Cómo emplear la automatización de pedidos con RFID para su preparación y expedición

¿Cuáles son los desafíos de la automatización de pedidos con RFID y la importancia de la eficiencia en este proceso?

La tecnología RFID implica una revolución en la forma de gestionar inventarios y envíos, mejorando significativamente la eficiencia y minimizando los errores. Por un lado, la velocidad de gestión aumenta exponencialmente ya que, en lugar de tener que escanear los productos uno a uno, se pueden manejar por lotes si están etiquetados.

Un problema habitual en la logística tradicional es el olvido de escanear alguna pieza. Imaginemos un operario que está a punto de escanear la pieza número 50 de un lote, pero se distrae por un comentario de su jefe y olvida hacerlo. Al final, cierra la orden con 49 piezas y las envía a China. La reclamación resultante y el costo de enviar una sola pieza a China son enormes. Este tipo de situaciones se eliminan por completo con el uso de la automatización de pedidos con RFID, ya que garantiza que el 100% de los mismos salgan de la planta completos. De esta manera, si hay algún problema con la entrega, sabemos que es un problema del transportista, no del envío original desde la planta.

Además, los clientes ahora reciben información digital y anticipada sobre sus pedidos. Esto significa que ya saben qué es lo que van a recibir, cuántas unidades y cuándo salió del almacén, de forma similar a como las principales tiendas online informan a sus clientes, pero a nivel industrial.

Por último, la toma de decisiones se ha vuelto mucho más dinámica y digital. Ya no se necesita confiar en tablas de Excel manuales, la información se puede acceder desde cualquier lugar y se presentan vistas personalizadas, simplificadas y 100% digitales. No es necesario generar ningún documento físico para contrastar cualquier problema. Con un simple escaneo, se obtiene toda la información necesaria.

¿Qué aporta la automatización de pedidos con RFID para mejorar los procesos?

La gestión de inventario y pedidos es una parte crucial de cualquier empresa, especialmente en el sector industrial. Una administración eficaz de estos elementos puede significar la diferencia entre una operación exitosa y problemas importantes que pueden llevar a costosos retrasos y errores. En este contexto, la automatización de pedidos con RFID (Identificación por Radiofrecuencia) se presenta como una solución altamente efectiva que aporta significativas mejoras en los procesos de logística y gestión de inventario.

Al incorporar la tecnología RFID en la automatización de pedidos, se logra:

1. Mejor precisión y eficiencia: Esta tecnología permite un seguimiento exacto de los productos en tiempo real, reduciendo notablemente los errores humanos asociados a los procesos manuales. Esto resulta en una aceleración del proceso de pedidos, un mejor rendimiento operativo y, por ende, una mayor satisfacción del cliente.
2. Reducción de costos: Al minimizar errores en la administración del inventario y en la preparación de pedidos, se evitan gastos innecesarios. Un ejemplo de ello puede ser el envío de una única pieza faltante, lo cual puede resultar en un coste exorbitante en términos de logística.
3. Certificación de completitud de pedidos: Con la automatización de pedidos con RFID, se puede garantizar que el 100% del mismo ha salido del almacén, eliminando posibles litigios con los clientes sobre la cantidad de productos enviados.
4. Mejora en la toma de decisiones: La disponibilidad de datos en tiempo real y accesibles desde cualquier ubicación permite un análisis más preciso y oportuno, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
5. Digitalización completa: La tecnología RFID elimina la necesidad de documentos físicos para contrastar o verificar pedidos. Todo el proceso se realiza digitalmente, lo que facilita la gestión y ahorra tiempo y recursos.

CONTENIDO ÚTIL – Ejemplos prácticos de aplicación de la tecnología RFID en el sector industrial

Beneficios de la automatización de pedidos con RFID para su preparación y expedición y primeros pasos para implantarlo

La implementación de un sistema RFID en una empresa requiere un conjunto de componentes fundamentales para su funcionamiento. Primero y principal, necesitamos etiquetas RFID y una impresora capacitada para la codificación de estas etiquetas. Cabe destacar que todos los grandes proveedores de hardware para trazabilidad in la industria tales como Zebra, Honeywell o Toshiba, entre otros, poseen en sus catálogos impresoras RFID, por lo cual la transición a dicho sistema es relativamente sencilla. Estos son los cimientos sobre los que se construye todo el sistema.

