Free CMMS software vs. paid systems: Which is the best option?

Existe una razón para el auge en la adopción del software CMMS basado en la nube: tiene una enorme ventaja sobre los sistemas tradicionales in situ. Desde el costo hasta la seguridad, la flexibilidad e incluso la sostenibilidad, el software en la nube está superando rápidamente a la tecnología local.

Los equipos de mantenimiento también están reconociendo las ventajas del software de mantenimiento de equipos basado en la nube y  están sustituyendo los sistemas antiguos por soluciones basadas en la nube que les permiten planificar el mantenimiento, hacer un seguimiento del trabajo y medir el rendimiento.

Pero después de décadas de dependencia del ordenador y de utilizar Excel, pizarras y notas para gestionar el mantenimiento, puede ser difícil justificar el costo de un sistema de gestión de mantenimiento informatizado (GMAO) basado en la nube. Por suerte, muchos proveedores de software de mantenimiento de equipos ofrecen versiones de software CMMS gratis.

Ventajas e inconvenientes del software CMMS gratis frente al de pago

Los tres elementos clave que separan un software CMMS gratis de uno de pago son la funcionalidad, la implementación y el soporte. Al profundizar en cada categoría se descubre dónde están los puntos fuertes y débiles de ambos tipos de software de mantenimiento de equipos.

• Functionality

  La funcionalidad del software de mantenimiento de equipos son las características disponibles para cualquier empresa y la forma en que puede utilizarlas. Por ejemplo, la configuración del mantenimiento programado en la GMAO es una funcionalidad. Existen dos formas en que la funcionalidad difiere entre el software CMMS gratis y el software de pago.

  La primera es que un software CMMS gratis suele tener menos funcionalidades. Puede realizar acciones básicas, como crear programas de mantenimiento, cuadros de mando y registros de activos. Sin embargo, se pierden funciones más sofisticadas, como la creación de informes, la creación de firmas electrónicas en órdenes de trabajo cerradas y la generación de códigos de fallo.

  La segunda diferencia es que el software CMMS gratis a menudo tiene límites en su funcionalidad que el software de pago no tiene. Por ejemplo, es posible que sólo pueda crear 30 tareas de mantenimiento programadas al mes en un GMAO gratuito. Estos límites no suelen existir cuando se paga una suscripción completa, aunque esto puede variar según la función y el nivel.

• Apoyo a la implantación

  La implementación de un software de mantenimiento de equipos implica algo más que la creación de una contraseña y la adición de alguna información al sistema. Incluye:

  • Cargar las tareas de mantenimiento programadas y los activadores
  • Añadir información sobre los activos y organizarlos en jerarquías
  • Creación de perfiles de usuario y establecimiento de permisos de usuario
  • Configurar piezas y cantidades mínimas, y adjuntar listas de materiales a las órdenes de trabajo
  • Conectar la GMAO con otro software
  • Formar al personal en el uso del sistema
  • Descarga de la aplicación móvil en todos los dispositivos de los usuarios
  • Creación y programación de informes

  La implementación de un software CMMS gratis suele suponer un gran esfuerzo. Es probable que se tenga acceso a recursos como artículos de ayuda, vídeos de formación y asistencia básica del proveedor. Sin embargo, requiere que se realice el trabajo de configuración y puesta en marcha del sistema y de los procesos que lo rodean.

  El software de mantenimiento de equipos de pago, por otro lado, a menudo viene con soporte de implementación. Un representante o equipo de implementación capacitado a menudo ayuda a implementar el sistema. El nivel de apoyo a la implantación puede variar según el nivel. Los servicios de implementación también pueden suponer un costo adicional, independientemente de lo que se pague por el sistema.

• Soporte continuo

  El soporte continuo es la ayuda que se recibe de un proveedor de GMAO para la resolución de problemas diarios o las mejoras del sistema. Por ejemplo, es posible que se necesite soporte continuo si:

  • Si se quiere hacer que un campo del formulario de solicitud de órdenes de trabajo sea obligatorio, pero no se sabe cómo
  • Si se quiere cambiar los permisos de los usuarios, pero no se sabe cómo hacerlo
  • Si se quiere crear un nuevo informe que indique el impacto del mantenimiento en el uso de energía de la empresa

  Por lo general, existen diferentes niveles de apoyo continuo en función de si se utiliza un software CMMS gratis o un software de pago. Una GMAO basada en la nube siempre tendrá un nivel de servicio básico, independientemente del nivel. Por ejemplo, las medidas de seguridad siempre serán actualizadas automáticamente por el proveedor, pase lo que pase. Los servicios gratuitos también suelen incluir asistencia por teléfono, correo electrónico o chat en línea, a través de una comunidad gratuita de usuarios, y un centro en línea de preguntas frecuentes.

