Como auditar um programa de manutenção preventiva e tirar o máximo partido do tempo dos técnicos

Todas as empresas querem otimizar o programa de manutenção preventiva para reduzir as avarias e os custos de mão de obra, mas para muitas é uma tarefa impossível quando se deparam com centenas de registos em que é praticamente impossível encontrar tendências de utilização dos equipamentos e criar programas adequados.

O programa de manutenção dos equipamentos é tão sensível como a sua programação. Uma manutenção preventiva (MP) demasiado frequente é dispendiosa e implica trabalho desnecessário. Inversamente, se os calendários de manutenção preventiva forem demasiado espaçados, as avarias aumentam e a produção diminui. Encontrar o ponto ótimo entre os dois extremos não é, portanto, fácil. Qual é a frequência recomendada para a manutenção preventiva?

A seguir, tentaremos resolver este problema com as ferramentas necessárias para auditar um programa de manutenção preventiva e descobrir se o trabalho certo está a ser feito no momento certo e da forma certa.

O que é um programa de manutenção de equipamentos?

Um programa de manutenção de equipamento é qualquer processo que ajude a manter o equipamento de uma organização em boas condições de funcionamento e segurança.

O melhor programa de manutenção de equipamentos afecta recursos limitados ao trabalho certo, no momento certo, e assegura que o trabalho é realizado da forma mais eficiente possível. Quando bem executado, este programa atinge o objetivo final de manter os activos a funcionar durante o máximo de tempo possível e produzir o mínimo de resíduos possível. Este objetivo baseia-se em auditar um programa de manutenção preventiva para forma eficaz.

Um programa de manutenção de equipamentos de primeira classe não depende de um programa de manutenção preventiva estabelecido e esquecido. Os activos envelhecem, o equipamento pode ter um desempenho diferente consoante a estação do ano e o orçamento pode ser reduzido ou aumentado. Enquanto tudo isto acontece, são recolhidos dados sobre a forma como o plano de manutenção está a afetar o desempenho.

Se tantos elementos da empresa estão em constante mudança, o mesmo deve acontecer com o programa de manutenção preventiva. Auditar um programa de manutenção preventiva é uma parte essencial deste processo porque elimina as ineficiências e ajuda a adaptar-se à evolução das circunstâncias. Também ajuda a encontrar desperdícios e a eliminá-los do programa de manutenção do equipamento.

O que significa auditar um programa de manutenção preventiva?

Auditar um programa de manutenção preventiva é utilizado para determinar se as actividades de manutenção correctas estão a ser executadas no momento certo e da forma correcta. É isto que significa:

• As actividades de manutenção correctas: O trabalho realizado pela equipa tem um impacto positivo na disponibilidade e no desempenho do equipamento, bem como na saúde e segurança das instalações?
• No momento certo: O trabalho de manutenção está a ser realizado com a frequência certa para detetar e prevenir falhas, evitando trabalho e custos desnecessários?
• A forma correcta: As ordens de trabalho são planeadas, programadas e concluídas de forma a reduzir os riscos a curto e longo prazo para o ativo, maximizando simultaneamente cada hora e cada dólar gasto?

Uma auditoria de manutenção preventiva ajuda a responder a estas questões e permite efetuar os ajustamentos necessários ao programa de manutenção, de modo a criar um programa de manutenção de equipamentos de primeira classe. Para além de auditar um programa de manutenção preventiva também está interessado na importância do auditoria de manutenção preditiva industrial: cinco perguntas a que deve responder.

Que tarefas de manutenção preventiva devem ser objeto de auditoria?

O programa médio de manutenção de equipamentos inclui mais de 2.200 ordens de trabalho de manutenção preventiva por ano. A auditoria de todas e cada uma delas não é provavelmente realista.

Então, como dar prioridade à PM a ser avaliada e modificada? Recomenda-se que se comece por examinar a PM realizada em activos críticos que afectam o número de itens criados no processo, ou activos críticos que afectam a segurança de um produto.

Recomenda-se também que se analisem os activos que estão constantemente a avariar ou a funcionar mal. Estes itens têm o maior impacto nas operações, pelo que a sua resolução produzirá ganhos rápidos.

Por último, alguns trabalhos de manutenção devem ser objeto de uma auditoria anual ou mensal, em função das normas de conformidade.

Como auditar um programa de manutenção preventiva?

Seguem-se os elementos de uma tarefa de manutenção preventiva que devem ser considerados ao realizar a auditoria e alguns factores que podem ajudar a otimizar cada parte da PM.

