Software de gestão de ordens de trabalho de manutenção

O trabalho de manutenção é interminável, mas as equipas de manutenção não o são. Para ser bem sucedido nesse trabalho, é melhor ter um software de gestão de ordens de trabalho para elevar as normas e aplicar as melhores práticas neste domínio.

O que é a gestão de ordens de trabalho?

A gestão de ordens de trabalho é a forma de gerir muitas ordens de trabalho em simultâneo, razão pela qual é necessário um sistema. Numa situação ideal, apenas chegam algumas ordens de trabalho por dia, que podem ser satisfeitas rapidamente e a baixo custo. No entanto, a realidade da organização é complexa e, com isso, os requisitos de gestão de ordens de trabalho tornam-se mais difíceis de gerir.

Para ser bem sucedido, precisa de trabalhadores devidamente formados que possam seguir procedimentos definidos. Além disso, também precisa de um software de gestão de ordens de trabalho para ajudar a automatizar o processo e gerir um grande volume de ordens de trabalho.

Vantagens de um software robusto de gestão de ordens de trabalho

Um sistema de ordens de trabalho é a chave para o bom funcionamento dos programas de gestão industrial e de instalações, uma vez que ajuda a..:

• Normalize os fluxos de trabalho de manutenção e elimine a papelada.
• Criar um núcleo centralizado para a programação, atribuição e controlo das horas de trabalho.
• Acompanhar o desempenho da manutenção (percentagem de trabalho planeado versus trabalho preventivo, custos associados ao trabalho realizado, tempo de inatividade, etc.).
• Calcular e controlar os custos e os preços da mão de obra, das peças e de outros artigos.
• Ter o controlo da gestão do inventário: encomendar peças e consumíveis para fazer as coisas a tempo e dentro do orçamento.
• Evitar coimas e manter a conformidade mais facilmente porque está organizado.

Por conseguinte, um software de gestão de ordens de trabalho fornece monitorização em tempo real e actualizações regulares do processo.

Qual é o aspeto de um processo típico de gestão de ordens de trabalho?

Para compreender o processo da ordem de trabalho, é necessário analisar:

• Quando são criadas novas ordens de trabalho
• Como circulam na organização
• O que lhes acontece quando o trabalho está concluído

Isto ajudar-nos-á a descrever o aspeto prático do processo normalizado de gestão das ordens de trabalho e a forma como se insere no fluxo de trabalho global de gestão da manutenção.

Três partes diferentes estão envolvidas num processo de gestão de ordens de trabalho:

• Solicitador de trabalho: A pessoa que apresenta os pedidos de manutenção. Trata-se normalmente de um operador de máquina ou de um empregado externo ao departamento de manutenção.
• Examinador de trabalho: A pessoa que analisa e aprova os pedidos de manutenção. Esta responsabilidade cabe a um diretor/supervisor/planeador/coordenador de manutenção.
• Pessoas que executam o trabalho: Os mecânicos e técnicos de manutenção que executam o trabalho necessário no campo e na fábrica.

1. O processo começa normalmente com uma candidatura a um emprego

   A maior parte dos pedidos de manutenção são enviados por operadores de máquinas e outros funcionários da fábrica. Pretendem comunicar que algo não está a funcionar corretamente e que um técnico deve vir para o reparar.

   As organizações modernas utilizam um software de gestão de ordens de trabalho para os trabalhadores apresentarem candidaturas a emprego através de um portal de candidaturas a emprego.

2. Os pedidos de trabalho são convertidos em ordens de trabalho.

   Nem todos os pedidos de trabalho são convertidos em ordens de trabalho. Eis algumas situações em que um pedido de trabalho pode ser bloqueado:

   • O pedido de trabalho apresentado pede algo que não é da competência da equipa de manutenção.
   • O problema foi resolvido antes de alguém ter tido tempo de analisar a candidatura apresentada.
   • Recursos (técnicos/ferramentas/peças de reposição) para completar o trabalho necessário não estão disponíveis. Nessa situação, a ordem de serviço pode ser criada de qualquer maneira e imediatamente incluída no atraso para manutenção diferida.
   • Os pedidos de emprego não aceites devem ser mantidos em arquivo. A pessoa que apresentou a candidatura deve ser notificada desse facto.