  Si se tiene una versión de pago del software de mantenimiento de equipos, normalmente se tendrá acceso a más servicios de asistencia. Esto puede incluir un representante de atención al cliente dedicado y acceso prioritario al solicitar ayuda. Es posible que la suscripción incluya un número determinado de horas de asistencia premium. Si sobrepasa esa cantidad, es posible que se tenga que pagar más.

Cuándo utilizar un software CMMS gratis o de pago

Existen algunos factores clave para elegir entre un software CMMS gratis y uno de pago. Aunque dependerá de las circunstancias específicas, aquí se muestra un resumen de qué software es mejor para determinados equipos de mantenimiento:

• The software CMMS gratis es mejor para pequeños equipos y operaciones, poca cantidad de órdenes de mantenimiento, presupuesto limitado.
• El software de pago es mejor para grandes equipos y operaciones, gran cantidad de órdenes de mantenimiento, buen presupuesto.

Hay otra consideración a tener en cuenta a la hora de decidir entre los dos tipos de software de GMAO en la nube: siempre se puede pasar de la versión gratuita a la de pago, y a menudo se puede pasar de un nivel de pago a otro inferior o superior.

A modo de síntesis te dejamos una tabla comparativa entre ambas opciones así como 10 principales beneficios de un CMMS.

Cuándo pasar del software CMMS gratis al de pago

Si ya se está utilizando el software CMMS gratis hasta sus límites, puede ser el momento de cambiar a una versión de pago. A continuación se explica cómo saber que se está en ese punto:

• Se necesita hacer más

  Alcanzar los límites de un plan gratuito es el primer indicio de que se debe pasar a un nivel de pago. Si se está superando la capacidad del software CMMS gratis probablemente se esté gestionando el mantenimiento de otra manera fuera de su software, como Excel o una pizarra. Esto aumenta el riesgo de que se pierda trabajo, se dupliquen los datos y se reduzcan los índices de adopción de la GMAO. En este escenario, pagar por un software de mantenimiento de equipos proporciona un mayor retorno de la inversión y hace ganar tiempo.

• Se necesita más de los datos

  The software CMMS gratis es una buena forma de recopilar datos de mantenimiento. Pero no suele tener las herramientas necesarias para analizar esos datos. Aunque hay informes básicos que se pueden en programas como Excel, esto plantea tres problemas. En primer lugar, requiere mucho tiempo. En segundo lugar, significa que se está manejando los datos en dos lugares diferentes, lo que conduce a errores y datos inexactos. Por último, no es eficaz para realizar informes y análisis más complejos.

  Si hay datos inexactos, ciclos de informes que consumen mucho tiempo y datos que no se pueden utilizar para tomar decisiones, es el momento de pasar de un software CMMS gratis a uno de pago. Hacer esta inversión permite recoger datos y utilizarlos para crear informes en la GMAO. Algunos programas de GMAO incluyen incluso análisis predictivos para llevar el programa de mantenimiento al siguiente nivel.

• Se necesita conexión con otro software

  Lo más probable es que el software de mantenimiento no sea la única pieza de tecnología utilizada en la empresa. Existen diferentes software de fabricación y mantenimiento preventivo, desde SCADA y PLCs hasta ERPs y software MES. Cuando estos sistemas no están conectados y no comparten información, pueden surgir algunos de los mismos problemas que cuando se gestiona el mantenimiento en dos lugares diferentes: datos inexactos, duplicación de trabajo y fallos en los equipos que no se han abordado.

  La integración de los sistemas empresariales con una GMAO aclara estos problemas y ayuda a realizar mejoras en el programa de mantenimiento, como la activación automática del mantenimiento programado en función del uso de los equipos. Lamentablemente, esta función no está disponible en la mayoría de los programas de mantenimiento de equipos gratuitos. Si esto es algo necesario, es el momento de invertir en una versión de pago de un GMAO.

• Se necesita gestionar a más personas o varios centros

  La mayoría de los programas gratuitos de mantenimiento de equipos limitan el número de usuarios del sistema. Si se tiene más de tres o cuatro personas en el equipo de mantenimiento, no todas podrán utilizar un sistema GMAO. Si se tiene un equipo más grande o se está creciendo, es una buena idea invertir en una versión de pago.

  Del mismo modo, si el equipo de mantenimiento de la empresa se extiende por varias sedes, se necesitará una versión de pago. Utilizar el mismo sistema en diferentes lugares crea una estandarización. También permite ver las métricas de mantenimiento en toda la organización y compartir información y recursos. Por ejemplo, si el centro necesita una pieza, se puede consultar el sistema GMAO compartido para ver si otro centro tiene esa pieza. Esto evita gastar el presupuesto en piezas nuevas o de emergencia.

¿Aún tienes dudas? No dejes de leer estos resultados de la implantación de un software CMMS para la gestión del mantenimiento industrial.