Controlo da produção por lotes: vantagens, estratégias e aplicação

A reputação de uma empresa depende de dois aspectos fundamentais: a qualidade do produto e o serviço ao cliente. Mesmo quando um cliente recebe um produto defeituoso, a empresa tem uma segunda oportunidade de conquistar a satisfação do cliente, substituindo rapidamente o produto defeituoso num processo suave e sem complicações. O controlo da produção por lotesA nova abordagem da gestão de stocks desempenha um papel crucial neste cenário, devido ao seu impacto tanto na qualidade dos produtos como no serviço ao cliente.

O controlo da produção por lotes é uma prática de gestão de inventário através da qual as empresas podem seguir e monitorizar o historial de um grupo de artigos com propriedades semelhantes, à medida que esses artigos passam pelos canais de produção e distribuição até aos clientes. Se surgirem problemas de qualidade, o seguimento de lotes ajuda a identificar a origem do problema e a localizar outros artigos que o partilhem.

O controlo da produção por lotes também contribui para a capacidade de retirar de forma fácil e eficiente artigos defeituosos ou potencialmente perigosos. E, na sua utilização mais generalizada, ajuda os fornecedores de alimentos a gerir as vendas do inventário com base nas datas de validade, minimizando o desperdício de alimentos e melhorando os lucros dos fornecedores.

A seguir, são explicados os processos de controlo da produção por lotes e a sua importância, bem como os muitos benefícios para as empresas que incorporam o seguimento de lotes nos seus processos de gestão da cadeia de abastecimento e de inventário.

O que é o controlo da produção por lotes?

O controlo da produção por lotes é uma prática utilizada na gestão de existências para agrupar artigos com caraterísticas de produção semelhantes, tais como datas de validade, data e local de fabrico e peças específicas ou matérias-primas utilizadas. A controlo da produção por lotes melhora a exatidão do inventário, permite um acompanhamento mais rápido de lotes ou artigos específicos, mesmo depois de serem vendidos, e suporta várias estratégias de sequenciação de entregas, entre outras capacidades.

Definição de controlo da produção por lotes

A menos que se trate de uma pequena empresa com produtos feitos à mão, é normal assumir que os artigos em stock não foram produzidos individualmente. O acompanhamento de lotes tem isto em conta e vai um passo mais além do que o acompanhamento básico de stocks.

No acompanhamento básico de stocks, todos os produtos ou materiais do mesmo tipo disponíveis no inventário são agregados e cada item recebe um número de unidade de manutenção de stock (SKU) para acompanhamento individual. O seguimento de lotes agrupa itens com propriedades semelhantes dentro de um grupo maior de produtos. Este agrupamento facilita o seguimento de produtos defeituosos ou de produtos que estão simultaneamente a aproximar-se da sua data de validade, por exemplo. Os produtos continuam a ter um número de referência, mas também um número de lote.

Ao utilizar o controlo da produção por lotesAlém disso, as empresas podem registar dados precisos sobre os seus artigos vendáveis: materiais utilizados, local de montagem, data de receção dos produtos, prazo de validade, etc. Estas informações podem ser rastreadas através do número de lote e, com uma boa manutenção de registos, podem ser acedidas mesmo quando o produto está na posse de um cliente. Quando os produtos são registados pelos seus proprietários, a informação sobre o lote, combinada com a informação sobre o registo, pode simplificar grandemente as comunicações caso surjam defeitos ou recolhas no futuro.

Porque é que o acompanhamento da produção por lotes é importante para as empresas?

A importância de controlo da produção por lotes e a forma como resolve os desafios da gestão de inventários reside no valor da informação que fornece, sob a forma da capacidade de rastrear as fontes de componentes e as caraterísticas de fabrico dos produtos no inventário de uma empresa, juntamente com a subsequente distribuição de produtos acabados.

Para ilustrar o valor da informação, se um cliente receber um artigo defeituoso e contactar a empresa para uma troca ou reembolso, com o rastreio de lotes, é fácil saber de onde veio ou foi fabricado esse produto e que materiais foram utilizados para o produzir. Os restantes produtos do mesmo lote podem ser verificados quanto ao controlo de qualidade e a empresa pode então recolher quaisquer produtos defeituosos ou fora de prazo antes de chegarem a outros clientes. Além disso, as empresas podem analisar todos esses pedidos de troca/reembolso para determinar as taxas de devolução de lotes específicos. Se for encontrado um lote defeituoso, uma análise mais aprofundada pode identificar a origem do problema, impedindo o fabrico de mais produtos defeituosos.