Las etiquetas RFID, pequeños dispositivos que almacenan información digital sobre el objeto al que están adheridos, son imprescindibles. Por otro lado, la impresora tiene la función de codificar esa información en las etiquetas para que luego puedan ser leídas por los lectores RFID. Sin estos dos elementos, no podríamos establecer un sistema funcional de automatización de pedidos con RFID.

Es importante tener en cuenta que, aunque parezca sencillo, el proceso de selección de las etiquetas y la impresora correcta puede ser complejo. Dependiendo del tipo de industria y de los productos que se vayan a manejar, es posible que se requieran diferentes tipos de etiquetas. Asimismo, la elección de la impresora correcta también puede variar en función de las necesidades de la empresa.

Una vez establecidos estos elementos básicos, es el momento de considerar cómo el sistema RFID se integrará con los procesos y sistemas existentes en la empresa. En algunos casos, puede requerir la incorporación de un software específico o la adaptación del software de gestión actual para poder beneficiarse de la automatización de pedidos con RFID.

Ahora, veamos más detalladamente cómo funciona este proceso en un caso práctico.

En este contexto, encontramos a un cliente que ya tiene un proveedor de confianza para sus impresoras, por ejemplo, Zebra Technology, líder mundial en este ámbito. Este cliente decide actualizar su impresora de un modelo A a un modelo B que incluye un codificador RFID. Además, su proveedor de impresoras también suministra las etiquetas RFID. Esta es una situación común en clientes de tamaño medio a grande que ya tienen establecido un sistema y proveedores en los que confían.

No obstante, existen otros casos donde el cliente aún no cuenta con estos recursos. En tal caso, la empresa Xymbot recurre a su red de proveedores de confiaza con los que ya tienen relaciones establecidas para proporcionar las impresoras y etiquetas, incluyendo el costo en su propuesta al cliente. Una vez que el cliente disponga de la impresora y las etiquetas RFID, las integran con el software necesario, ya sea un ERP existente o su propio software, según prefiera el cliente.

Tras esta fase inicial, el siguiente paso es la emisión de las etiquetas. El sistema de la empresa anteriormente mencionada puede manejar este proceso, permitiendo al cliente ingresar la información necesaria mediante formularios. Sin embargo, lo ideal es que el cliente ya cuente con un ERP. En ese caso, se integran con él para recibir la información de cada etiqueta que se imprime. Esta comunicación se realiza mediante servicios web, creando una conexión continua entre el sistema del cliente y ellos.

Una vez establecida esta conexión y con todo integrado en su sistema, se ocupan de la parte de etiquetado. Cada etiqueta está codificada y se asocia a un producto o servicio único.

Posteriormente, entra en juego su especialidad: la trazabilidad de estas etiquetas. El cliente etiqueta todos los productos a los que desea hacer seguimiento, y tiene dos opciones para este seguimiento. Una es semi-automática, utilizando una herramienta portátil como una tableta o un móvil. El usuario puede moverse por la planta escaneando y validando cada una de las acciones, con diferentes opciones disponibles en el software, como contrastar, emitir una nueva orden de servicio, cerrar pedidos, comprobar el estado de un pedido, entre otros.

La segunda opción es un seguimiento 100% automático. Toda la información está ya en el sistema, por lo que cuando una etiqueta cambia de posición (por ejemplo, de dentro del almacén a fuera), el sistema identifica esta información automáticamente. Se valida que ha pasado por un punto de control, certificando que todas estas etiquetas han pasado por allí, a una hora específica, por un sensor determinado, en una posición dada, en un instante concreto.

Cómo se puede optimizar la automatización de pedidos con RFID y la gestión de inventario 

La tecnología RFID ha revolucionado las formas de hacer negocios en varios sectores, especialmente en el sector industrial, donde la gestión de inventario y pedidos es un proceso de vital importancia. Estos sistemas de identificación automática permiten recopilar y gestionar datos con un mínimo esfuerzo humano, aportando una mayor eficiencia, precisión y transparencia al proceso de gestión del inventario.

En particular, la RFID puede contribuir significativamente a la optimización del proceso de pedidos. Al utilizar etiquetas RFID que contienen información específica del producto, se puede hacer un seguimiento de los productos en tiempo real a lo largo de la cadena de suministro. Esto facilita la identificación de artículos, mejora la precisión del inventario y permite un control más riguroso del stock en los almacenes.