   Salvo estas excepções, a maior parte dos pedidos de trabalho são aprovados e posteriormente utilizados para criar uma ordem de trabalho.

3. Os técnicos recebem a OMC e põem mãos à obra.

   Uma OT pode ser atribuída a um indivíduo ou a uma equipa. Se o papel ainda for utilizado, um técnico recebe normalmente a OT do seu supervisor, com instruções sobre onde ir e o que fazer. As empresas que implementaram um software de gestão de ordens de trabalho têm este processo muito mais simplificado. Quando são criadas ordens de trabalho de manutenção, os técnicos atribuídos recebem automaticamente uma notificação push e um e-mail.

   Dependendo da prioridade da ordem de trabalho, um técnico pode começar a trabalhar nela imediatamente ou atender a ordem de trabalho quando a sua agenda estiver livre.

   Este software facilita aos técnicos de manutenção a obtenção de todas as informações de que necessitam, em qualquer altura. Também simplifica o acompanhamento das ordens de trabalho para os gestores, permitindo-lhes saber o que se passa com as suas operações de manutenção em tempo real.

4. A ordem de trabalho está concluída e encerrada

   Uma vez executados os trabalhos necessários, o técnico encerra a ordem de serviço e procede ao seguinte

   • Indicar o tempo despendido no trabalho.
   • Confirmar que peças sobresselentes e materiais foram utilizados.
   • Anexar fotografias/comentários após a conclusão.
   • Fim

   Uma vez encerrada a OT, o sistema actualizará automaticamente o registo de manutenção do equipamento do ativo em causa.

As 5 melhores práticas de gestão de ordens de trabalho

As equipas de manutenção produtivas têm algumas coisas em comum:

• Têm objectivos, procedimentos e responsabilidades claramente definidos.
• Trabalham ativamente na melhoria dos seus processos internos.
• Utilizam software de manutenção para automatizar e racionalizar o trabalho.
• Eles sabem como preparar a sua equipa de manutenção para o sucesso.

Em seguida, explicamos como uma equipa pode ser preparada para o sucesso no que diz respeito à gestão de ordens de trabalho.

• Criação de procedimentos operacionais normalizados e listas de controlo

  Em primeiro lugar, encontre a pessoa da equipa que melhor executa tarefas específicas e peça-lhe que decomponha a sua abordagem sob a forma de passos para definir procedimentos operacionais normalizados e/ou criar listas de verificação de manutenção. Estas devem ser guardadas no software CMMS sob a forma de modelos e anexadas às ordens de trabalho, conforme necessário.

  Descobrir porque é que o software CMMS industrial é importante para o trabalho dos gestores de manutenção 

• Desenvolvimento de um método de definição de prioridades para os trabalhos de manutenção

  Decidir quais as ordens de trabalho a que deve ser dada maior prioridade deve ser um processo sistemático baseado em métricas claramente definidas, e não algo que é feito com base em suposições. Por outras palavras, a forma como o trabalho de manutenção é prioritário deve refletir o seu verdadeiro efeito nas operações globais da fábrica e na gestão de activos.

  Em resumo, ao atribuir uma prioridade a uma OT, deve ser tido em conta o seguinte

  • Qual é o carácter crítico do equipamento
  • Quais serão os efeitos do adiamento da realização desta OT.
  • Quais são as restrições reais à execução deste tipo de trabalho.
• Disponibilizar os recursos necessários

  Existem muitos recursos que podem ser disponibilizados para gerir activos complexos e acelerar a execução de tarefas de manutenção perigosas ou complicadas. Para ser bem sucedido, certifique-se de que as ordens de trabalho incluem as seguintes informações:

