Automatização dos processos logísticos e dos armazéns

O sector do transporte de mercadorias é conhecido por ter margens muito reduzidas.

Como tal, ser capaz de fornecer serviços económicos é vital para se manter no mercado e superar a concorrência. Felizmente, existem muitas tecnologias de automatização dos processos logísticos que as empresas podem utilizar para reduzir os custos e melhorar a qualidade do serviço.

Se a sua empresa ainda não investiu em sistemas de automatização de processos logísticos, este artigo irá mostrar-lhe as soluções de automatização logística de que a sua empresa pode beneficiar, incluindo a automatização da introdução de dados na sistema de gestão de armazém.

O que é a automatização dos processos logísticos?

A automatização da logística refere-se à utilização de tecnologia, como máquinas e software de gestão de armazéns, para melhorar a eficiência dos processos logísticos, desde o aprovisionamento à produção, gestão de stocks, distribuição, serviço ao cliente e recuperação.

Do lado das máquinas, pense em veículos guiados automaticamente, braços robóticos e sistemas automatizados de armazenamento e recuperação (AS/RS), tais como carrosséis e módulos de elevação vertical. E no que diz respeito ao software de logística, muitas soluções ajudam nas vendas, WMS, CRM, faturação, contabilidade, rastreio, business intelligence e muito mais.

Como se pode imaginar, o automatização de armazéns em fábricas industriais representam uma enorme oportunidade de crescimento para as empresas. Eis porquê.

Porque é que a automatização dos processos logísticos é importante

No mundo de hoje, as vendas por comércio eletrónico são mais elevadas do que nunca e a tendência não mostra sinais de abrandamento. Este fluxo cada vez maior de produtos em todo o mundo exerce pressão tanto sobre os produtores como sobre os distribuidores. Para se manterem competitivas, as empresas têm de otimizar tanto quanto possível os seus processos logísticos e de fabrico. Mas enfrentam uma série de desafios relacionados com a conformidade, o serviço ao cliente e os estrangulamentos sistémicos, para citar alguns. Este último desafio é particularmente comum, especialmente quando se trata da introdução manual de dados durante os processos no armazém.

Considere o seguinte: em 2019, apenas cerca de 55 mil milhões de um total de 550 mil milhões de facturas em todo o mundo foram trocadas sem papel. Isto significa que 90% de dados de facturas tiveram de ser processados manualmente.

Mas há muito mais do que facturas a serem processadas diariamente. Os documentos envolvidos nos processos logísticos incluem:

• Pedidos de compra

• Listas de embalagem

• Avisos de envio

• Acordos contratuais

• etc.

A introdução manual de dados é fastidiosa e aumenta os custos dos processos logísticos.

A introdução manual de dados é uma perda de tempo laboriosa para quem trabalha num armazém. Os trabalhadores têm de examinar documentos em papel ou digitais e, em seguida, digitar ou copiar e colar dados numa folha de cálculo ou num sistema empresarial. Trata-se de uma tarefa lenta e repetitiva que reduz a capacidade de atenção do pessoal, conduzindo inevitavelmente a erros. De acordo com alguns estudos, 62 % dos problemas de cumprimento de inventário devem-se a erro humano.

Automatização da conformidade dos processos logísticos

O custo da introdução de dados pode aumentar drasticamente quando se tem centenas, se não milhares, de documentos para processar por mês. Para além de pagar ao pessoal, a introdução manual de dados pode gerar outros custos de várias formas:

• O erro humano pode levar a decisões comerciais mal informadas e prejudicar a reputação.

• Os documentos complexos que requerem assistência externa demoram mais tempo a ser processados.

• Serviço de apoio ao cliente mais lento.

• Diminuição da produtividade causada pela baixa moral do pessoal.

• Sanções por erros de documentação.

As empresas de logística têm-se debatido com estes problemas durante décadas. Felizmente, a tecnologia evoluiu ao ponto de ser atualmente possível automatizar os processos logísticos.

Porque é que a automatização dos processos logísticos pode ajudar a sua empresa a crescer e a poupar dinheiro

Para além de reduzirem os custos, os sistemas de automatização da logística ajudá-lo-ão a melhorar a eficiência global da sua cadeia de abastecimento, abrindo caminho para expandir o seu negócio. Eis como reduzir o custo dos processos manuais.

A automatização da logística poupa às empresas uma série de cargas de trabalho repetitivas, como a recolha manual ou a introdução de dados. Ao automatizar processos de armazém menores e demorados, as suas equipas podem concentrar-se em tarefas de maior valor e servir os clientes em menos tempo.

