A fórmula perfeita para alinhar as operações e a manutenção

Quando as operações e a manutenção não funcionam bem em conjunto, isso pode ser dispendioso e problemático para qualquer empresa. As operações e a manutenção têm objectivos, motivações e processos diferentes, pelo que, para ter êxito na empresa e com os empregados, é essencial alinhar as operações e a manutenção.

Em seguida, analisaremos as métricas necessárias para aumentar a colaboração e algumas dicas para criar processos conjuntos.

Porque é que o alinhamento das operações e da manutenção deve ser a principal prioridade?

Para qualquer fabricante que trabalhe na redução de resíduos, estes surgem frequentemente durante a produção devido a tempos de inatividade não planeados. Este tempo de inatividade tem um custo associado e pode ascender a 8% de receitas anuais.

Além disso, os atrasos no trabalho, a manutenção reactiva e as compras de emergência têm um custo mental e físico. Por conseguinte, melhorar a relação e alinhar as operações e a manutenção é fundamental para reduzir o tempo de inatividade na sua origem, porque quando a manutenção e as operações estão alinhadas, permite à empresa encontrar os problemas nas operações e podem ser tomadas decisões informadas sobre a forma de corrigir esses problemas com os recursos certos.

Onde alinhar as operações e a manutenção

Planeamento do tempo de inatividade programado

A definição de manutenção eficiente consiste em manter o equipamento a funcionar com o menor tempo de inatividade possível. O equipamento de produção tem quotas a cumprir e a manutenção, embora necessária, interfere com as operações.

Há duas maneiras de alinhar as operações e a manutenção para criar um plano de manutenção preventiva que beneficie ambos os grupos:

• Utilizar os dados para comparar o impacto da manutenção com o impacto das falhas.
• Desenvolvimento de processos partilhados que reduzam o tempo de inatividade programado

O primeiro passo é que ambas as equipas compreendam como as suas actividades afectam o desempenho das equipas. Mais uma vez, isto é muitas vezes mais complicado do que parece. Os departamentos de manutenção têm de ser capazes de provar e demonstrar que, se a manutenção não for efectuada a tempo, as consequências serão muito piores.

A melhor maneira de alinhar as operações e a manutenção é determinar o risco e as consequências aceitáveis das falhas como uma única peça de equipamento. Devem ser partilhadas informações sobre os modos de falha mais comuns, a frequência com que se espera que ocorram, bem como os tempos e custos de reparação de cada um. Em seguida, comparar estes dados com a frequência da manutenção programada, o tempo necessário para efetuar estas tarefas e os custos associados.

A quantificação da diferença torna claro que a programação de pausas frequentes na produção para manutenção é a melhor forma de ambas as equipas atingirem os seus objectivos e evitarem avarias importantes e demoradas.

A criação de processos partilhados entre as operações e a manutenção permite às equipas partilhar dados e agir em conformidade. Por exemplo, permite que os operadores detectem pequenas avarias e que os técnicos de manutenção respondam a elas mais rapidamente. Exemplos de tais processos incluem:

• Reuniões regulares entre os gestores de operações e de manutenção para discutir os calendários de produção e de manutenção preventiva, as alterações das especificações das máquinas ou outras actualizações. Para este efeito, não há nada melhor do que ter sistemas de gestão da manutenção preventiva industrial.
• Reuniões trimestrais entre as duas equipas para discutir os êxitos, os desafios, as soluções e a análise das causas.
• Um processo de pedido de trabalho que permite aos operadores de máquinas identificar rapidamente e com confiança os problemas e permite aos técnicos estabelecer prioridades e responder aos problemas com o mínimo de perturbação.

Criar trabalho partilhado e responsabilidades claras

Qualquer menção a operações e manutenção que trabalhem em conjunto conduz inevitavelmente a falar de Manutenção Produtiva Total (MPT), em que a ideia é que todos numa empresa são responsáveis e estão envolvidos na manutenção.

