Software CMMS gratuito vs. sistemas pagos: Qual é a melhor opção?

Há uma razão para o boom na adoção de software CMMS baseado na nuvem: tem uma enorme vantagem sobre os sistemas tradicionais no local. Do custo à segurança, flexibilidade e até sustentabilidade, o software na nuvem está a superar rapidamente a tecnologia local.

As equipas de manutenção também estão a reconhecer os benefícios do software de manutenção de equipamentos baseado na nuvem e estão a substituir os sistemas antigos por soluções baseadas na nuvem que lhes permitem planear a manutenção, acompanhar o trabalho e medir o desempenho.

Mas após décadas de dependência do computador e de utilização do Excel, quadros brancos e notas para gerir a manutenção, pode ser difícil justificar o custo de um sistema de gestão de manutenção informatizado (CMMS) baseado na nuvem. Felizmente, muitos fornecedores de software de manutenção de equipamentos oferecem versões do sistema baseadas na nuvem. software CMMS gratuito.

Vantagens e desvantagens do software CMMS gratuito vs. pago

Os três elementos-chave que separam um software CMMS gratuito de um software pago são a funcionalidade, a implementação e o apoio. Ao aprofundar cada categoria, descobre os pontos fortes e fracos de ambos os tipos de software de manutenção de equipamento.

• Funcionalidade

  A funcionalidade do software de manutenção de equipamentos é constituída pelas caraterísticas disponíveis para qualquer empresa e pela forma como esta as pode utilizar. Por exemplo, a configuração da manutenção programada no CMMS é uma funcionalidade. Há duas formas de a funcionalidade diferir entre os softwares de manutenção de equipamentos software CMMS gratuito e software pago.

  A primeira é que um software CMMS gratuito tem normalmente menos funcionalidades. Pode realizar acções básicas, como a criação de calendários de manutenção, painéis de controlo e registos de activos. No entanto, não dispõe de funções mais sofisticadas, como a criação de relatórios, a criação de assinaturas electrónicas em ordens de trabalho encerradas e a geração de códigos de avaria.

  A segunda diferença é que o software CMMS gratuito tem frequentemente limites à sua funcionalidade que o software pago não tem. Por exemplo, pode ser possível criar apenas 30 tarefas de manutenção programada por mês num CMMS gratuito. Estes limites normalmente não existem quando se paga uma subscrição completa, embora isto possa variar consoante a função e o nível.

• Apoio à implementação

  A implementação de software de manutenção de equipamentos envolve mais do que apenas criar uma palavra-passe e adicionar algumas informações ao sistema. Inclui:

  • Carregar tarefas e accionadores de manutenção programada
  • Acrescentar informações sobre os activos e organizá-los em hierarquias
  • Criar perfis de utilizador e definir permissões de utilizador
  • Configuração de peças e quantidades mínimas, e anexação de listas de materiais a ordens de trabalho
  • Ligar o CMMS a outro software
  • Formar o pessoal na utilização do sistema
  • Descarregar a aplicação móvel em todos os dispositivos do utilizador
  • Criação e programação de relatórios

  A implementação de um software CMMS gratuito envolve normalmente um grande esforço. É provável que haja acesso a recursos como artigos de ajuda, vídeos de formação e apoio básico do fornecedor. No entanto, é necessário trabalhar para configurar e instalar o sistema e os processos que o rodeiam.

  O software de manutenção de equipamento pago, por outro lado, é frequentemente fornecido com apoio à implementação. Um representante ou equipa de implementação com formação ajuda frequentemente a implementar o sistema. O nível de apoio à implementação pode variar consoante o nível. Os serviços de implementação também podem ter um custo adicional, independentemente do valor pago pelo sistema.

• Apoio contínuo

  O suporte contínuo é a ajuda que recebe de um fornecedor de CMMS para a resolução de problemas diários ou para melhorias do sistema. Por exemplo, o suporte contínuo pode ser necessário se:

  • Se pretender tornar obrigatório um campo no formulário de pedido de ordem de trabalho, mas não souber como o fazer
  • Se pretende alterar as permissões de utilizador, mas não sabe como o fazer
  • Se pretender criar um novo relatório que indique o impacto da manutenção no consumo de energia da empresa

  Em geral, existem diferentes níveis de apoio contínuo, consoante se trate de um software CMMS gratuito ou um software pago. Um CMMS baseado na nuvem terá sempre um nível de serviço básico, independentemente do nível. Por exemplo, as medidas de segurança serão sempre actualizadas automaticamente pelo fornecedor, independentemente do que aconteça. Os serviços gratuitos também incluem, normalmente, apoio por telefone, correio eletrónico ou chat em linha, através de uma comunidade gratuita de utilizadores e um centro de perguntas frequentes em linha.

