Conselhos para a implementação de um sistema SGA

Existe uma necessidade crescente de implementação de um sistema SGA devido ao aumento das compras em linha associado à utilização de telemóveis e da Internet, que exigem soluções eficientes e automatizadas.

O crescimento do comércio eletrónico, associado às complexidades da gestão de listas e mensagens multicanais, torna a nova geração de sistemas de gestão de armazéns quase uma necessidade para os armazéns, os 3PL e os retalhistas de comércio eletrónico competirem.

O que é um sistema de gestão de armazém (WMS)?

A Sistema de gestão de armazém (WMS) é uma aplicação que ajuda os operadores de armazém e os 3PL a controlar e acompanhar os níveis de inventário, as encomendas e as entregas num armazém. A automatização de muitas das tarefas associadas à gestão de um armazém através da aplicação implementação de um sistema SGA pode ajudar as empresas a melhorar a eficiência e a produtividade globais.

O sistema de gestão de armazéns pode ser utilizado tanto em pequenos como em grandes armazéns, mas torna-se mais importante quando as instalações ultrapassam os 6.000 metros quadrados e os requisitos começam a tornar-se complexos. A este nível, é por vezes referido como um ERP ou sistema de planeamento de recursos empresariais.

Implementação de um sistema SGA: Quais são as questões fundamentais?Que tipo escolher?

Parte fundamental da cadeia de abastecimento, a gestão de armazéns é responsável pelo armazenamento e movimentação de materiais essenciais ao funcionamento das empresas. Inclui a receção, o armazenamento e a expedição de mercadorias, bem como a gestão dos níveis de inventário e a localização das existências.

Sem uma gestão de armazém eficaz, o fluxo de materiais é interrompido e as empresas não podem funcionar. Para escolher um sistema de gestão de armazém, é essencial compreender os diferentes tipos de WMS que existem:

Sistema autónomo

Um sistema autónomo é um tipo de Software WMS para a gestão de armazéns logísticos no local que, normalmente, é colocado diretamente no hardware local de uma empresa. Fornece as funções essenciais necessárias para permitir o funcionamento eficiente das operações quotidianas do armazém e a gestão das existências. Os sistemas WMS autónomos variam de fornecedor para fornecedor, mas fornecem sempre as seguintes funções básicas:

• Controlo do inventário
• Preparação e embalagem de encomendas
• Envio
• Devoluções

Um sistema autónomo nem sempre permite uma funcionalidade mais extensa, pelo que tende a ser mais adequado para operações de armazém mais pequenas, com orçamentos mais reduzidos e menos dependências, como uma infinidade de integrações. Se uma empresa planeia crescer exponencialmente num futuro próximo, vale a pena investir num sistema de gestão de armazém mais potente.

• Vantagens: Um sistema autónomo dispõe normalmente de funções avançadas de gestão de armazém para racionalizar uma série de processos existentes.
• Contras: Um sistema autónomo nem sempre permite a expansão da funcionalidade, pelo que tende a ser mais adequado para operações de armazém mais pequenas, com orçamentos mais reduzidos e menos dependências, como uma abundância de integrações.

Sistema baseado na nuvem

Atualmente, os sistemas de gestão de armazéns baseados na nuvem estão a tornar-se cada vez mais comuns porque oferecem uma implementação simples e rápida, maior escalabilidade, maior segurança e caraterísticas flexíveis que podem ser adaptadas a qualquer empresa.

Isto deve-se ao facto de o implementação de um sistema SGA Baseado na nuvem é uma abordagem baseada na Web que está alojada em servidores externos, com uma equipa de TI externa para dar apoio. Não só não requer instalação no local, como também não requer integração com todos os seus actuais sistemas de gestão de armazéns, o que a torna a escolha perfeita para a maioria das empresas.

