Five ways to make the most of a small maintenance budget

Cuando una empresa se enfrenta a recortes debe aprender a gestionar un presupuesto de mantenimiento más reducido sin dejar de cumplir los objetivos, manteniendo el mantenimiento preventivo y evitando el agotamiento del personal.

Cómo gestionar un presupuesto de mantenimiento

El almacén

Se debe prestar mucha atención a los mínimos de inventario cuando se repongan piezas y suministros. Muchas organizaciones no se dan cuenta de la cantidad de flujo de caja que está inmovilizado en el inventario del almacén y que podría comprarse justo a tiempo a varios proveedores sin interrumpir el negocio.

Se debe buscar en el almacén piezas que no sean inmediatamente críticas o que puedan obtenerse fácilmente de proveedores con plazos de entrega cortos y ajustar el programa de compras en consecuencia para no gastar dinero en inventarios innecesarios.

Muchos proveedores también ofrecen programas de mantenimiento de existencias que garantizan la disponibilidad de las piezas hasta que sean necesarias. Esto da flexibilidad a corto plazo en el presupuesto de mantenimiento.

El calendario

El mantenimiento preventivo es estupendo, pero se puede reducir el costo de la mano de obra y de las piezas sin sacrificar la salud de los activos reduciendo los MP innecesarios.

Si las inspecciones regulares no encuentran nada malo en un activo, probablemente se pueda hacer con menos frecuencia.

Se recomienda examinar primero el mantenimiento programado basado en las directrices de los fabricantes de equipos originales. Es más probable que estos PMs tengan margen de mejora porque no fueron creados teniendo en cuenta su caso de uso específico. Se debe supervisar cualquier PM que cambie para asegurar que las tasas de fallo no aumenten.

Órdenes de trabajo

Para estirar más el presupuesto de mantenimiento, se recomienda calcular el tiempo efectivo de mantenimiento o wrench time para todos los trabajos, empezando por los que tienen mayores costos de mano de obra y señalar las áreas en las que dicho tiempo es bajo.

Una vez que se tiene esta línea de base, se puede rastrear la causa del bajo tiempo efectivo de mantenimiento y ajustar los programas y procesos para cerrar esa brecha.

Aumentar el tiempo de intervención en unos pocos puntos porcentuales en cientos de reparaciones y mantenimiento preventivo puede ahorrar mucho dinero en mano de obra y compensar parte del presupuesto perdido.

¿Sabías que existe un software para la gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento?

Los procesos

El presupuesto se reduce cada vez que un técnico altamente cualificado deja de hacer lo que está haciendo para completar una tarea rutinaria. Por eso, se sugiere formar a los operarios para que realicen el mantenimiento rutinario pues son los que mejor conocen las máquinas y pueden hacer un mantenimiento ligero que de otra manera quitaría mucho tiempo.

Existen algunos ingredientes clave que hacen que la capacitación de los operarios tenga éxito. El primero es la comunicación. Se debe trabajar con el director de operaciones o de producción y asegurarse de que los operarios entienden por qué se lleva a cabo este proyecto. La claridad también es importante. Los materiales de formación y apoyo deben ser fáciles de seguir. La última pieza es la confianza. Los operarios deben sentirse equipados y seguros en su trabajo.

También se sugiere que se trabaje con los operarios y los técnicos para crear normas de solicitud de trabajo. El trabajo se hace más rápido cuando las solicitudes son claras y fáciles de rellenar. Eso reduce las horas de trabajo asociados al presupuesto de mantenimiento.

Unas pocas horas de formación no sólo ahorrarán dinero a largo plazo, sino que también ayudarán a detectar antes los fallos de los equipos y a evitar el mantenimiento de emergencia, que lleva gran parte del presupuesto.

El personal

La participación del personal y el liderazgo son clave. Al reducir el presupuesto de mantenimiento que el personal cree que debería estar haciendo se obtiene un impacto negativo.

La baja moral crea miedo, desconfianza y falta de información. Cuando se pierde la visión de conjunto, no se pueden ver los problemas ni priorizar el trabajo, lo cual es esencial tras los recortes en el presupuesto de mantenimiento.