Reduzir os erros e os seus custos elevados através da automatização dos processos logísticos

Desde que invista nas soluções certas para a sua empresa, pode reduzir drasticamente o erro humano e, por conseguinte, evitar os muitos custos que lhe estão associados. A automatização da logística permite poupar muito tempo e esforço aos gestores e às equipas, bem como evitar estrangulamentos, o que se traduz numa redução de custos e numa melhoria da produtividade.

Pode fornecer cálculos de taxas de frete em tempo real

Os expedidores necessitam de estimativas rápidas e exactas sobre as tarifas de transporte, LTL, FTL, seguros, tempos de trânsito e outros custos. A utilização de software de logística que forneça taxas de frete em tempo real ajudá-lo-á a planear a capacidade de frete e a oferecer ofertas competitivas, reduzindo simultaneamente o custo da extração de dados e da criação de relatórios com recursos de TI tradicionais.

Oferece um melhor serviço ao cliente

Os clientes estão sempre à procura das opções mais baratas e mais fiáveis. A automatização de processos como o acompanhamento de transacções, o processamento e geração de documentos ou o estado atualizado dos envios pode ajudá-lo a prestar um serviço mais rápido a um custo mais baixo, tornando-o mais competitivo.

Pode fazer crescer a sua empresa

Como a automatização lida com tarefas repetitivas com elevada precisão e fornece acesso rápido a dados acionáveis, terá espaço livre para servir mais clientes e tomar decisões estratégicas informadas. As pequenas empresas (por exemplo, uma start-up SaaS) que automatizam os seus processos têm potencial para competir com empresas maiores e conquistar mais quota de mercado.

Os 5 principais sistemas de automatização da logística que pode implementar hoje

A maioria dos sistemas de automatização dos processos logísticos pode ser dividida em duas categorias: sistemas que podem ser implementados imediatamente (prontos a utilizar) e sistemas que requerem um consultor para avaliar as suas necessidades e conceber uma solução à medida (personalizada).

Soluções prontas a utilizar

Software de recolha de dados nos centros logísticos

O processamento de dados documentais é uma parte vital da cadeia de abastecimento. E, como já referimos, a introdução manual de dados é um processo moroso com uma elevada probabilidade de erros.

A implementação de software de captura de dados é uma alternativa económica que trata da introdução de dados por si. Este tipo de sistema utiliza uma combinação de reconhecimento ótico de caracteres (OCR), reconhecimento avançado de padrões e palavras-chave de ancoragem para extrair com precisão dados de grandes volumes de documentos. É fácil de utilizar e não requer competências técnicas. A sua aquisição é também muito mais económica do que uma solução personalizada.

Sistemas de controlo de inventário para a automatização de processos logísticos

Como o nome indica, um sistema de controlo de inventário lida com os vários aspectos da gestão de inventário, desde a compra à receção, expedição, acompanhamento, reordenamento, etc. Fornece uma visão geral, 24 horas por dia, 7 dias por semana, dos bens ou materiais em armazém, juntamente com notificações de receção e expedição. Este acesso à informação em tempo real ajuda no controlo de stocks, na elaboração de relatórios, na previsão, na redução de resíduos e muito mais.

Análise preditiva

47% dos profissionais de logística estão atualmente a investir em análises preditivas. Este sistema combina algoritmos matemáticos complexos, servidores baseados na nuvem e até blockchain para analisar dados e produzir modelos de previsão da procura, estratégias de preços, níveis de inventário óptimos e frequência de expedição ideal.

Embora a análise preditiva não seja a tecnologia mais fácil de implementar, o seu ROI pode ser enorme. As principais empresas de logística já estão a utilizá-la para determinar veículos subutilizados, prever as decisões dos compradores para planear as entregas em conformidade, otimizar as rotas de entrega e muito mais, poupando milhões de dólares.

Soluções personalizadas

Robótica de armazém

A introdução da robótica tem sido um verdadeiro fator de mudança para a logística nos últimos tempos. Cada vez mais empresas estão a investir em empilhadores automatizados, robôs móveis colaborativos, drones e sistemas automatizados de armazenamento e recuperação. As máquinas automatizadas podem executar tarefas a um ritmo constante e com elevada precisão, reduzindo o custo dos erros e melhorando a segurança dos trabalhadores.

No entanto, a aquisição do equipamento e do software necessários para automatizar uma instalação pode gerar um custo significativo, variando de $500.000 a $25 milhões. Por conseguinte, o investimento na automatização de armazéns requer uma deliberação e um planeamento cuidadosos, mas é possível começar gradualmente pela aquisição de ferramentas de automatização.