  Se tiver uma versão paga do software de manutenção de equipamento, terá normalmente acesso a mais serviços de apoio. Estes podem incluir um representante dedicado do serviço de apoio ao cliente e acesso prioritário ao pedido de ajuda. A sua subscrição pode incluir um determinado número de horas de assistência premium. Se exceder esse número, poderá ter de pagar mais.

Quando utilizar um software CMMS gratuito ou pago

Existem alguns factores-chave na escolha entre um software CMMS gratuito e um baseado em taxas. Embora dependa das circunstâncias específicas, eis um resumo de qual o melhor software para determinadas equipas de manutenção:

• O software CMMS gratuito melhor para pequenas equipas e operações, pequeno número de ordens de manutenção, orçamento limitado.
• O software pago é o melhor para equipamentos e operações de grande dimensão, um grande número de ordens de manutenção e um bom orçamento.

Há outra consideração a ter em conta ao decidir entre os dois tipos de software CMMS na nuvem: pode sempre atualizar da versão gratuita para a versão paga e, muitas vezes, pode atualizar de um nível pago para um nível inferior ou superior.

Para resumir, eis um quadro comparativo entre as duas opções, bem como As 10 principais vantagens de um CMMS.

Quando mudar de um software CMMS gratuito para um software CMMS pago

Se já estiver a utilizar o software CMMS gratuito Se tiver atingido os seus limites, poderá ser altura de mudar para uma versão paga. Eis como saber se chegou a esse ponto:

• É preciso fazer mais

  Atingir os limites de um plano gratuito é a primeira indicação de que deve passar para um nível pago. Se estiver a exceder a capacidade do software CMMS gratuito A manutenção está provavelmente a ser gerida de outra forma fora do seu software, como o Excel ou um quadro branco. Isto aumenta o risco de perda de trabalho, de duplicação de dados e de redução das taxas de adoção do CMMS. Neste cenário, pagar por um software de manutenção de equipamento proporciona um maior retorno do investimento e poupa tempo.

• São necessários mais dados

  O software CMMS gratuito é uma boa forma de recolher dados de manutenção. Mas muitas vezes faltam-lhe as ferramentas para analisar esses dados. Embora existam relatórios básicos que podem ser elaborados em programas como o Excel, isso coloca três problemas. Em primeiro lugar, consome muito tempo. Em segundo lugar, significa que os dados estão a ser tratados em dois locais diferentes, o que conduz a erros e a dados inexactos. Por último, não é eficaz para a elaboração de relatórios e análises mais complexos.

  Se existirem dados inexactos, ciclos de elaboração de relatórios morosos e dados que não podem ser utilizados para tomar decisões, é altura de passar de um sistema de software CMMS gratuito para um pago. Fazer este investimento permite que os dados sejam recolhidos e utilizados para criar relatórios no CMMS. Alguns programas CMMS incluem mesmo análises preditivas para levar o programa de manutenção para o nível seguinte.

• É necessária a ligação a outro software

  O software de manutenção não é, muito provavelmente, a única peça de tecnologia utilizada na empresa. Existem diferentes softwares de fabrico e de manutenção preventiva, desde SCADA e PLCs a ERPs e software MES. Quando estes sistemas não estão ligados e não partilham informações, podem surgir alguns dos mesmos problemas que se verificam quando a manutenção é gerida em dois locais diferentes: dados inexactos, duplicação de trabalho e falhas de equipamento que não foram resolvidas.

  A integração de sistemas empresariais com um CMMS clarifica estas questões e ajuda a introduzir melhorias no programa de manutenção, como a ativação automática da manutenção programada com base na utilização do equipamento. Infelizmente, esta funcionalidade não está disponível na maioria dos programas gratuitos de manutenção de equipamentos. Se for uma necessidade, é altura de investir numa versão paga de um CMMS.

• É necessário gerir mais pessoas ou vários centros

  A maioria dos programas gratuitos de manutenção de equipamentos limita o número de utilizadores do sistema. Se tiver mais de três ou quatro pessoas na sua equipa de manutenção, nem todas elas poderão utilizar um sistema CMMS. Se tiver uma equipa maior ou estiver a crescer, é uma boa ideia investir numa versão paga.

  Da mesma forma, se a equipa de manutenção da empresa estiver espalhada por vários locais, será necessária uma versão paga. A utilização do mesmo sistema em diferentes locais cria uma normalização. Também lhe permite ver os indicadores de manutenção em toda a organização e partilhar informações e recursos. Por exemplo, se o local precisar de uma peça, o sistema CMMS partilhado pode ser consultado para ver se outro local tem essa peça. Isto evita gastar o orçamento em peças novas ou de emergência.

Ainda tem dúvidas? Não deixe de ler isto resultados da implementação de um software CMMS para a gestão da manutenção industrial.