O serviço ao cliente também está a beneficiar da controlo da produção por lotesA informação sobre o lote de um artigo pode ajudar os representantes a responder às perguntas dos clientes. Saber que um produto é de um lote inadequado também acelera os processos de devolução/reembolso, tornando a experiência menos stressante tanto para o cliente como para a empresa.

O controlo da produção por lotes é especialmente importante para as empresas que vendem bens perecíveis, devido à sua compatibilidade com várias estratégias de sequenciação de inventário, as mais populares das quais são FIFO, LIFO e FEFO.

Quem precisa de utilizar o controlo da produção por lotes?

O seguimento de lotes não é um requisito para todas as empresas, embora a maioria das operações de fabrico, distribuição e inventário de retalho possam beneficiar dele. No entanto, para efeitos de conformidade e segurança, o seguimento de lotes é indispensável para algumas indústrias, incluindo:

• Alimentos e bebidas.

  Mesmo os alimentos não perecíveis, como os enlatados ou outros alimentos que podem ser conservados nas prateleiras, têm um prazo de validade. Embora alguns possam ainda ser seguros para consumo, não devem ser vendidos para além do seu prazo de validade. Os produtos perecíveis, tais como produtos lácteos ou carnes frescas, frutas e legumes, estão sujeitos a normas mais rigorosas e a indústria alimentar baseia-se no rastreio de lotes para garantir a segurança dos clientes. Tal como a indústria alimentar, os fabricantes e distribuidores de bebidas rastreiam os lotes dos seus produtos para monitorizar as datas de validade ou recolher lotes contaminados. Para tal, estão cientes dos principais características de um sistema de controlo da produção na indústria alimentar.

• Saúde e bem-estar

  Os medicamentos, os equipamentos de proteção individual (EPI), os produtos cosméticos, os suplementos e os aparelhos de bem-estar têm um conjunto de normas de conformidade que devem seguir. As controlo da produção por lotes garante a conformidade de cada lote antes de os artigos individuais chegarem ao cliente e ajuda a localizar mais rapidamente produtos potencialmente perigosos, caso seja necessário recolhê-los.

• Produtos derivados de materiais orgânicos

  A data de validade é frequentemente exigida se uma matéria-prima orgânica tiver sido utilizada no fabrico de um produto, como os pigmentos de tinta e a borracha natural. O rastreio de lotes é utilizado para monitorizar as datas de validade e impedir a venda de stock envelhecido. A tinta a óleo, por exemplo, contém níveis elevados de compostos orgânicos que limitam o seu prazo de validade a cerca de dois anos.

Vantagens do controlo da produção por lotes

As principais vantagens do controlo da produção por lotes provêm da rastreabilidade de ponta a ponta que torna possível. Quando as empresas controlam a qualidade e o prazo de validade dos seus produtos, desde as matérias-primas até ao pós-venda, obtêm uma série de vantagens. Estas incluem:

• Segurança e conformidade: O controlo da produção por lotes é essencial para monitorizar o inventário para controlo de qualidade e segurança, uma vez que, quando são detectados problemas, todos os artigos de um lote relacionado podem ser rastreados de forma rápida e eficiente.
• Controlo do prazo de validade: Os dados relativos ao prazo de validade são utilizados em estratégias de sequenciação de entregas, bem como em marketing e promoções. O seguimento de lotes facilita a atribuição de uma data de validade a um lote inteiro, em vez de itens individuais, e o seguimento de stocks que expiram antecipadamente para, por exemplo, lançar promoções que acelerem as vendas. Não deixe de ler estes 5 maneiras de garantir a qualidade dos produtos nas fábricas de alimentos.
• Sequenciação automatizada do inventário: Com o controlo da produção por lotesPor exemplo, as empresas podem definir estratégias automatizadas de sequenciamento de inventário, como FIFO ou FEFO. Isto maximiza o valor do inventário, minimizando o potencial desperdício.
• Processos de levantamento mais simples: Embora ninguém queira fazer uma recolha de produtos, fazê-lo antes de surgirem problemas graves é essencial para a satisfação do cliente a longo prazo. Quando surge a necessidade de uma recolha, o software de seguimento de lotes pode ajudar uma empresa a enviar as mensagens certas mais rapidamente à sua cadeia de fornecimento e aos clientes afectados.
• Melhoria da qualidade do produto: Quando se sabe que materiais foram utilizados num lote superior de produtos, é possível continuar a encomendar aos melhores fornecedores e afastar-se daqueles que fornecem materiais inadequados. Isto resulta em produtos de maior qualidade em geral, o que melhora a satisfação do cliente e aumenta as receitas. Quer saber como gerir um controlo da qualidade dos processos industriais com base nos dados de fabrico?
• Melhor cadeia de abastecimento: A mesma capacidade de identificar lotes superiores que conduz a uma melhor qualidade do produto pode também melhorar a sua cadeia de abastecimento. A controlo da produção por lotes ajuda os empresários a identificar e a efetuar mais transacções comerciais com os melhores e mais rentáveis fornecedores.
• Redução de custos: O controlo da produção por lotes permite tomar decisões mais informadas que podem poupar dinheiro. O simples facto de saber a melhor altura para vender um lote de produtos com base no seu prazo de validade evita que o stock envelheça para além do prazo de validade. Da mesma forma, saber quando recolher produtos evita custos de envio de reabastecimento e potenciais custos legais.
• Menos erros contabilísticos: Os processos automatizados possibilitados pelo software de seguimento de lotes reduzem os erros contabilísticos ou a má interpretação dos dados. A visibilidade melhorada facilita o controlo da localização de todos os artigos de um lote para determinar se ainda estão em inventário, em trânsito ou se já foram vendidos.

Estratégias de controlo da produção por lotes

Também conhecidas como sequenciamento de entregas ou cumprimento, FIFO, LIFO e FEFO são as estratégias de gestão de inventário mais comuns que permitem a controlo da produção por lotes. Isto significa que, ao controlar o prazo de validade e a data de expiração de um lote, as empresas podem estabelecer uma sequência automatizada para movimentar o seu inventário.

FIFO

Com a abordagem "primeiro a entrar, primeiro a sair", o inventário mais antigo é sempre vendido primeiro. Útil para as empresas que vendem produtos alimentares ou produtos de rápida evolução, esta estratégia é a mais conhecida e é frequentemente o método de controlo de stocks por defeito das empresas. O FIFO garante que nenhum produto permanece em inventário durante demasiado tempo, independentemente do seu prazo de validade ou data de expiração.

LIFO

Quando os produtos não têm uma data de validade natural, é possível deslocar primeiro os artigos produzidos ou comprados mais recentemente. Mas esta estratégia "o último a entrar é o primeiro a sair" é raramente utilizada e, normalmente, apenas quando não há forma de aceder aos artigos mais antigos sem deslocar primeiro o novo produto. Ocorre em artigos empilháveis, como caixas ou blocos de construção, produtos vendidos a granel e armazenados em pilhas, como areia, ou produtos armazenados em caves ou contentores que só podem ser acedidos por um lado.

FEFO

Para os produtos com uma data de validade clara, algumas empresas utilizam o sistema FEFO, ou seja, primeiro a sair, primeiro a expirar. Independentemente da data em que foram produzidos ou comprados, os produtos com a data de validade mais próxima da data de compra são vendidos, consumidos ou eliminados em primeiro lugar. O FEFO é preferível ao FIFO para os produtos perecíveis, como a fruta fresca, a carne e os produtos lácteos. Note-se que a data de produção e a data de validade nem sempre andam de mãos dadas: a frescura dos ingredientes, por exemplo, pode fazer com que a data de validade de um segundo lote seja anterior à de um lote produzido anteriormente. Por exemplo, suponhamos que um fabricante de húmus utilizou grão-de-bico mais velho num lote produzido esta semana, mas utilizou ingredientes muito mais frescos no lote da semana passada. Isto significa que o lote desta semana pode necessitar de uma data de validade anterior, apesar de ter sido produzido mais tarde. Neste caso, se fosse utilizado o sistema FIFO em vez do FEFO, o húmus com um prazo de validade mais curto acabaria por ficar mais tempo no armazém e poderia envelhecer para além da data de validade. Nestes casos, pode ser útil saber como escolher sistemas de gestão de inventário de armazém.

