Automatización de procesos logísticos y almacenes

La industria del transporte de mercancías es conocida por tener márgenes muy estrechos.

Como tal, ser capaz de brindar servicios rentables es vital para mantenerse en el mercado y superar a la competencia. Afortunadamente, existen muchas tecnologías de automatización de procesos logísticos que las empresas pueden aprovechar para reducir costos y mejorar la calidad del servicio.

Si su empresa aún no ha invertido en sistemas de automatización de procesos logísticos, este artículo le mostrará las soluciones de automatización logística de las que su empresa puede beneficiarse, incluida la automatización de la entrada de datos dentro del sistema para la gestión de almacenes.

¿Qué es la automatización de procesos logísticos?

La automatización logística se refiere al uso de tecnología como maquinaria y software de gestión de almacenes para mejorar la eficiencia de los procesos logísticos desde la adquisición hasta la producción, la gestión de inventario, la distribución, el servicio al cliente y la recuperación.

En el lado de la maquinaria, piense en vehículos guiados automáticamente, brazos robóticos y sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación (AS/RS) como carruseles y módulos de elevación vertical. Y en el lado del software de logística, muchas soluciones ayudan con ventas, WMS, CRM, facturación, contabilidad, seguimiento, inteligencia comercial y más.

Como puedes adivinar, los sistemas de automatización de almacenes en fábricas industriales representan una gran oportunidad de crecimiento para las empresas. Este es el por qué.

Por qué es importante la automatización de procesos logísticos

En el mundo actual, las ventas por comercio electrónico son más altas que nunca y la tendencia no muestra signos de desaceleración. Este flujo cada vez mayor de productos en todo el mundo ejerce presión tanto sobre los productores como sobre los distribuidores. Para seguir siendo competitivas, las empresas necesitan optimizar sus procesos logísticos y de manufactura  tanto como sea posible. Pero enfrentan varios desafíos relacionados con el cumplimiento, el servicio al cliente y cuellos de botella sistémicos, por mencionar algunos. Este último desafío es particularmente común, especialmente cuando se trata de la entrada manual de datos durante los procesos dentro del almacén.

Considere esto: en 2019, sólo alrededor de 55 mil millones de facturas de 550 mil millones en todo el mundo se intercambiaron sin papel. Esto significa que el 90% de los datos de las facturas tuvieron que procesarse manualmente.

Pero hay mucho más que facturas que deben procesarse diariamente. Los documentos involucrados en los procesos logísticos incluyen:

• Órdenes de compra

• Listas de embalaje

• Avisos de envío

• Acuerdos de contrato

• Etc.

La entrada manual de datos es tediosa y eleva los costos de los procesos logísticos

Introducir datos manualmente es un sumidero de tiempo laborioso para los que trabajan en un almacén. Los trabajadores deben examinar documentos en papel o digitales, luego escribir o copiar y pegar datos en una hoja de cálculo o sistema comercial. Esta es una tarea lenta y repetitiva que reduce la atención del personal, lo que inevitablemente conduce a errores a lo largo de la línea. Según algunos estudios, el 62 % de los problemas de cumplimiento de inventario se deben a errores humanos.

Automatización del cumplimiento de procesos Logísticos

El costo de ingresar datos puede crecer drásticamente cuando se tiene cientos, sino miles, de documentos para procesar por mes. Además de pagar al personal, la entrada manual de datos puede generar otros costos de muchas maneras:

• El error humano puede conducir a decisiones comerciales mal informadas y una reputación dañada.

• Los documentos complejos que requieren ayuda externa tardan más en procesarse.

• Servicio al cliente más lento.

• Disminución de la productividad causada por la baja moral del personal.

• Sanciones por errores de documentación.

Las empresas de logística han luchado con estos problemas durante décadas. Afortunadamente, la tecnología ha evolucionado hasta el punto en que ahora es posible automatizar los procesos logísticos.

Por qué la automatización de los procesos logísticos puede ayudar a su empresa a escalar mientras ahorra dinero

Más allá de reducir costos, los sistemas de automatización logística lo ayudarán a mejorar la eficiencia general de su cadena de suministro, abriendo así el camino para escalar su negocio. Así es cómo se reduce el costo de los procesos manuales.

La automatización logística ahorra a las empresas una gran cantidad de cargas de trabajo repetitivas, como la selección manual o la entrada de datos. Al automatizar los procesos menores del almacén que consumen mucho tiempo, sus equipos de trabajo pueden concentrarse en tareas de mayor valor y atender a los clientes en menos tiempo.