Tornar as operações parte do processo de manutenção é uma das formas mais fáceis e eficazes de começar a criar um programa TPM. A chave para que estes processos partilhados sejam bem sucedidos é criar responsabilidades de trabalho claras. Quando as pessoas sabem exatamente o que têm de fazer, isso ajuda:

• Fornecer a formação e os materiais correctos às pessoas certas
• Criar calendários e orçamentos exactos
• Testar novos processos, optimizá-los e aumentá-los
• Detetar dados errados e descobrir a causa raiz dos erros

Comece por definir claramente as responsabilidades, criando um tipo de manutenção para os operadores. Isto permite-lhe controlar o volume de trabalho que está a ser atribuído às operações. Também ajuda a conceber modelos de ordens de trabalho para os operadores, para que saibam o que fazer e onde ir se o âmbito do trabalho mudar.

Elaborar calendários de trabalho realistas

Quando as operações e a manutenção sabem quanto tempo é necessário para fazer as coisas, é mais fácil estabelecer calendários, orçamentos e objectivos em conformidade. Também evita atrasos imprevistos, reduz a frustração e fomenta o respeito entre as duas equipas. Mas não vale a pena partilhar os calendários de manutenção se estes não forem exactos. Existem algumas estratégias para garantir que as expectativas estão de acordo com a realidade:

• Rever os registos de manutenção do equipamento. Identificar o trabalho que tende a demorar mais tempo do que o previsto e ajustar os horários em conformidade.
• Analisar os dados das ordens de trabalho para encontrar PMs com uma elevada taxa de manutenção de acompanhamento necessária. Incluir isto no relatório para a equipa de operações.
• Ter em conta as partes de uma ordem de trabalho que não são executadas em tempo real. Isto inclui a recuperação de peças, a execução de procedimentos de segurança e o teste de máquinas.

A apresentação de calendários realistas nem sempre significa que os calendários coincidam. Mas ajuda a alinhar as operações e a manutenção para descobrir o que pode ser feito no tempo disponível.

Formas de construir uma relação forte e alinhar as operações e a manutenção

Qualquer que seja a relação entre as equipas de operações e de manutenção, há sempre uma oportunidade de a melhorar com algumas estratégias simples.

Criar múltiplas formas de comunicação entre as duas equipas

A comunicação com outras equipas é frequentemente uma das primeiras actividades a ser abandonada quando o trabalho se torna complicado. É necessário criar processos formais para manter o fluxo de informação. A criação de canais de comunicação específicos pode incluir:

• Reuniões de equipa: As reuniões regulares criam um espaço para que a voz de todos seja ouvida e para manter visíveis os desafios, os planos e as actualizações.
• Canais para publicar e visualizar actualizações: Pode ser um quadro branco, um grupo WhatsApp ou um portal digital de candidaturas a emprego para acompanhar o estado das candidaturas.
• Avaliações pelos pares: Trata-se de um processo em que os membros da equipa de operações e manutenção se avaliam mutuamente, de forma anónima, para identificarem como podem trabalhar melhor em conjunto.

Existem algumas informações essenciais que devem ser discutidas quando se trabalha nestes canais:

• Actualizações das máquinas: comunicar alterações às especificações, problemas potenciais, riscos de segurança ou actualizações dos procedimentos operacionais normalizados.
• Calendários: Discutir o trabalho futuro, os riscos ou conflitos, o que é necessário para ser bem sucedido e quaisquer alterações ao que foi discutido anteriormente.
• Relatórios: Os objectivos, os progressos, as tendências problemáticas ou os principais êxitos devem ser analisados nos relatórios.
• Bloqueios e soluções: Discutir os principais desafios ou questões da equipa e colaborar em formas de remover esses obstáculos.
• Planeamento a longo prazo: Descobrir como ambas as equipas podem melhorar continuamente, incluindo a forma de gerir melhor os orçamentos, atingir objectivos a longo prazo e desenvolver novas competências.

