Logistics Audit: What it is, benefits and how to perform it

¿Qué es una auditoría logística?

A auditoría logística se trata de un estudio destinado a medir el rendimiento logístico de una empresa. En la mayoría de los casos, la realiza un auditor que trabaja en una empresa especializada. Se trata de un diagnóstico que permite identificar posibles errores en la cadena de suministro. Para llevar a cabo una auditoría logística, es esencial respetar ciertas características que pueden ajustarse a la empresa y a su actividad :

• Disponer de un repositorio en el que apoyarse para comparar e identificar las posibles diferencias. Es una herramienta que garantiza una objetividad real.
• Elegir indicadores de resultados pertinentes en relación con los objetivos estratégicos de la empresa.
• En relación con los indicadores, es necesario definir la información esencial que debe recogerse para analizar eficazmente la actividad, así como el modo de recogida de esta información. Y, por último, es necesario determinar la periodicidad de esta recogida.

Esta auditoría logística permite identificar errores y disfunciones. Además, examina eficazmente las etapas de la cadena de suministro e identifica los puntos débiles lo que  permite avanzar hacia diversas soluciones y recomendaciones pertinentes para corregir estos fallos y mejorar el rendimiento.

¿Qué debe contener una auditoría logística? 

Toda auditoría logística debe de tener en cuenta varias cosas:

• Todos los registros de los distintos departamentos de la empresa, ya sea a nivel de pedidos, normas relativas a la optimización de las ubicaciones dentro del almacén, pero también todos los documentos indispensables para el buen funcionamiento de la actividad, etc.
• Planificación y distribución del almacén
• Todo lo relacionado con el personal y su productividad. Es decir, es necesario detallar la organización de los equipos de cada servicio, el puesto asignado a cada empleado, etc.
• Detalle de las operaciones del almacén en términos de eficacia, sincronización, productividad, optimización en función de todos los KPI.
• La adecuación entre los medios, los objetivos y el costo logístico.

Estos elementos no son exhaustivos ya que varían según el sector, los clientes, los proveedores y la estrategia empresarial. Para llevar a cabo con éxito la auditoría logística y obtener un contenido auténtico, hay que seguir varios pasos.

Procedimiento de una auditoría logística 

Como la gran mayoría de las empresas, una auditoría logística consta de varias etapas principales :

• El análisis del estado actual de la actividad: Una recopilación de datos relativos a la organización de la logística en todas sus facetas, pero también una recopilación de toda la información relativa a su rendimiento.
• Análisis de los datos recopilados: Tras recopilar los datos necesarios, el auditor los analiza para medir el rendimiento de todo el proceso.
• Puesta de relieve de las recomendaciones: El auditor elaborará un informe que reunirá varias soluciones para aumentar la eficacia de los procesos logísticos.
• La proyección de un plan de acción en relación con una actividad prevista a corto, medio y largo plazo para garantizar la sostenibilidad de las mejoras.

De esta manera, una auditoría logística da lugar a un análisis en profundidad de todas las fases que componen la cadena de suministro. Este importante paso en una empresa tiene muchas ventajas ya que permite optimizar sus recursos y mejorar ciertos ejes defectuosos para el buen funcionamiento de la actividad o incluso de los costos logísticos.

Beneficios de llevar a cabo una auditoría logística de la cadena de suministro

Desde las inspecciones a gran escala y de principio a fin de la cadena de suministro hasta el examen de tareas discretas de los almacenes, una auditoría logística puede proporcionar datos vitales para alcanzar múltiples objetivos.

A auditoría logística debe ser un elemento central en cualquier operación que se base en la eficiencia, como los almacenes o las cadenas de suministro. De esta manera, una auditoría logística satisfactoria pone manifiesto las oportunidades de control de costos y mitigación de riesgos, al tiempo que impulsa el cumplimiento y el progreso.

The auditorías logísticas no siempre son fáciles de llevar a cabo pero pueden aportar los siguientes beneficios:

• Proporcionan precisión: Los almacenes y centros de distribución, especialmente en el entorno actual de cumplimiento rápido, no pueden sobrevivir con tasas de error inferiores. La precisión no es una opción, es una necesidad. Una auditoría logística puede identificar los puntos débiles del proceso de distribución.
• Medir el control de calidad: Una auditoría logística que se extiende tanto en sentido ascendente como descendente puede centrarse en las medidas de calidad, para garantizar que toda la cadena de suministro funciona de forma eficiente y localizar las averías en los niveles micro para que tengan un impacto macro. Las soluciones disponibles de la industria 4.0, son clave para facilitar el control de calidad. Descubre cómo la digitalización industrial mejora el control de calidad en la fabricación.
• Reducir el riesgo de la cadena de suministro: Mantener evaluaciones precisas de los proveedores y socios permite anticiparse a cualquier punto débil. Identificar posibles averías antes de que se produzcan permite mitigar el impacto mediante planes de contingencia.
• Identificar fuentes peligrosas o poco éticas: A medida que las cadenas de suministro evolucionan hacia impactos netos neutros o positivos en el medio ambiente, una auditoría logística puede indicar dónde se necesitan esfuerzos para mejorar las iniciativas de sostenibilidad. Las auditorías logísticas pueden revelar el progreso de las instalaciones o cadena de suministro hacia los objetivos de sostenibilidad.
• Identificar riesgos naturales o geopolíticos: Las guerras comerciales y las catástrofes naturales tienen un impacto significativo en las cadenas de suministro. La auditoría logística de la cadena de suministro puede aportar cierta claridad y anticiparse a acontecimientos habitualmente imprevistos o impredecibles.