• Frequência

  Comece por avaliar a frequência com que a tarefa é executada e o que a desencadeia no programa. Ajustar a frequência da PM é uma das formas mais fáceis de aumentar o impacto do tempo e do dinheiro. Nesta fase, é necessário responder a uma questão principal: a tarefa deve ser realizada com maior, menor ou igual frequência? Uma forma de determinar a resposta é olhar para o resultado de cada inspeção.

  • Se a tarefa resultar em manutenção correctiva regular, está a funcionar e deve ser mantida com a mesma frequência.
  • Se o equipamento sofrer muitas avarias entre as inspecções, tentar encurtar os intervalos de manutenção. Também é possível modificar a ativação da manutenção de uma ativação baseada no tempo para uma ativação baseada na utilização ou no desempenho.
  • Se as inspecções não detectarem quaisquer problemas com o componente, tente aumentar os períodos de intervalo entre PMs para reduzir as verificações desnecessárias.
• Criticidade do equipamento

  O grau de criticidade do equipamento é crucial para a atribuição de prioridades às tarefas do programa de manutenção do equipamento, porque ajuda a compreender:

  • Que reparações e acções correctivas devem ser feitas em primeiro lugar, especialmente quando chega a época alta.
  • Que tarefas atrasadas colocar no topo da lista de afazeres.
  • Se é necessário colocar mais técnicos num trabalho para reduzir o tempo de inatividade ou os riscos de segurança.

  Auditar um programa de manutenção preventiva é garantir que o equipamento crítico dispõe de tempo suficiente no calendário. Se as avarias ou a falta de manutenção preventiva estiverem a afetar os bens críticos, esta auditoria ajudará a transferir recursos de áreas menos críticas das instalações para essas máquinas, de modo a que possam continuar a funcionar de forma óptima.

• Especialização

  Examine cada tarefa de manutenção preventiva para determinar o nível de especialização necessário para a realizar. As três perguntas principais a responder para cada tarefa são:

  • O trabalho exige uma competência especializada para ser realizado?
  • Quantas pessoas na equipa têm esta capacidade?
  • A tarefa requer a intervenção de um contratante especializado?

  Quanto maior for a especialização necessária para uma tarefa, menor será a margem de manobra no calendário, uma vez que terá de se ajustar à disponibilidade de um especialista. Uma forma de criar eficiências no programa de manutenção é agrupar todas as tarefas especializadas num único período de tempo, de modo a que o trabalho possa ser feito com menos custos ou tempo de deslocação.

• Equipamento de reserva

  Quando se trata de auditar um programa de manutenção preventiva, Considerar a quantidade de equipamento do mesmo tipo existente nas instalações. Se houver um ativo de reserva disponível, esse equipamento é um bom candidato para experiências de baixo risco. Novas estratégias de melhoria da eficiência podem ser testadas na máquina com uma rede de segurança. Isto dá a opção de:

  • Aumentar os intervalos de manutenção para verificar se as inspecções podem ser efectuadas com menor frequência.
  • Atribuir aos operadores de máquinas algumas responsabilidades de manutenção de rotina para reduzir a carga de trabalho dos técnicos.
  • Instale sensores ou outros dispositivos de monitorização do desempenho e accione a manutenção com base em leituras em tempo real. Para o fazer, eis 10 formas de o a monitorização em tempo real do fabrico melhora a precisão e a qualidade.

  Todas estas estratégias permitem-lhe criar um plano a longo prazo para otimizar a manutenção planeada desse ativo. Certifique-se apenas de que o ativo de reserva está pronto a funcionar se a máquina principal se avariar.

• Tempo estimado versus tempo real na tarefa

  As tarefas de manutenção que demoram sistematicamente mais tempo do que o necessário a concluir devem ser monitorizadas. Há muitas razões para que isso aconteça, mas as que afectam o programa são as seguintes:

  • Foi atribuído à pessoa errada.
  • O tempo atribuído à tarefa era demasiado curto para que esta pudesse ser corretamente realizada.
  • Não foram afectados técnicos suficientes a esta ordem de trabalho.
  • As peças e os fornecimentos não estavam disponíveis ou eram difíceis de encontrar.
  • A produção interrompeu ou atrasou a ordem de trabalho.

  Consoante o motivo, o calendário pode ser ajustado para ter em conta este facto ou adaptar-se a ele. Por exemplo, se a produção pára habitualmente a uma determinada hora, deve ser considerada a possibilidade de conceder meia hora entre o fim programado da ordem de trabalho e o início programado da produção.