A existência de um quadro de comunicação entre as operações e a manutenção permite passar das palavras aos actos. Algumas regras básicas são:

• Concentrar-se nas soluções e não nas culpas: Encontrar uma solução deve ser o objetivo de todas as conversas.
• Concentrar-se no coletivo: Encontrar soluções que funcionem para todos, em vez de tentar ganhar uma discussão ou uma batalha para a equipa.
• Desenvolva um ciclo de feedback: Crie confiança pondo em prática o feedback e mantendo todos actualizados sobre os progressos.
• Valorize a consistência, mas seja flexível: comprometa-se a comunicar, mas compreenda que as reuniões podem ter de mudar de local de vez em quando, se surgir uma emergência.
• Crie uma agenda para todas as reuniões: Planeie o que vai ser discutido para aproveitar ao máximo o tempo de cada um.

Estabelecer os mesmos objectivos

Al alinhar as operações e a manutenção A redução da fricção entre eles é conseguida quando ambas as equipas definem o sucesso da mesma forma. Podem existir ideias diferentes sobre a forma de atingir um objetivo, mas ambos os departamentos avançarão na mesma direção.

Assim, as equipas trabalham em conjunto para atingir os mesmos objectivos, celebram em conjunto quando atingem esses objectivos e unem esforços para voltar ao caminho certo quando isso não acontece.

Existem alguns parâmetros relativamente aos quais tanto as operações como a manutenção podem partilhar a responsabilidade:

• Arranques limpos após manutenção e rendimento da primeira passagem: ambos os valores destinam-se a medir a eficiência e o desperdício.
• Custo total por unidade de produção: Tanto as operações como a manutenção podem ser responsáveis pela redução dos custos e pela melhoria da qualidade.
• Tempo de apoio à produção/manutenção: acompanhar o tempo que cada equipa gasta a apoiar a outra ajudá-lo-á a atribuir recursos e a criar planos de recrutamento eficazes.
• Tempo de inatividade não planeado (últimos 90 dias): Ver o impacto da manutenção preventiva e os processos partilhados que tornam este trabalho eficiente. Existem ferramentas para minimizar estes tempos. Conheça os benefícios da monitorização do tempo de inatividade de máquinas e equipamentos industriais.
• Tempo médio para detetar e reparar: Todos têm um papel a desempenhar na deteção e reparação de avarias antes que estas causem avarias, fazendo-o com a menor perturbação possível para a empresa.

Integração dos sistemas de produção e de manutenção

É fácil para as operações terem uma visão negativa da manutenção quando a sua única exposição a ela é uma avaria ou uma paragem. A integração dos sistemas utilizados para a produção e a manutenção dá visibilidade ao trabalho de cada equipa. Isto permite-lhes ver o impacto positivo de cada departamento e ajudarem-se mutuamente a conseguir ainda mais.

A integração de software de manutenção com equipamentos e sistemas de produção pode produzir resultados incríveis. Por exemplo, ao ligar sensores de várias máquinas a um CMMS, obtém os dados necessários para otimizar os intervalos de manutenção e aumentar a eficiência da produção. Ao saber como o equipamento é utilizado numa base diária, tem uma ideia do que esperar da manutenção nos dias seguintes. Também pode utilizar estes dados para detetar períodos de inatividade. Não perca a oportunidade de descobrir como o software CMMS pode ajudar a gestão da manutenção industrial.

Alinhamento das operações e da manutenção: as equipas

As operações e a manutenção estão no centro de qualquer empresa com muitos activos e objectivos de produção elevados. É por isso que é essencial que desenvolvam uma relação saudável e processos formais de trabalho conjunto. As duas equipas devem partilhar tudo, desde as métricas a que aspiram, aos sistemas que utilizam e ao calendário que orienta o seu trabalho. A união de forças dá-lhes uma melhor visibilidade dos desafios que a empresa enfrenta e o poder de os ultrapassar.