Reducir los errores y sus altos costos con la automatización de procesos logísticos

Siempre que invierta en las soluciones adecuadas para su negocio, puede reducir drásticamente el error humano y, por lo tanto, evitar los muchos costos que conlleva. La automatización logística ahorra a los gerentes y equipos una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, además de evitar cuellos de botella, lo que se traduce en reducción de costos y mejora de la productividad.

Puede proporcionar cálculos de tarifas de flete en tiempo real

Los remitentes necesitan estimaciones rápidas y precisas sobre tarifas de envío, LTL, FTL, seguros, tiempos de tránsito y otros costos. El uso de un software de logística que proporcione tarifas de flete en tiempo real lo ayudará a planificar la capacidad de flete y ofrecer acuerdos competitivos al mismo tiempo que reduce el costo de extraer datos y crear informes con los recursos de TI tradicionales.

Ofreces un mejor servicio al cliente

Los clientes siempre están buscando las opciones más baratas y confiables. La automatización de procesos como el seguimiento de transacciones, el procesamiento y la generación de documentos o el estado actualizado de los envíos puede ayudarlo a brindar un servicio más rápido a un costo menor, lo que lo hace más competitivo.

Puedes hacer crecer tu negocio

Como la automatización maneja tareas repetitivas con gran precisión y brinda acceso rápido a datos procesables, tendrá espacio libre para atender a más clientes y tomar decisiones estratégicas informadas. Las pequeñas empresas (por ejemplo, un SaaS con arranque) que automatizan sus procesos tienen el potencial de competir con empresas más grandes y reclamar más cuotas de mercado.

Los 5 mejores sistemas de automatización de logística que puede implementar hoy

La mayoría de los sistemas de automatización de procesos logísticos se pueden dividir en dos categorías: sistemas que se puede implementar de inmediato (listos para usar) y sistemas que requieren un consultor para evaluar sus necesidades y diseñar una solución a la medida (personalizada).

Soluciones listas para usar

Software de captura de datos en centros logísticos

El procesamiento de datos de documentos es una parte vital de la cadena de suministro. Y como hemos discutido anteriormente, la entrada manual de datos es un proceso lento con una alta probabilidad de errores.

Implementar el software de captura de datos, es una alternativa rentable que maneja la entrada de datos por usted. Este tipo de sistemas utiliza una combinación de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), reconocimiento de patrones avanzado y palabras clave ancla para extraer con precisión datos de grandes volúmenes de documentos. Es fácil de usar y no requiere habilidades técnicas. También es mucho menos costoso de adquirir que una solución personalizada.

Sistemas de control de inventario para la automatización de los procesos logísticos

Como su nombre lo indica, un sistema de control de inventario maneja los diversos aspectos de la gestión de inventario, desde la compra hasta la recepción, el envío, el seguimiento, la reordenación, etc. Proporciona una visión general las 24 horas del día, los 7 días de la semana, de los bienes o materiales almacenados junto con notificaciones para la recepción y el envío. Este acceso a la información en tiempo real ayuda con el control de existencias, informes, pronósticos, reducción de desperdicios y más.

Análisis predictivo

El 47% de los profesionales de la logística están invirtiendo actualmente en análisis predictivos. Este sistema combina algoritmos matemáticos complejos, servidores basados en la nube e incluso blockchain para analizar datos y producir modelos de pronóstico de demanda, estrategias de precios, niveles de inventario óptimos y frecuencia de envío óptima.

Si bien el análisis predictivo no es la tecnología más fácil de implementar, su ROI puede ser enorme. Las principales empresas de logística ya lo están utilizando para determinar los vehículos infrautilizados, predecir las decisiones de los compradores para planificar las entregas en consecuencia, optimizar las rutas de entrega y mucho más, ahorrando así millones de dólares.

Soluciones personalizadas

Robótica de almacén

La introducción de la robótica ha sido un verdadero cambio de juego para la logística en los últimos tiempos. Cada vez más empresas invierten en carretillas elevadoras automatizadas, robots móviles colaborativos, drones y sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación. Las máquinas automatizadas pueden realizar tareas a un ritmo constante y con gran precisión, lo que reduce el costo de los errores y mejora la seguridad de los trabajadores.

Sin embargo, adquirir el equipo y el software necesarios para automatizar una instalación puede generar un costo significativo, entre $500,000 y $25 millones. Por lo tanto, invertir en la automatización de almacenes requiere una cuidadosa deliberación y planificación, pero puede comenzar gradualmente adquiriendo herramientas de automatización.

