos o manuales de gran altura, unidades de almacenamiento de pequeños contenedores o estanterías.

Al elegir un software WMS se consigue un mejor control y se optimizan los complejos sistemas de almacenamiento y distribución. Además de las funciones básicas, como la gestión de volúmenes y existencias, en un Software WMS para la gestión de almacenes logísticos también se integran amplias funciones para comprobar los estados del sistema y para calcular y definir estrategias de funcionamiento y optimización. Esto incluye, entre otras cosas, la gestión de los procesos de subcontratación, envío y picking.

Para dirigir de forma eficiente un almacén es necesario contar con una buena gestión del almacenamiento. A continuación veremos una serie de pasos prácticos que se pueden utilizar a modo de checklist para elegir un software WMS.

Checklist para elegir un software WMS

Para que una empresa siga siendo competitiva debe llevar a cabo procesos eficientes con el fin de:

• Minimizar los tiempos de procesamiento de los pedidos
• Maximizar el control del inventario
• Ejecutar un sistema de picking eficiente con un mínimo de errores
• Reducir los costos operativos
• Realizar operaciones de almacenaje ajustadas
• Proporcionar visibilidad del estado de los pedidos y de los rendimientos fuera de norma

Para alcanzar estos objetivos, muchas empresas grandes o pequeñas, han optado por elegir un software WMS.

¿Cómo elegir un software WMS adecuado?

Elegir un software WMS puede ser un reto, y para tomar una decisión con conocimiento de causa, hay que entender cuáles son las opciones, en qué se diferencian y cuál es la más adecuada para cada empresa. Existen básicamente tres tipos de WMS:

• Sistemas que se integran dentro de la oferta estándar del ERP de una empresa y proporcionan la funcionalidad básica.
• Sistema de gestión de almacenes independiente y totalmente funcional que está conectado al ERP de una empresa y proporciona un amplio conjunto de flujos de trabajo y conjuntos de informes.
• Soluciones basadas en aplicaciones o plataformas «lite» que pueden o no ser escalables con la evolución de una empresa.

Determinar cuál es lo mejor para una empresa requiere una evaluación clara de las necesidades y un enfoque estructurado que debe tener en cuenta una serie de puntos de observación. La clave está en elegir la solución adecuada entre todos los tipos de sistemas WMS para la gestión de almacenes disponibles en el mercado.

• Tomarse el tiempo necesario

  A no ser que se tenga mucha experiencia y se conozca el mercado, o que simplemente se quiera implantar una solución básica basada en la nube, elegir un software WMS de forma precipitada, aumenta el nivel de riesgo del proyecto.

  Existen ocasiones en las que un programa de selección de WMS RFP (solicitud de propuestas) de cuatro semanas puede tener éxito, pero esto suele requerir conocimientos de nivel experto, o adaptarse a un entorno sin complicaciones en el que un paquete de nivel básico puede satisfacer las necesidades.

  En general, un proceso de selección meditado llevará probablemente unos 5 meses o más si la empresa es compleja.

• Entender los objetivos

  La razón principal para elegir un software WMS es acceder a una funcionalidad mejorada de los procesos o permitir la conectividad con el hardware y el software actuales y de próxima generación, más aún con la aparición del big data y la tecnología, muchas organizaciones están buscando desarrollar capacidades de automatización, inteligencia artificial y/o realidad virtual.

  La forma en que un WMS proporciona esta funcionalidad y apoya la automatización del almacén o las soluciones de datos móviles es la clave que abre la puerta para mejorar continuamente la eficiencia del almacén y alcanzar los KPI. También existen otras herramientas para aumentar el rendimiento, por eso, te invitamos a conocer cómo las soluciones OEE para plantas industriales mejoran los KPIs de producción. Es fundamental para el éxito, trazar estos objetivos de forma estructurada y claramente articulada.

• Centrarse en lo que hay que tener

  Una vez que se haya comprendido que la funcionalidad para mejorar la eficiencia, la productividad y la conectividad son elementos importantes en los que centrarse, hay que evitar elaborar una larga lista de requisitos funcionales.

  Hay que centrarse en lo que más importa y tener muy presente dónde el diseño de los procesos es fundamental para el éxito operativo. Por ejemplo, cuando se consigue que el proceso de recepción sea correcto, se da un paso importante hacia un almacén sin errores.

  Algunas funciones clave a tener en cuenta son:

  • Seguimiento de artículos: Utilizando técnicas específicas como dispositivos habilitados para IoT, códigos de barras y RFID.
  • Gestión de la mano de obra: Seguimiento de la eficacia de los trabajadores mediante métricas de rendimiento personalizadas.
  • Recepción y almacenamiento de artículos: Personalización de las rutinas de puesta en stock y cross docking que permiten minimizar la multimanipulación.
  • Reposición: Reposición inteligente en la recepción para evitar el posterior llenado de la cara de picking.
  • Proceso de recogida y embalaje: Proporcionar una operación de cumplimiento de pedidos más eficiente mediante la selección de estrategias de picking adecuadas.
  • Medidas de mejora: Generación de informes respecto a los KPI clave, para encontrar oportunidades de mejora incremental.

• Apto para la escalabilidad

  Se deben tener claras las necesidades y el presupuesto y cuál es la plataforma que se necesita resolver. Un enfoque evolutivo que comience con una solución que pueda ampliarse a través de una serie de niveles de licencia puede ser suficiente para ponerse en marcha. Es importante que un comienzo sencillo permita iniciar la tarea de gestión del cambio necesaria para que el equipo de almacenamiento pase de un método de mantenimiento de registros basado en el conocimiento del operador a un funcionamiento estructurado que permita tener cada cosa en su lugar.

• Prestar atención a la experiencia

  Al entrar en la fase de selección de proveedores, se debe prestar atención al diseño del proceso de evaluación comparativa. Se debe elegir elegir un software WMS como algo más que el desarrollo de un calendario y preste especial atención a:

  • ¿Quién se encarga de la implantación, el proveedor o un tercero?
  • ¿Qué competencias concretas se necesitan y se reflejan en el equipo de implantación?
  • ¿Con qué frecuencia se ha realizado esta tarea con éxito en los últimos tiempos?

  Es fundamental tener claras las respuestas a estas preguntas y darles la importancia adecuada al elegir un software WMS. Una plataforma de primera clase mal implementada, elimina inmediatamente la confianza del usuario en el sistema y no proporciona la tasa de rendimiento requerida ni alcanza los beneficios esperados del sistema de gestión de almacenes.

• Planificar la negociación

  Se debe construir y hacer un taller de la estrategia de negociación. No se debe acortar este paso pues los proveedores de WMS firman acuerdos de licencia todos los días, así que hay que tomarse un tiempo para preparar y practicar la estrategia. A pesar de que la industria del software crece cada día más, los costos de las licencias y las cuotas de soporte anual son negociables.

Resumen de las funcionalidades de un WMS

La mayoría de los sistemas de gestión de almacenes son modulares, de modo que la función principal puede complementarse según las necesidades con funciones y módulos adicionales. Si quieres saber más sobre los sistemas de gestión de almacenes, te damos una serie de consejos para la implementación de un sistema SGA.