  • Comentários da pessoa que detectou e comunicou o problema. Para tornar o esforço ainda maior, também não custa nada ter as suas informações de contacto para o caso de o técnico ter perguntas complementares.
  • O historial completo da manutenção dessa caldeira.
  • Manual de manutenção.
  • A lista de verificação de problemas para esse equipamento
  • Outros PONs e listas de controlo relevantes.
• Atribuir tarefas com base nas aptidões e competências

  Tal como as tarefas de manutenção variam em termos de tipo, âmbito e flexibilidade, o mesmo acontece com os técnicos de manutenção. A experiência, os conhecimentos, a capacidade física e mental, a coordenação motora e a familiaridade com ferramentas específicas são algumas das caraterísticas que diferem de um técnico para outro.

  Compreender as aptidões, as competências e as preferências da sua equipa permitirá aos responsáveis pelo planeamento da manutenção atribuir aos técnicos as tarefas para as quais estão mais aptos.

• Automatizar o processo com um CMMS baseado na nuvem

  As soluções CMMS existem para ajudar a automatizar, organizar e racionalizar o trabalho de manutenção, do mais alto ao mais baixo nível. Sem uma solução de manutenção moderna e baseada na nuvem entre as suas ferramentas de gestão, não conseguirá otimizar os seus processos de manutenção.

  As soluções de gestão da manutenção podem ser optimizadas com as ferramentas certas. Conheça as vantagens da implementação de um software CMMS para a gestão da manutenção industrial 

Software de gestão de ordens de trabalho

A software de gestão de ordens de trabalho é uma plataforma digital que organiza o processo de ordens de trabalho, garantindo um fluxo de trabalho e uma produtividade óptimos para cada trabalho de manutenção.

Ao normalizar e automatizar o processo de fluxo de trabalho, ao aumentar a visibilidade da disponibilidade do cliente, dos técnicos e das ferramentas e ao melhorar as comunicações, as ordens de trabalho são mais eficientes, os técnicos no terreno são mais produtivos e os clientes beneficiam de uma melhor experiência.

Também pode ajudar a acompanhar, automatizar e gerir tarefas de trabalho, tornando muito mais eficiente um processo que anteriormente exigia muito papel. Pode fornecer informações de qualidade e sem erros, acompanhando os custos de manutenção, peças, ordens de trabalho/pedidos, etc. Pode também manter um registo detalhado do número de pessoas que trabalharam numa determinada ordem de trabalho, bem como do tempo necessário para a concluir.

Isto poupa muito tempo a todos e ajuda os gestores de manutenção a cobrir todas as suas bases.

Segue-se uma lista de funções adicionais do software de gestão de ordens de trabalho que ajudam a gerir eficazmente qualquer volume de trabalho de manutenção:

• Sistema de pedidos de trabalho: Permite que cada pessoa autorizada apresente rapidamente um pedido de trabalho através de um simples formulário, em vez de interromper os técnicos com telefonemas ou mensagens de texto. O candidato a emprego receberá notificações por correio eletrónico sobre a evolução do seu pedido, de modo a não interromper constantemente os técnicos com pedidos de atualização.
• Controlo automático do inventário: Cada vez que um técnico conclui um TO, pode marcar quantas peças sobresselentes acabou por utilizar. O software actualiza automaticamente os níveis de stock de acordo com esta informação. Juntamente com a possibilidade de definir notificações de níveis de stock baixos, isto ajuda os gestores a fazer previsões de inventário precisas e a garantir que as peças sobresselentes necessárias estão sempre em stock.
• Calendário de fácil utilização: O calendário permite-lhe visualizar todas as ordens de trabalho em aberto e os próximos calendários de PM, facilitando a estimativa das cargas de trabalho dos diferentes técnicos e turnos. Desta forma, os novos trabalhos podem ser programados de forma homogénea e podem ser controlados mais facilmente.
• Criação automática de tarefas: Suporta estratégias de manutenção avançadas, como a manutenção preditiva. O que isto significa no contexto da gestão de ordens de trabalho é que pode ligar-se a sensores de monitorização de condições e definir regras para a criação automática de tarefas com base nos dados recebidos.