Ahora bien, ¿cómo se puede gestionar el inventario de manera eficiente mediante la automatización de pedidos con RFID?. Veamos cómo con un ejemplo.

En un almacén, por ejemplo, se pueden tener varios puntos de almacenamiento o incluso almacenes separados, denominados almacén A y almacén B en distintas localizaciones. Con un sistema RFID 100% automático, todos los movimientos de mercancías entre estos almacenes se rastrean automáticamente cada vez que los productos cruzan ciertos puntos de control, como puertas de entrada y salida. Las antenas RFID pueden incluso detectar la dirección del movimiento, proporcionando información en tiempo real sobre si un producto ha sido movido desde o hacia un almacén específico.

En este caso, cada vez que un producto cruza un punto de control, se registra automáticamente en el sistema, reflejándose en el inventario del cliente. Este sistema de seguimiento automático proporciona una visión actualizada y precisa del stock en cada momento, eliminando el riesgo de errores humanos y proporcionando datos valiosos para mejorar la eficiencia del proceso de pedidos.

Además de este sistema completamente automatizado, también existe la opción semiautomática. En este caso, los trabajadores del almacén utilizan un dispositivo portátil, como una tableta o un teléfono móvil, equipado con un lector RFID para escanear los productos. Este método es especialmente útil para realizar controles de stock. Por ejemplo, un empleado puede pararse frente a una estantería con cientos de piezas de repuesto, hacer clic en su dispositivo y leer todas las piezas presentes. El sistema luego compara esta información con el stock registrado y emite alertas si hay discrepancias.

En la gestión de inventarios con RFID, se contemplan dos métodos principales, especialmente cuando se trabaja con dos espacios de almacenamiento, identificados como almacén A y almacén B.

El primer método es una operación completamente automática. Aquí, se establecen varios puntos de control, normalmente situados en las puertas de entrada y salida. Cuando un producto atraviesa uno de estos puntos, el movimiento se registra de inmediato en el sistema. Por ejemplo, si un artículo se traslada del almacén A al B, este cambio se refleja instantáneamente en la cantidad de stock del cliente. Esta configuración proporciona un seguimiento en tiempo real de los movimientos de productos, permitiendo un control constante y preciso del inventario.

Además, estas antenas o puntos de control pueden ser ajustados para detectar la dirección en la que se mueve el producto. Esto significa que el sistema puede diferenciar si un artículo ha entrado o salido de un almacén, basándose en la dirección de su movimiento respecto a la antena.

El segundo método combina la automatización con verificación manual, y es empleado por algunas empresas, las cuales emplean una tablet para chequear el inventario. Cuando desean hacer un control de existencias, se posicionan frente a un estante que contiene cientos de piezas de repuesto y escanean las etiquetas RFID. Dado que todos los identificadores de las piezas están registrados en el sistema, este puede proporcionar detalles exactos sobre el stock, como cuántas piezas de repuesto de un tipo específico quedan disponibles.

Este sistema también contrasta la información obtenida con el stock registrado. Si se detecta una discrepancia, por ejemplo, el sistema indica que hay 35 tornillos M2, pero el escaneo detecta solo 34, se activará una alerta. Esto proporciona un control más riguroso del stock y permite identificar y corregir errores de manera eficiente.

Este es solo un supuesto caso, pero te invitamos a conocer más ejemplos prácticos de aplicación de la tecnología RFID en el sector industrial, que te harán entenderlo mejor.

¿Cuáles son las consideraciones y desafíos al implementar la automatización de pedidos con RFID para la preparación de pedidos?

Uno de los principales desafíos y también una de las principales fortalezas de empresas como Xymbot, es proporcionar ahorros significativos de tiempo y mejorar la productividad en la cadena de suministro con la seguridad de que pueden acelerar el ritmo de las expediciones, llegando a automatizar al 100% del proceso. Esta automatización no solo agiliza las operaciones, sino que también minimiza los errores, ya que cada producto se controla y se contrasta automáticamente.

Al incorporar la tecnología para la automatización de pedidos con RFID, se podría aumentar la velocidad del sistema hasta en 35 veces en comparación con un sistema convencional. Además, también es posible contrastar la cantidad de productos que se han registrado en distintos puntos de control. Así, cuanto más puntos de control existan, más detallada será la información recogida sobre el movimiento de los productos.