Desde las perspectivas operativas hasta los objetivos de sostenibilidad, la auditoría logística revela los puntos débiles existentes y potenciales dentro de las instalaciones, así como en las operaciones externas que influyen en el negocio. Sin embargo, para que una auditoría logística tenga éxito, hay que determinar exactamente qué se está auditando y qué se pretende conseguir.

The auditorías logísticas pueden variar mucho en escala, desde un solo departamento dentro de una instalación hasta proveedores y socios a lo largo de cada punto de la cadena de suministro. Aquí es donde resulta primordial aclarar los objetivos. Una auditoría logística no tiene por qué ser un proyecto grandioso. Las auditorías logísticas más pequeñas, a nivel de departamento, pueden tener un efecto enorme en los procesos operativos. Incluso pueden poner de manifiesto la necesidad de mejoras en áreas que suelen pasarse por alto.

La tarea de realizar una auditoría logística no debe subestimarse. Un esfuerzo a gran escala puede ser costoso y complejo. Por otro lado, las auditorías logísticas a menor escala, aunque a menudo más manejables, no pueden ofrecer una visibilidad global, pero sí pueden descubrir oportunidades de eficiencia operativa.

Además, es fundamental saber qué extraer de una auditoría logística y cómo aplicar los datos obtenidos. Las auditorías logísticas pueden revelar problemas tanto sistémicos como puntuales, y es importante determinar cuál es cuál. Los datos de la auditoría logística pueden utilizarse para encontrar soluciones sencillas a problemas puntuales o para determinar los pasos a seguir en situaciones más complejas.

En cualquier caso, una auditoría logística de la cadena de suministro pone a los proveedores y procesos bajo estudio, y puede proporcionar datos en tiempo real y documentación de procesos esenciales para mejorar la eficiencia y la productividad.

La importancia de realizar una auditoría logística con personal especializado

Ya se ha visto que la auditoría logística sirve para evaluar una organización, un proceso específico o un sistema. El aspecto crucial de cualquier auditoría logística es que se basa en un examen imparcial que proporciona un punto de vista objetivo. En una organización, una auditoría logística puede ser realizada directamente por el departamento correspondiente, por un grupo de auditoría interna o por una empresa externa especializada.

Tanto si se realiza internamente como si se subcontrata, las empresas que realizan auditorías logísticas obtienen numerosos beneficios, como el establecimiento de normas de calidad sostenibles y el acceso constante a información fiable. Las auditorías logísticas apoyan la toma de decisiones estratégicas y de gestión y ayudan a identificar áreas de mejora y a eliminar ineficiencias.

A auditoría logística llevada a cabo de forma profesional y las subsiguientes implementaciones mejoran la eficiencia, impulsan la sostenibilidad y ayudan a la imagen corporativa de una organización a los ojos de los clientes internos o externos y de los accionistas. Descubre cómo muchas industrias mejoran sus proceso y se benefician de estas 5 formas en que las tecnologías de trazabilidad garantizan mayor sostenibilidad.

El objetivo de una auditoría logística es examinar objetivamente las operaciones y flujos logísticos y de transporte existentes en una empresa, evaluar la eficiencia de los sistemas y procesos implantados y proporcionar a la organización recomendaciones y directrices sobre la cadena de suministro y gestión del transporte de mercancías.

A auditoría logística comienza invariablemente con la recopilación de datos cuantitativos y cualitativos de las principales partes interesadas y con el análisis e interpretación de esta información. Los principales departamentos que colaboran en la recopilación de datos y las entrevistas suelen ser los de logística y transporte, así como los de almacenamiento, compras, producción, cumplimiento de las normas comerciales, atención al cliente e informática. Todos estos departamentos están implicados directa o indirectamente en la cadena de suministro y pueden aportar una valiosa visión de la situación, así como beneficiarse de los resultados de la auditoría.

La información recopilada y analizada se transfiere a mapas de procesos, documentales y de flujos físicos para proporcionar una comprensión clara y ayudar a evaluar todo el proceso con el fin de identificar cualquier ineficiencia, cuello de botella y despilfarro. A continuación, el equipo de auditoría logística aportará sugerencias de mejoras y modificaciones resumidas en mapas y debidamente priorizadas. Estas sugerencias y soluciones irán acompañadas de recomendaciones específicas, medidas y evaluaciones de riesgos para facilitar su aplicación. Los datos recopilados se utilizarán para respaldar las conclusiones, cuantificar los costos logísticos y los ahorros potenciales mediante el análisis de datos y la evaluación comparativa.

Por lo general, una auditoría logística de mercancías abarca tanto el transporte de entrada como el de salida, así como otras actividades relacionadas con la logística, como la gestión de existencias, el almacenamiento o el cumplimiento de las normas comerciales. Los hallazgos típicos generalmente se relacionan con la estrategia de abastecimiento logístico, el rendimiento del cumplimiento aduanero, la gestión de HTS, la optimización y consolidación de la carga, la gestión de pedidos y existencias, la interacción de los sistemas ERP y logísticos, la racionalización y unificación de procesos, la limitación y regulación del transporte de primera calidad, la estrategia de la cartera de proveedores logísticos y la gestión de contratos.

En pocas palabras, una auditoría logística identifica buenas prácticas de trabajo y oportunidades de mejora u optimización dentro de la cadena logística de una organización mediante una evaluación objetiva del nivel de gestión de centros de distribución y almacenaje, y, además, traza un camino que conduce tanto a la mejora cualitativa del servicio como al ahorro logístico y de costos.

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