Se debe fomentar un entorno de poco miedo y mucha confianza para que la gente pueda decir exactamente lo que está pasando en el taller.

Algunas formas de hacerlo son:

• Concertar una reunión periódica con el personal para hablar de las preocupaciones, los obstáculos, las soluciones y los éxitos.
• Deja de jugar al juego de la culpa. Si una orden de trabajo crítica no se ha realizado a tiempo, se debe hablar con los técnicos, averiguar qué les ha retrasado y pensar en una forma de evitar que vuelva a ocurrir.
• Crear métricas que no tengan nada que ver con la eficiencia. Los técnicos necesitan saber que se les mide por lo bien que colaboran, identifican los problemas y trabajan para encontrar soluciones. Esto transmite al equipo que la empresa se preocupa por ellos tanto como por la cuenta de resultados.

Cómo convencer para aumentar el presupuesto de mantenimiento

Conseguir un mayor presupuesto de mantenimiento es difícil, pero no imposible. A continuación, veamos algunas estrategias probadas que otros equipos de mantenimiento han utilizado para conseguir recursos adicionales:

• Utilizar las métricas de los retrasos para contratar más personal

  Si se tiene poco dinero, probablemente también se tenga poco tiempo. Eso significa que hay atrasos. La buena noticia es que es fácil conseguir que la gente se comprometa a solucionar este problema si se tienen los datos adecuados.

  Se debe comenzar por hacer un seguimiento del retraso en el mantenimiento preventivo en horas y comparar esta cifra con las horas disponibles de la plantilla para determinar la diferencia entre ambas.

  El siguiente paso es mostrar el impacto de los retrasos en el negocio. Hacer un seguimiento del tiempo medio entre fallos y del costo de las averías. Cuando el tiempo medio entre fallos aumenta porque no se realiza el mantenimiento, significa más tiempo de inactividad y menos producción. Se recomienda usar estos datos cuando se pida el presupuesto para contratar a una persona más, ofrecer más horas extras o gastar más en contratistas.

• Utilizar las puestas en marcha limpias para justificar mayores costos de mano de obra

  Otras áreas de la empresa sufren cuando se recorta el presupuesto de mantenimiento. El personal se dispersa, el trabajo se apresura y los equipos fallan. El seguimiento de las puestas en marcha limpias es una forma de demostrarlo y obtener el dinero extra que se necesita para evitarlo.

  Las puestas en marcha limpias son una métrica clave al ser un KPI que no sólo une el mantenimiento y las operaciones, sino que también está vinculado directamente a los objetivos financieros.

  Por desgracia, es difícil conseguir una puesta en marcha limpia sin el tiempo, el personal y los recursos necesarios para realizar un mantenimiento adecuado, lo que requiere dinero.

  Para justificar este dinero, hay que calcular el costo del tiempo y la producción perdidos por una puesta en marcha deficiente de todas las máquinas durante un año completo. Luego, hay que compararlo con el menor coste del personal y los recursos adicionales para lograr una puesta en marcha limpia.

• Utilizar las métricas de seguimiento del tiempo para mostrar el ROI de la tecnología

  Las tareas administrativas hacen perder tiempo y dinero. Si los técnicos pasan una hora al día escribiendo órdenes de trabajo, es una hora de eficiencia perdida. Así que, aunque parezca más barato hacerlo todo a mano en lugar de con la tecnología, a la larga será más costoso.

  Los sensores y el software GMAO pueden conseguir un aumento en el presupuesto de mantenimiento para estas compras. Se debe empezar por hacer un seguimiento de la cantidad de tiempo que el equipo dedica a las tareas administrativas y averiguar cuánto tiempo se ahorraría con el software.

El último paso es destacar cómo se utilizaría este tiempo extra y el impacto que tendría en los objetivos de la empresa. Muchas empresas reducen el tiempo dedicado a las tareas administrativas en un 15% después de implantar un GMAO ya que pudieron realizar más mantenimiento preventivo y reducir las averías de los equipos. Te invitamos a conocer por qué un software GMAO industrial es importante para el trabajo de los responsables de mantenimiento.