O que está a afetar o seu orçamento de manutenção industrial?

O que é que a teoria do caos, o efeito borboleta e o seu orçamento de manutenção industrial têm em comum? O efeito borboleta é um termo que foi cunhado por Edward Lorenz para a sua tentativa de construir um modelo complexo de previsão meteorológica e, por vezes, o orçamento de manutenção industrial pode ser parecido com isso.

As despesas inesperadas em fevereiro causam um enorme impacto nas despesas planeadas em novembro, o que provoca um efeito de cascata ao longo do ano. Não há nenhuma borboleta na fábrica à espera de estragar tudo. O problema é que não temos orçamentos que funcionem.

O orçamento de manutenção industrial também não está ligado mês a mês. As despesas não são estáticas. Acontecem coisas inesperadas. As despesas superiores ou inferiores à estimativa têm de ser executadas. Se há materiais que foram comprados e a expedição se atrasou, é preciso ter a capacidade de transferir essas despesas de mês para mês.

O orçamento da manutenção industrial também não prevê a existência de excedentes ou de verbas para imprevistos. Todas as despesas devem ser tidas em conta. É de esperar que, no primeiro momento, se gaste todo o orçamento em papel. Quando elaboramos o orçamento de manutenção industrial, temos de começar por ter em mente o objetivo final.

Existem dois tipos de orçamentos de manutenção industrial: os orçamentos incrementais e os orçamentos de base zero. 

Os orçamentos incrementais, ou orçamentos históricos, utilizam o orçamento do ano anterior, acrescentam a inflação, subtraem a redução do objetivo e calculam a média ao longo de 12 meses. Isto tem desvantagens, porque perpetua os problemas do ano anterior. Tem em conta o que já foi feito no ano anterior e não o que deve ser feito. E não há variações de mês para mês. Os nossos orçamentos não devem ser elaborados em 12 meses fixos.

Os especialistas preferem o orçamento de base zero, que se apresenta como Receitas - Despesas = 0, pelas suas vantagens de granularidade mês a mês e pela sua visão realista e criativa das contas com base nas necessidades reais. De que preciso para manter a minha fábrica ou executar projectos? Baseia-se nas necessidades e nos benefícios, o que orientará o orçamento de manutenção industrial. O orçamento de base zero pode identificar desperdícios, o que pode ajudar a encontrar alternativas.

O primeiro passo é reunir as partes: supervisores de manutenção, planeadores de manutenção, pessoal de armazém e parceiros de operações. Se não tivermos em conta o seu trabalho, o nosso orçamento será demasiado baixo para os apoiar. Incluir todas as pessoas que afectam ou serão afectadas pelo orçamento de manutenção. Temos de compreender que são eles que "trazem a comida para a mesa", para que possamos planear essa situação.

O passo seguinte consiste em reunir as informações corretas e classificá-las. É aconselhável classificar as despesas em discricionárias e não discricionárias. As despesas não discricionárias incluem as despesas legalmente obrigatórias, os contratos de serviços externos, a manutenção preventiva anual, as despesas de manutenção preditiva ou as despesas de reparação de emergência. O CMMS pode ser utilizado para indicar o que tem de ser feito e é necessário garantir que se dispõe do pessoal adequado. Os custos das reparações de emergência são o potencial efeito borboleta.

A especificidade da previsão permite-lhe manter-se dentro do orçamento, mesmo quando ocorre uma emergência. Por exemplo, se um ventilador da torre de arrefecimento falhar ou o seu estado indicar uma falha, o seu motor pode já ter sido programado e orçamentado para substituição futura. Além disso, quando o orçamento precisa de ser cortado ou quando é necessário pedir mais dinheiro devido a uma emergência, se lhe for dito "não", então pode perguntar qual dos orçamentos deve ser cortado.

Ao elaborar o seu orçamento de manutenção industrial, tenha em conta todas as despesas. Crie um mecanismo de acompanhamento para saber se está a gastar de acordo com as tarefas planeadas. Utilize esse controlo como base para o orçamento do próximo ano e será fácil elaborar o novo orçamento de manutenção industrial.

O orçamento base zero permite-lhe controlar o fluxo de trabalho e os custos, e identificará as oportunidades existentes. A equipa que ajudou a desenvolver o orçamento terá a certeza de que as tarefas que precisa de realizar estão financiadas e saberá o período de tempo para o qual foram financiadas.

Se estiver interessado em saber um pouco mais sobre como elaborar um orçamento de manutenção industrial, convidamo-lo a conhecer como a manutenção industrial pode ser um centro de lucrobem como para subscrever a nossa newsletter.