Seguimiento de la producción por lotes: Beneficios, estrategias e implementación

La reputación de las empresas depende de dos aspectos fundamentales: la calidad del producto y el servicio al cliente. Incluso cuando un cliente recibe un producto defectuoso, la empresa tiene una segunda oportunidad de ganarse su satisfacción sustituyendo rápidamente el producto defectuoso en un proceso fluido y sin complicaciones. El seguimiento de la producción por lotes, un enfoque de la gestión de inventarios, desempeña un papel crucial en este escenario debido a su impacto tanto en la calidad del producto como en el servicio al cliente.

El seguimiento de la producción por lotes es una práctica de gestión de inventarios mediante la cual las empresas pueden rastrear y supervisar el historial de un grupo de artículos con propiedades similares a medida que esos artículos se abren camino a través de los canales de producción y distribución, hasta llegar a los clientes. Si surgen problemas de calidad, el seguimiento de lotes ayuda a identificar el origen del problema y a localizar otros artículos que lo comparten. El seguimiento de la producción por lotes también contribuye a la capacidad de retirar sin problemas y con eficacia los artículos defectuosos o potencialmente peligrosos. Y en su uso más generalizado, ayuda a los proveedores de alimentos a gestionar las ventas a partir del inventario sobre la base de las fechas de caducidad, minimizando el desperdicio de alimentos y mejorando los beneficios de los proveedores.

A continuación se explican los procesos de seguimiento de la producción por lotes y su importancia, así como las numerosas ventajas que obtienen las empresas que incorporan el seguimiento de lotes en sus procesos de gestión de la cadena de suministro y del inventario.

¿Qué es el seguimiento de la producción por lotes?

El seguimiento de la producción por lotes es una práctica utilizada en la gestión de inventarios para agrupar artículos con características de producción similares, como las fechas de caducidad, la fecha y el lugar de fabricación, y las piezas o materias primas específicas utilizadas. El seguimiento de la producción por lotes mejora la precisión del inventario, proporciona un seguimiento más rápido de lotes o artículos específicos incluso después de su venta, y admite diversas estrategias de secuenciación de entregas, entre otras capacidades.

Definición de seguimiento de la producción por lotes

A menos que se trate de pequeñas empresas con productos hechos a mano, es normal asumir que los artículos en el inventario no fueron producidos individualmente. El seguimiento de lotes tiene esto en cuenta y da un paso más allá en el seguimiento de existencias básico.

En el seguimiento básico de las existencias, todo el mismo producto o material disponible en el inventario se agrega, y cada artículo recibe un número de unidad de mantenimiento de existencias (SKU) para su seguimiento individual. El seguimiento de lotes agrupa los artículos con propiedades similares dentro de un grupo mayor de productos. Esta agrupación facilita el seguimiento de productos defectuosos o de productos que se acercan simultáneamente a su fecha de caducidad, por ejemplo. Los productos siguen teniendo un número de referencia, pero también un número de lote.

Cuando se utiliza el seguimiento de la producción por lotes, las empresas pueden registrar detalles precisos sobre sus artículos vendibles: materiales utilizados, lugar de montaje, fecha de recepción de los productos, fecha de caducidad, etc. Esta información se puede rastrear a través del número de lote y, con un buen registro, se puede acceder a ella incluso cuando el producto está en posesión de un cliente. Cuando los productos son registrados por sus propietarios, la información de los lotes, combinada con la información de registro, puede simplificar enormemente las comunicaciones si surgen defectos o retiradas en el futuro.

¿Por qué es importante el seguimiento de la producción por lotes para las empresas?

La importancia del seguimiento de la producción por lotes y la forma en que resuelve los desafíos de la gestión de inventarios radica en el valor de la información que proporciona, en forma de la capacidad de rastrear las fuentes de los componentes y las características de fabricación de los productos en el inventario de una empresa, junto con la posterior distribución de los productos terminados.

Para ilustrar el valor de la información, si un cliente recibe un artículo defectuoso y se pone en contacto con la empresa para solicitar un cambio o un reembolso, con el seguimiento de los lotes, es fácil saber de dónde procede o se ha fabricado ese producto y qué materiales se han utilizado para producirlo. Los productos restantes del mismo lote pueden ser revisados para controlar su calidad, y la empresa puede entonces retirar de la circulación cualquier producto defectuoso o caducado antes de que llegue a otros clientes. Además, las empresas pueden analizar todas esas solicitudes de cambio/reembolso para determinar las tasas de devolución de lotes específicos. Si encuentran un lote defectuoso, un análisis posterior puede identificar el origen del problema, evitando que se fabriquen más productos defectuosos.