• Modo de funcionamento

  Auditar um programa de manutenção preventiva para identificar quaisquer tarefas que possam ser efectuadas em segurança enquanto o equipamento ainda está operacional. Se alguma destas tarefas estiver atualmente agendada para uma altura em que o equipamento não está operacional, deve ser considerada a possibilidade de mudar o seu lugar no calendário. Isto libertará tempo para trabalhar nas máquinas que necessitam de tempo de inatividade.

• Impacto dos fracassos

  Algumas avarias são pequenas frustrações, enquanto outras podem arruinar o dia numa questão de segundos. Compreender quais as PM do programa de manutenção do equipamento que evitam avarias graves ajuda a criar um programa que dá prioridade a estas tarefas. Também ajuda a justificar o programa a pessoas externas à manutenção.

  Para estas peças, existem alguns pontos de partida para otimizar o programa de manutenção preventiva:

  • Criar códigos de falha associados a falhas de grande impacto. Se as inspecções falhadas detectarem um destes códigos de falha, devem ser introduzidas acções correctivas no seu programa.
  • Por outro lado, se forem assinalados códigos de avaria de baixo impacto para ação correctiva, deve considerar-se a possibilidade de os programar todos de uma só vez para poupar tempo ao equipamento e maximizar as despesas de mão de obra.
  • Não se deve limitar a quantificar o número total de falhas aquando da auditoria da manutenção preventiva. Deve ser monitorizada a qualidade da produção ou o arranque limpo do equipamento após a manutenção. Se a qualidade for afetada após a manutenção, devem ser dedicados mais tempo e recursos à manutenção pré-produção.

Exemplo de um modelo para a auditoria de um programa de manutenção preventiva

Esta é uma tabela de pontuação de manutenção preventiva útil para a auditoria da PM. Quanto mais elevada for a pontuação, maior deverá ser a prioridade de uma tarefa no seu programa e calendário de manutenção do equipamento.

Critérios de pontuação (1-10)

• Com que frequência são criadas tarefas de acompanhamento após esta tarefa?
• Quão crítico é o equipamento que acompanha esta tarefa?
• Qual é o grau de especialização do trabalho envolvido nesta tarefa?
• Quão comum é a competência necessária para esta tarefa na equipa de manutenção?
• Em que medida está disponível e pronta a funcionar uma equipa de reserva para esta tarefa?
• Com que frequência é que esta tarefa excede o tempo de execução planeado?
• Que parte desta tarefa pode ser executada em segurança com o equipamento ainda operacional (nota: 1 corresponde a todas as partes da tarefa e 10 a nenhuma das tarefas)?
• Qual o impacto que isto tem na saúde do ativo?

Com que frequência deve ser auditado um programa de manutenção preventiva?

As melhores mudanças nascem sempre de uma situação frustrante ou de um obstáculo e esta é uma oportunidade para efetuar uma mudança no programa de manutenção do equipamento.

Existe uma regra geral sobre a frequência com que as tarefas de manutenção preventiva devem ser objeto de auditoria. Recomenda-se que auditar um programa de manutenção preventiva uma vez por ano ou de seis em seis meses. É também preferível efetuar um subconjunto do programa em cada mês, em vez de tentar auditar todas as tarefas de manutenção preventiva de uma só vez.

Garantir o êxito da mudança

Se quiser fazer a mudança, tem de conseguir a adesão de toda a equipa. É preciso falar com os técnicos, tanto em grupo como individualmente, e fazê-los compreender por que razão se está a fazer a mudança e os efeitos positivos que ela terá.

Em seguida, certifique-se de que a alteração do processo implementado está a ter o resultado desejado, examinando os calendários de produção e as ordens de trabalho após a alteração e procurando novamente tendências.

Criação de um programa de manutenção de equipamentos racionalizado

O programa de manutenção de equipamento é vital para o funcionamento contínuo de uma empresa orientada para a produção e com grande intensidade de activos, mas só pode continuar a sê-lo se for continuamente melhorado e racionalizado. A melhor maneira de alcançar essa eficiência é auditar regularmente o seu programa de manutenção preventiva.

Esta auditoria deve avaliar o valor, a frequência e o impacto de cada tarefa. Qualquer tarefa que falhe ou tenha uma pontuação baixa nesta avaliação deve defender a sua presença no programa de manutenção preventiva ou atribuir-lhe uma prioridade mais baixa.

Com o tempo, o programa de manutenção do equipamento atingirá um estado ideal: um programa de PM racionalizado e económico que utiliza adequadamente as competências do equipamento disponível para alcançar o máximo desempenho possível para a instalação.