• Vantagens: Os sistemas baseados na nuvem não requerem instalação no local nem uma integração complicada com todos os sistemas existentes. Além disso, quando chega a altura de atualizar o software ou o hardware, o fornecedor de WMS encarrega-se disso. Isto significa que não haverá tempo de inatividade enquanto são feitas as alterações necessárias.
• Contras: Um sistema baseado na nuvem significa que o fornecedor de SaaS terá o controlo da manutenção e melhoria de todo o sistema EMS.

Módulos da cadeia de abastecimento

A gestão de armazéns é apenas uma pequena parte de toda a cadeia de abastecimento. Enquanto as soluções de gestão de armazéns ajudam as empresas de distribuição em acções como a recolha de encomendas, a expedição e a receção, um software de gestão da cadeia de abastecimento fornece funções que servem toda a cadeia de abastecimento. Um módulo de cadeia de abastecimento WMS pode acomodar muitas coisas, incluindo, mas não se limitando a:

• Análise de risco
• Actividades de mercado actuais
• Parcerias com fornecedores
• Serviço ao cliente
• Gestão de transportes
• Fabrico e manuseamento de matérias-primas

• Vantagens: O sistema de gestão da cadeia de abastecimento abrange todas as actividades, desde o abastecimento de matérias-primas até à entrega ao cliente final, incluindo o transporte e as parcerias com fornecedores. Este facto torna os módulos da cadeia de abastecimento perfeitos para empresas em expansão que operam ao longo de toda a cadeia de abastecimento.
• Contras: Os módulos da cadeia de abastecimento podem oferecer funcionalidades que não são necessárias para a empresa. Não opte por um sistema maior se as funções não forem relevantes, pois estará a desperdiçar dinheiro que seria melhor gasto na melhoria dos processos existentes.

Descubra como a Indústria 4.0 pode melhorar os processos com estes 5 passos para alcançar a digitalização da cadeia de abastecimento.

Módulo ERP

ERP ou planeamento de recursos empresariais é uma forma de sistema de gestão de armazém ideal para uma empresa em crescimento que procura melhorar a eficiência global das operações da cadeia de abastecimento. Os sistemas ERP vão para além das funções habituais e servem as aplicações principais, tais como recursos humanos, contabilidade, marketing e soluções gerais de gestão da cadeia de abastecimento. Quer conhecer as 10 perguntas a que os pequenos fabricantes devem responder antes de adquirirem um software ERP industrial?

O implementação de um sistema SGA é frequentemente uma parte complementar do software ERP, permitindo a uma empresa gerir o inventário, a expedição e outros aspectos juntamente com outras operações. É excelente para reunir todas as operações de uma empresa numa só, pelo que seria muito benéfico para quem tem uma grande cadeia de abastecimento.

• Vantagens: O implementação de um sistema SGA é frequentemente uma parte complementar do software ERP, permitindo a uma empresa gerir o inventário, a expedição e outros aspectos juntamente com outras operações. É excelente para reunir todas as operações de uma empresa numa só, pelo que seria muito benéfico para quem tem uma grande cadeia de abastecimento.
• Contras: Os sistemas ERP podem ser muito caros, desde a implementação inicial até aos custos de subscrição e de infra-estruturas. Os sistemas ERP também podem ser complicados e dispendiosos de implementar, por isso, certifique-se de que este tipo de sistema é absolutamente necessário antes de avançar.

Onde é que o implementação de um sistema SGA?

É importante notar que os sistemas de gestão de inventário de armazém não são apenas para armazéns. Com o implementação de um sistema SGACom o software de gestão de armazém, qualquer empresa pode gerir os processos de inventário e distribuição de forma mais eficaz, e não apenas os gestores de armazém 3PL. Por exemplo, tanto os retalhistas como os grossistas podem utilizar software de gestão de armazéns para gerir melhor os níveis de existências, acompanhar os movimentos de existências e gerar relatórios sobre o desempenho dos produtos.