El servicio de atención al cliente también se beneficia del seguimiento de la producción por lotes, ya que la información sobre el lote de un artículo puede ayudar a los representantes a responder a las preguntas de los clientes. Saber que un producto procede de un lote inadecuado también acelera los procesos de devolución/reembolso, haciendo que la experiencia sea menos estresante tanto para el cliente como para la empresa.

El seguimiento de la producción por lotes es especialmente importante para las empresas que venden artículos perecederos, debido a su compatibilidad con múltiples estrategias de secuenciación de inventarios, las más populares de las cuales son FIFO, LIFO y FEFO.

¿Quién necesita utilizar el seguimiento de la producción por lotes?

El seguimiento de lotes no es un requisito para todas las empresas, aunque la mayoría de las operaciones de fabricación, distribución e inventario al por menor pueden beneficiarse de él. Sin embargo, para fines de cumplimiento y seguridad, el seguimiento de lotes es indispensable para algunas industrias, incluyendo:

• Alimentación y bebidas.

  Incluso los alimentos no perecederos, como los productos enlatados u otros alimentos estables, tienen una fecha de caducidad. Aunque algunos pueden seguir siendo seguros para el consumo, no deberían venderse después de su fecha de caducidad. Los productos perecederos, como los lácteos o las carnes, frutas y verduras frescas, están sujetos a normas más estrictas, y la industria alimentaria se basa en el seguimiento de los lotes para garantizar la seguridad de los clientes. Al igual que la industria alimentaria, los fabricantes y distribuidores de bebidas hacen un seguimiento de los lotes de sus productos para controlar las fechas de caducidad o retirar del mercado los lotes contaminados. Para ello, conoce las principales características de un sistema para el seguimiento de la producción en la industria alimentaria.

• Salud y bienestar

  Los medicamentos, los equipos de protección individual (EPI), los productos cosméticos, los suplementos y los artilugios para el bienestar tienen un conjunto de normas de cumplimiento que deben seguir. El seguimiento de la producción por lotes garantiza el cumplimiento de cada lote antes de que los artículos individuales lleguen al cliente y ayuda a rastrear más rápidamente los productos potencialmente dañinos en caso de que sea necesario retirarlos.

• Productos derivados de materiales orgánicos

  Se suele exigir una fecha de caducidad si se ha utilizado una materia prima orgánica en la fabricación de un producto, como los pigmentos de pintura y el caucho natural. El seguimiento de los lotes se utiliza para controlar las fechas de caducidad y evitar la venta de existencias envejecidas. La pintura al óleo, por ejemplo, contiene altos niveles de compuestos orgánicos que limitan su vida útil a unos dos años.

Ventajas del seguimiento de la producción por lotes

Los principales beneficios del seguimiento de la producción por lotes provienen de la trazabilidad de principio a fin que hace posible. Cuando las empresas controlan la calidad y la vida útil de sus productos desde las materias primas hasta la posventa, obtienen una serie de ventajas. Entre ellas:

• Seguridad y cumplimiento: El seguimiento de la producción por lotes es fundamental para supervisar el inventario para el control de calidad y la seguridad, ya que, cuando se detectan problemas, todos los artículos de un lote relacionado pueden ser localizados rápida y eficazmente.
• Seguimiento de la fecha de caducidad: Los datos de la fecha de caducidad se utilizan en las estrategias de secuenciación de entregas, así como en el marketing y las promociones. El seguimiento de los lotes facilita la asignación de una fecha de caducidad a todo un lote, en lugar de a artículos individuales, y el seguimiento de las existencias que caducan pronto para, por ejemplo, lanzar promociones que aceleren las ventas. No dejes de leer estas 5 formas de lograr el aseguramiento de la calidad del producto en fábricas de alimentación.
• Secuenciación automatizada del inventario: Con el seguimiento de la producción por lotes, las empresas pueden establecer estrategias automatizadas de secuenciación del inventario, como FIFO o FEFO. Esto maximiza el valor del inventario al minimizar los posibles desperdicios.
• Procesos de retirada más fluidos: Aunque nadie quiere retirar productos del mercado, hacerlo antes de que surjan problemas mayores es esencial para la satisfacción del cliente a largo plazo. Cuando surge la necesidad de una retirada, el software de seguimiento de lotes puede ayudar a una empresa a enviar más rápidamente los mensajes adecuados a su cadena de suministro y a los clientes afectados.
• Mejora de la calidad del producto: Cuando se sabe qué materiales se utilizaron en un lote superior de productos, se puede seguir haciendo pedidos a los mejores proveedores y alejarse de los que suministran materiales inadecuados. Esto da lugar a productos de mayor calidad en general, lo que mejora la satisfacción de los clientes y aumenta los ingresos. ¿Quieres saber cómo llevar  un control de la calidad de procesos industriales con el uso de datos de manufactura?
• Mejor cadena de suministro: La misma capacidad de identificar lotes superiores que conduce a una mejor calidad de los productos también puede mejorar su cadena de suministro. El seguimiento de la producción por lotes ayuda a los empresarios a identificar y realizar más transacciones con los proveedores mejores y más rentables.
• Reducción de costos: El seguimiento de la producción por lotes permite tomar decisiones mejor informadas que pueden ahorrar dinero. El simple hecho de conocer el mejor momento para vender un lote de productos en función de su vida útil evita que las existencias envejezcan más allá de su fecha de venta. Del mismo modo, saber cuándo hay que retirar los productos evita los gastos de envío de reposición y los posibles costes legales.
• Menos errores de contabilidad: Los procesos automatizados que permite el software de seguimiento de lotes reducen los errores de contabilidad o la mala interpretación de los datos. La mejora de la visibilidad facilita el seguimiento de la ubicación de todos los artículos de un lote para determinar si todavía están en el inventario, en tránsito o ya se han vendido.

Estrategias de seguimiento de la producción por lotes

También conocidas como secuencias de entrega o cumplimiento, FIFO, LIFO y FEFO son las estrategias de gestión de inventario más comunes que permiten el seguimiento de la producción por lotes. Esto significa que, mediante el seguimiento de la vida útil y la fecha de caducidad de un lote, las empresas pueden establecer una secuencia automatizada para mover su inventario.

FIFO

Con el enfoque «primero en entrar, primero en salir», el inventario más antiguo siempre se vende primero. Útil para las empresas que venden productos alimentarios o de rápida rotación, esta estrategia es la más conocida y suele ser el método de control de existencias por defecto de las empresas. El FIFO garantiza que ningún producto permanezca en el inventario durante demasiado tiempo, independientemente de su vida útil o fecha de caducidad.

LIFO

Cuando los productos no tienen una fecha de caducidad natural, es posible mover primero los artículos producidos o adquiridos más recientemente. Pero esta estrategia de «el último en entrar, el primero en salir» se utiliza raramente, y normalmente sólo cuando no hay forma de acceder a los artículos más antiguos sin mover primero el nuevo producto. Se da en artículos apilables como cajas o bloques de construcción, productos vendidos a granel y almacenados en pilas como la arena o productos almacenados en sótanos o contenedores a los que sólo se puede acceder por un lado.

FEFO

En el caso de los productos con una fecha de caducidad clara, algunas empresas utilizan el sistema FEFO, es decir, primero en caducar, primero en salir. Independientemente de cuándo se hayan producido o adquirido, los productos con la fecha de caducidad más cercana a la fecha de compra se venden, consumen o eliminan primero. El FEFO es preferible al FIFO en el caso de productos perecederos como la fruta fresca, la carne y los productos lácteos. Hay que tener en cuenta que la fecha de producción y la de caducidad no siempre van de la mano: la frescura de los ingredientes, por ejemplo, puede hacer que la fecha de caducidad de un segundo lote se adelante a la de un lote producido anteriormente. Por ejemplo, supongamos que un fabricante de humus ha utilizado garbanzos más viejos en un lote hecho esta semana, pero ha utilizado ingredientes mucho más frescos en el lote de la semana pasada. Eso significa que el lote de esta semana puede requerir una fecha de caducidad más temprana, aunque se haya producido más tarde. En este caso, si se utilizara el sistema FIFO en lugar del FEFO, el humus con una vida útil más corta acabaría permaneciendo más tiempo en el almacén y podría envejecer más allá de su fecha de venta. Para estos casos puede resultar de gran utilidad saber cómo elegir los sistemas de gestión de inventario de almacén.