Embora estas sejam as estratégias de sequenciação de lotes de inventário mais populares, existem outras que têm em conta factores adicionais. Algumas empresas, por exemplo, preferem o primeiro prazo de validade, prazo de validade mínimo disponível (FEMAL), que desloca os produtos com base no prazo de validade, como o FEFO, mas para produtos com prazos de validade semelhantes escolhe primeiro os que têm o prazo de validade restante mais curto, desde que o prazo de validade restante seja superior a um intervalo de prazo de validade mínimo calculado. O FESAL (primeiro prazo de validade, prazo de validade restante mais curto) tem em conta as alterações de temperatura que podem reduzir o prazo de validade restante de um produto. Os produtos também podem ser sequenciados utilizando uma estratégia de entrada mínima, primeira saída (LOFO) ou de entrada máxima, primeira saída (HIFO). As estratégias LOFO e HIFO têm em conta as flutuações de preços.

No entanto, estas estratégias alternativas são raramente utilizadas e apenas em circunstâncias muito limitadas. A regra geral é utilizar o FIFO para produtos de movimento rápido, o FEFO para produtos perecíveis e o LIFO quando a estrutura de armazenagem não permite o acesso a produtos mais antigos.

Como configurar números de lote

Os números de lote são códigos únicos utilizados para identificar uma coleção de produtos específicos. Um número de lote é atribuído a todos os produtos provenientes do mesmo fabricante, na mesma data, e fabricados com os mesmos materiais. Assim, se surgir um problema com um artigo, uma empresa pode utilizar o número de lote do artigo para investigar a origem do problema e, se necessário, retirar todo o lote do mercado.

Para além da necessidade de ser único, não existem regras firmes para determinar os números dos lotes. As empresas podem incorporar tanta ou tão pouca informação quanto entenderem. Seguem-se algumas considerações fundamentais para a atribuição de números de lote:

• Atribuir um número: A única forma de uma empresa localizar com exatidão um lote específico é atribuir um número único a cada lote. O principal requisito ao estabelecer números de lote é garantir que não haja números duplicados e que o código possa ser entendido por todas as pessoas relevantes na empresa.
• Incluir a data de fabrico: Se for importante, as datas podem ser incorporadas nos números de lote para que os trabalhadores possam identificar a idade de um produto com um simples olhar para o código.
• Considerar os prazos de validade: Se for caso disso, as datas de validade podem também ser codificadas nos números dos lotes.
• Devem ser tidas em conta outras caraterísticas: Informações adicionais, como os materiais utilizados ou a cor, também podem ser incorporadas no número do lote.
• Manter uma descrição pormenorizada: Para cada número de lote único, o sistema de gestão de inventário deve manter um registo de todas as informações adequadas sobre os fornecedores, materiais e locais associados a cada lote. É isto que cria a rastreabilidade de ponta a ponta.

Acompanhamento da produção em lote simplificado com sistemas de gestão de inventário

Embora seja possível que as pequenas empresas atribuam manualmente números de lote e os rastreiem até certo ponto, o software de gestão da cadeia de fornecimento e de inventário simplifica bastante o processo, poupando tempo e diminuindo a possibilidade de erro humano. O software do sistema de gestão de inventário automatiza o controlo do inventário e melhora a rastreabilidade de todos os produtos com o controlo de lotes e séries. Com o software de inventário, as empresas podem controlar o inventário desde os fornecedores e as matérias-primas até ao pós-venda, bem como controlar a quantidade e o custo de cada lote para fins de transparência e fiscais. Também simplifica a gestão de SKU, definindo uma hierarquia de mercadorias e aplicando automaticamente as actualizações efectuadas nos itens principais a todos os subitens do mesmo lote. Permite ainda que uma empresa defina as melhores estratégias de sequenciação de inventário para os seus produtos, aumentando a rentabilidade ao garantir que o inventário é utilizado da forma mais eficiente.

Resultados do controlo da produção por lotes

Embora seja apenas um requisito legal para algumas indústrias, a controlo da produção por lotes oferece benefícios para a maioria das organizações, porque traz maior visibilidade e precisão à gestão de inventário, aumenta a segurança e o controlo de qualidade e fornece os meios para gerir diferentes estratégias de sequenciação de inventário que ajudam as empresas a evitar a perda de stock que se torna demasiado antigo para ser vendido. Indiretamente, a controlo da produção por lotes pode também ajudar uma empresa a manter ou melhorar a satisfação do cliente e até aumentar a qualidade do produto. Embora seja possível efetuar o rastreio manual de lotes, é necessário um bom software de gestão de inventário para que as empresas possam usufruir da maioria destas vantagens.