Vantagens da implementação de um sistema SGA

O implementação de um sistema SGA tem múltiplas vantagens: maior exatidão do inventário, melhores níveis de serviço ao cliente, redução dos custos de inventário, maior visibilidade da gestão da cadeia de abastecimento, redução dos custos de mão de obra e de administração, maior rapidez de serviço, conhecimento das previsões de vendas, etc. Vejamos cada uma destas vantagens com mais pormenor abaixo:

• Melhorar a exatidão do sistema de inventário: Um software eficaz de gestão de inventário de armazém é uma parte crucial do sucesso empresarial. A aquisição e a recolha imprecisas de inventário podem levar a uma baixa satisfação do cliente, a um elevado número de devoluções de produtos e, em última análise, a uma perda de receitas para a empresa que poderia ser evitada com procedimentos de controlo de inventário adequados.
• Melhorar o serviço ao cliente: O serviço ao cliente é fundamental para fidelizar os clientes. Com a ajuda de um sistema EMS ligado ao registo de um utilizador, os clientes vêem as empresas criar experiências de serviço ao cliente mais personalizadas com base nas suas necessidades e preferências. Isto faz com que os clientes se sintam apreciados e valorizados, o que pode levar a uma maior fidelização dos clientes. Com menos erros e um processo mais rápido e simplificado que envolve menos pessoas desde a encomenda até à entrega, a satisfação do cliente só está a melhorar.
• Redução dos custos de inventário das existências: Com os custos de gestão do inventário em armazém a aumentar de dia para dia, os retalhistas estão a fazer tudo o que podem para reduzir o stock. Algumas das formas mais eficazes de reduzir os custos de inventário incluem o estabelecimento de previsões exactas, o acompanhamento do comportamento dos clientes e a encomenda de produtos apenas quando necessário. Os custos de inventário são geralmente constituídos por:
• Custos de capital: O custo de oportunidade do dinheiro que poderia ser mais bem gasto noutra coisa se não estivesse imobilizado em inventário.
• Custos de inventário: Garantia de existências, custos de pessoal, incluindo a gestão administrativa e o tratamento das existências
• Custos de armazenamento: O custo do espaço em armazém ou em prateleiras, especialmente durante as horas de ponta
• Prémio de risco: Deterioração, obsolescência, danos e perda de objectos
• Maior visibilidade da cadeia de abastecimento: A capacidade de rastrear os produtos desde a matéria-prima até ao destino final.

  Com dados em tempo real totalmente integrados noutros sistemas, como um programa de gestão das relações com os clientes (CRM), podem ser recolhidas informações para informar o utilizador sobre tendências, problemas e oportunidades, ajudando a garantir que as exigências dos clientes podem ser satisfeitas.

• Reduzir o tempo de gestão: A gestão da mão de obra é uma tarefa morosa para as empresas que a gerem manualmente. Um sistema WMS fiável pode reduzir este consumo de tempo e ajudar a expandir uma empresa. À medida que as encomendas chegam, o sistema pode atribuí-las automaticamente, sem necessidade de aprovação manual em cada fase.

  A automatização do armazém pode ainda ser aumentada através do agrupamento de encomendas, de modo a que os responsáveis pela recolha de encomendas possam poupar o tempo necessário para recolher e embalar as mercadorias. Ao utilizar códigos de barras para seguir uma encomenda em trânsito, podem ser fornecidas actualizações regulares aos clientes para satisfazer as suas expectativas e evitar o tratamento desnecessário de reclamações do serviço de apoio ao cliente.

• Aumentar a velocidade das encomendas: À medida que a concorrência e as expectativas dos clientes aumentam, a tecnologia, como os leitores de códigos de barras móveis, pode ser utilizada para aumentar a velocidade de transmissão de encomendas do comprador, através do sistema, e diretamente para o operador de recolha/empacotamento. Com a criação automatizada de etiquetas de envio, cada fase da satisfação da encomenda pode ocorrer com o menor número de pontos de contacto e estrangulamentos.