Software WMS personalizado para logística

Consultores especializados em Software WMS para a gestão de armazéns logísticos pode concetualizar e desenvolver uma solução personalizada de ponta a ponta com caraterísticas adaptadas às necessidades específicas da sua empresa. As caraterísticas mais comuns incluem a gestão de encomendas e de inventário, a automatização de processos, a análise, as finanças, a inteligência empresarial, a segurança dos dados e muito mais. Estas empresas também oferecem apoio contínuo.

Este sistema de automatização da logística pode ser bastante dispendioso e a sua implementação é mais demorada do que a das soluções standard, uma vez que uma solução personalizada tem de ser conceptualizada, desenvolvida e testada antes de poder ser implementada.

Se está a pensar qual o sistema que pode implementar e beneficiar rapidamente, a automatização da captura de dados é um ótimo ponto de partida.

4 Benefícios da automatização da captura de dados logísticos

Poupe inúmeras horas de trabalho. Talvez receba regularmente centenas de facturas, confirmações de encomendas e avisos de expedição. Se assim for, o custo da introdução manual de dados deve ser significativo. A utilização de uma solução de captura de dados reduzirá o tempo gasto no processamento de documentos de horas para minutos, e a automatização de processos para uma produção mais rápida pode tornar-se a sua vantagem competitiva numa indústria em que o tempo é essencial. Além disso, o software de captura de dados é o sistema de automatização logística mais económico que pode ser implementado.

Reduzir o erro humano. A introdução manual de dados é uma tarefa fastidiosa em que, mais cedo ou mais tarde, é provável que ocorram erros.

• Poupe inúmeras horas de trabalho. Talvez receba regularmente centenas de facturas, confirmações de encomendas e avisos de expedição. Se assim for, o custo da introdução manual de dados deve ser significativo. A utilização de uma solução de captura de dados reduzirá o tempo despendido no processamento de documentos de horas para minutos, e a automatização dos processos logísticos para uma resposta mais rápida pode tornar-se a sua vantagem competitiva numa indústria em que o tempo é essencial. Além disso, o software de captura de dados é o sistema de automatização logística mais económico que pode ser implementado.

• Reduzir o erro humano. A introdução manual de dados é uma tarefa fastidiosa em que, mais cedo ou mais tarde, é provável que ocorram erros. E os erros causam atrasos, stress, desinformação e custos financeiros. A automatização da recolha de dados elimina esse risco.

• Fácil acesso aos dados logísticos. Quando os dados estão prontamente disponíveis, os relatórios demoram muito menos tempo e os gestores podem tomar decisões informadas rapidamente.

• Melhor serviço ao cliente. Um acesso mais rápido à informação ajuda-o a fornecer actualizações de encomendas e a responder aos pedidos dos clientes muito mais rapidamente. Um serviço mais rápido e fiável ajuda-o a adquirir novos clientes e a manter os actuais.

Como é que os sistemas de automatização de processos documentais e logísticos o podem ajudar a automatizar a recolha de dados no seu armazém

Um sistema de captura automática de dados pode digerir diferentes formatos de documentos (PDF, Word, etc.) e extrair dados de forma clara e estruturada.

1. Carregue o seu documento. Pode carregar o seu documento diretamente ou enviar um e-mail com anexos, quer se trate de facturas, contratos e acordos, ordens de compra, bem como relatórios de expedição e entrega.
2. Defina as suas regras de análise. O sistema de recolha de dados segue as regras de análise para identificar e extrair os dados pretendidos. Pode escolher entre uma seleção de modelos de regras ou criar as suas próprias regras. Uma vez estabelecidas as regras, o sistema pode analisar dados de um grande número de documentos; imagine quantas horas pode poupar com a sua utilização. Não são necessárias competências de programação para definir estas regras: o sistema foi concebido para ser fácil de utilizar e, normalmente, é fornecido com material didático.
3. Descarregar ou exportar os seus dados sempre que necessário. Pode descarregar os dados extraídos para ficheiros CSV, Excel, JSON e XML, bem como enviá-los para a aplicação em nuvem que já utiliza.

A revolução 4.0 trouxe muitas inovações para o sector da logística. No panorama atual, a adoção da automatização dos processos logísticos já não é uma questão de conveniência, mas sim uma necessidade. Existem vários sistemas de automatização da logística em que pode investir, desde sistemas de automatização de armazéns a sistemas de controlo de inventário e análise preditiva.

A forma mais fácil e económica de começar é automatizar o processo de introdução de dados. Com o Docparser, pode extrair dados de documentos em minutos e enviá-los para qualquer aplicação que utilize, poupando uma enorme quantidade de tempo e dinheiro e evitando erros humanos. Experimente o Docparser gratuitamente hoje e veja os resultados por si próprio.