Software WMS para la Logística Personalizado

Los consultores especializados en software WMS para la gestión de almacenes logísticos pueden conceptualizar y desarrollar una solución personalizada integral con características adaptadas a las necesidades específicas de su empresa. Las características comunes incluyen gestión de pedidos y existencias, automatización de procesos, análisis, finanzas, inteligencia comercial, seguridad de datos y más. Estas empresas también ofrecen apoyo continuo.

Este sistema de automatización logística puede ser bastante costoso y lleva más tiempo implementarlo que las soluciones estándar, ya que una solución personalizada debe conceptualizarse, desarrollarse y probarse antes de que pueda implementarse.

Si se pregunta qué sistema puede implementar y beneficiarse rápidamente, la automatización de la captura de datos es un excelente lugar para comenzar.

4 Beneficios de Automatizar la Captura de Datos Logísticos

Ahorro de innumerables horas-hombre. Tal vez reciba cientos de facturas, confirmaciones de pedidos y avisos de envío con regularidad. Si es así, el costo de ingresar datos manualmente debe ser significativo. El uso de una solución de captura de datos reducirá el tiempo dedicado al procesamiento de documentos de horas a minutos, y la automatización de procesos para una salida más rápida puede convertirse en su ventaja competitiva en una industria donde el tiempo es esencial. Además, el software de captura de datos es el sistema de automatización logística más económico que se puede implementar.

Reducción del error humano. La entrada manual de datos es una tarea tediosa en la que es probable que los errores ocurran tarde o temprano.

• Ahorro de innumerables horas-hombre. Tal vez reciba cientos de facturas, confirmaciones de pedidos y avisos de envío con regularidad. Si es así, el costo de ingresar datos manualmente debe ser significativo. El uso de una solución de captura de datos reducirá el tiempo dedicado al procesamiento de documentos de horas a minutos, y la automatización de procesos logísticos para una salida más rápida puede convertirse en su ventaja competitiva en una industria donde el tiempo es esencial. Además, el software de captura de datos es el sistema de automatización logística más económico que se puede implementar.

• Reducción del error humano. La entrada manual de datos es una tarea tediosa en la que es probable que se produzcan errores tarde o temprano. Y los errores causarán retrasos, estrés, desinformación y costos financieros. Automatizar la captura de datos elimina ese riesgo.

• Fácil acceso a los datos logísticos. Cuando los datos están disponibles rápidamente, la creación de informes lleva mucho menos tiempo y los gerentes pueden tomar decisiones informadas rápidamente.

• Mejor servicio al cliente. Un acceso más rápido a la información lo ayuda a proporcionar actualizaciones de pedidos y atender las solicitudes de los clientes mucho más rápido. Un servicio más rápido y confiable lo ayuda a adquirir nuevos clientes y retener a los actuales.

Cómo los sistemas de automatización de procesos logísticos y documentales  puede ayudarle a automatizar la captura de datos de su almacén

Un sistema automático para la captura de datos puede digerir diferentes formatos de documentos (PDF, Word, etc.) y extraer datos de manera clara y estructurada.

1. Sube tu documento. Puede cargar su documento directamente o enviar un correo electrónico con archivos adjuntos, ya sean facturas, contratos y acuerdos, órdenes de compra, así como informes de envío y entrega.
2. Defina sus reglas de análisis. El sistema de captura de datos sigue las reglas de análisis para identificar y extraer los datos que desea. Puede elegir entre una selección de plantillas de reglas o crear sus propias reglas. Una vez que se establecen las reglas, el sistema puede analizar datos de grandes cantidades de documentos; imagine cuántas horas puede ahorrar al usarlo. No necesita ninguna habilidad de codificación para establecer estas reglas: el sistema está diseñado para ser fácil de usar y normalmente viene con material de aprendizaje.
3. Descargue o exporte sus datos donde sea necesario. Puede descargar los datos extraídos a archivos CSV, Excel, JSON y XML, al igual que puede enviarlos a la aplicación en la nube que ya usa.

La revolución 4.0 ha traído muchas innovaciones al sector logístico. En el panorama actual, adoptar la automatización de procesos logísticos ya no es una buena ventaja, sino una necesidad. Hay varios sistemas de automatización logística en los que puede invertir, desde sistemas de automatización de almacenes hasta sistemas de control de inventario y análisis predictivo.

El sistema más fácil y asequible para empezar es la automatización del proceso de entrada de datos. Con Docparser, puede extraer datos de documentos en minutos y enviarlos a cualquier aplicación que use para ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero y evitar errores humanos. Pruebe Docparser gratis hoy y vea los resultados por sí mismo.