Aunque estas son las estrategias de secuenciación de lotes de inventario más conocidas, hay otras que tienen en cuenta factores adicionales. Algunas empresas, por ejemplo, prefieren la primera caducidad, vida útil mínima disponible (FEMAL), que mueve los productos en función de la fecha de caducidad, como FEFO, pero para los productos con caducidades similares elige primero los que tienen la vida útil restante más corta, siempre que esa vida útil restante sea mayor que un margen de caducidad mínimo calculado. Por su parte, el FESAL (primera caducidad, vida útil más corta) tiene en cuenta los cambios de temperatura que pueden acortar la vida útil restante de un producto. Los productos también pueden secuenciarse mediante una estrategia de entrada mínima, primera salida (LOFO), o según la entrada máxima, primera salida (HIFO). Las estrategias LOFO y HIFO tienen en cuenta las fluctuaciones de precios.

Sin embargo, estas estrategias alternativas se utilizan raramente y sólo en circunstancias muy limitadas. La regla general es utilizar el FIFO para los productos de rápida rotación, el FEFO para los perecederos y el LIFO cuando la estructura de almacenamiento no permite el acceso a los productos más antiguos.

Cómo configurar los números de lote

Los números de lote son códigos únicos utilizados para identificar una colección de productos específicos. Un número de lote se asigna a todos los productos que provienen del mismo fabricante en la misma fecha, hechos con los mismos materiales. Así, si surge un problema con un artículo, una empresa puede utilizar el número de lote del artículo para investigar el origen del problema y, si es necesario, retirar todo el lote del mercado.

Aparte de la necesidad de ser único, no hay otras reglas firmes para determinar los números de lote. Las empresas pueden incorporar tanta o tan poca información como consideren oportuno. A continuación se exponen algunas consideraciones clave para asignar números de lote:

• Asignar un número: La única manera de que una empresa pueda rastrear un lote específico con precisión es asignando un número único a cada lote. El principal requisito a la hora de establecer los números de lote es asegurarse de que no hay números duplicados y de que el código puede ser entendido por todas las personas relevantes de la empresa.
• Incluir la fecha de fabricación: Si es importante, las fechas pueden incorporarse a los números de lote para que los trabajadores puedan identificar la antigüedad de un producto con sólo echar un vistazo al código.
• Considerar las fechas de caducidad: Si procede, las fechas de caducidad también pueden codificarse en los números de lote.
• Tener en cuenta otras características: La información adicional, como los materiales utilizados o el color, también puede incorporarse al número de lote.
• Mantener una descripción detallada: Para cada número de lote único, el sistema de gestión de inventario debe mantener un registro de toda la información apropiada sobre los proveedores, los materiales y las ubicaciones relacionadas con cada lote. Esto es lo que crea la trazabilidad de extremo a extremo.

El seguimiento de la producción por lotes se simplifica con los sistemas de gestión de inventario

Si bien es posible que las pequeñas empresas asignen manualmente los números de lote y los rastreen hasta cierto punto, el software de gestión de la cadena de suministro e inventario agiliza enormemente el proceso, ahorrando tiempo y disminuyendo la posibilidad de errores humanos. El software de sistemas de gestión de inventario, automatiza el seguimiento del inventario y mejora la trazabilidad de todos los productos con el seguimiento de lotes y series. Con un software de inventario, las empresas pueden hacer un seguimiento del inventario desde los proveedores y las materias primas hasta la posventa, así como hacer un seguimiento de la cantidad y el coste de cada lote por motivos de transparencia e impuestos. También simplifica la gestión de las SKU definiendo una jerarquía de mercancías y aplicando automáticamente las actualizaciones realizadas en los artículos superiores a todos los subartículos del mismo lote. También permite a una empresa definir las mejores estrategias de secuencia de inventario para sus productos, impulsando la rentabilidad al garantizar que el inventario se utiliza de la manera más eficiente.

Conclusiones de seguimiento de la producción por lotes

Aunque sólo es un requisito legal para algunas industrias, el seguimiento de la producción por lotes ofrece beneficios para la mayoría de las organizaciones porque  aporta una mayor visibilidad y precisión a la gestión de inventarios, aumenta la seguridad y el control de calidad, y proporciona los medios para gestionar diferentes estrategias de secuenciación de inventarios que ayudan a las empresas a evitar la pérdida de existencias que se vuelven demasiado viejas para la venta. Indirectamente, el seguimiento de la producción por lotes también puede ayudar a una empresa a mantener o mejorar la satisfacción del cliente e incluso a aumentar la calidad del producto. Aunque el seguimiento manual de los lotes es posible, se necesita un buen software de gestión de inventarios para que las empresas obtengan la mayoría de estos beneficios.