Este sistema también ofrece la capacidad de auditar digitalmente la cadena de suministro. Con la recopilación de datos al 100% digital, se puede rastrear la procedencia de cada producto, su última ubicación y las actualizaciones del lote de productos. Esta visibilidad ayuda a prevenir sorpresas en el proceso logístico y reduce la posibilidad de reclamaciones, especialmente en lo que respecta a la logística inversa y las expediciones.

Por último, el sistema para la automatización de pedidos con RFID es considerablemente más sostenible que cualquier sistema basado en papel. Facilita la migración hacia un entorno totalmente digital, donde todos los procesos están automatizados y los niveles de alarma son personalizables. La información se distribuye a los niveles de acceso que el cliente elija, potencialmente a través de notificaciones electrónicas o por correo electrónico. Así, el cliente obtendrá una solución que no solo aumente la eficiencia, sino que también apoye los objetivos de sostenibilidad.

¿Qué tiene que considerar una empresa al implantar un sistema de automatización de pedidos con RFID?

El sistema de automatización de pedidos con RFID se puede ofrecer como un paquete completo, incluyendo tanto el software como el hardware necesarios para su funcionamiento, todo bajo una única licencia. Esto significa que el cliente dispondrá de una solución llave en mano lista para usarse. Lo único que requiere el cliente es una conexión a internet.

Usualmente, Xymbot usa su propia plataforma basada en la nube para ofrecer esta solución. Toda la inteligencia y funcionalidades están integradas en esta plataforma. Si el cliente opta por utilizar un dispositivo móvil o una tableta, simplemente necesitará conectarse a la red de su empresa. Xymbot se encargará de activar su perfil en la plataforma y el sistema proporcionará acceso a la cantidad de información necesaria según la jerarquía de cada usuario dentro de la compañía.

En el caso de un sistema de montaje estático, se visitará la planta del cliente o el lugar de instalación. Lo único que requeriría el cliente sería proporcionar un espacio adecuado, por ejemplo, una entrada o puerta. Una vez allí, se montarán los módulos necesarios, que vienen ya preensamblados. Estos módulos se atornillan a la pared o a cualquier viga metálica y, algunos casos, es posible proporcionar una estructura de rejilla donde montarlos.

Dependiendo de las necesidades específicas del cliente, se podrá utilizar su propia infraestructura o proporcionar una estructura metálica donde se montan las antenas. Una vez que se instala y se activa el sensor, el sistema está listo para funcionar.

El objetivo es minimizar cualquier gasto de infraestructura para el cliente. Todo lo necesario se proporciona a través de la empresa y está incluido en el paquete de licencia de hardware y software.

¿Cuáles son las mejoras en la precisión y visibilidad de la automatización de pedidos con RFID?

La gestión de pedidos ha sido uno de los procesos clave en las operaciones de logística y cadena de suministro de las empresas durante muchos años. Tradicionalmente, este proceso ha implicado una considerable cantidad de trabajo manual, lo que puede dar lugar a errores humanos, inexactitudes en el seguimiento de los pedidos y problemas de visibilidad en toda la cadena de suministro. Sin embargo, con el uso de la automatización de pedidos con RFID, esta tarea ha experimentado una transformación radical.

La tecnología para la automatización de pedidos con RFID utiliza ondas de radio para identificar y rastrear objetos mediante la utilización de etiquetas que se adhieren a los productos. Estas etiquetas contienen un transpondedor RFID que almacena información digital sobre el producto, como su identificación única, ubicación y otras características relevantes. Cuando estas etiquetas pasan cerca de un lector RFID, se activan y transmiten la información almacenada al lector, lo que permite un seguimiento eficiente y en tiempo real de los productos.

El uso de la automatización de pedidos con RFID ha permitido a las empresas automatizar muchos de los procesos que antes eran manuales, aumentando significativamente la eficiencia y precisión de estas operaciones. La capacidad de rastrear y monitorizar los productos a lo largo de toda la cadena de suministro en tiempo real ha proporcionado a las empresas una visibilidad sin precedentes de sus operaciones, permitiéndoles identificar y solucionar problemas en tiempo real, optimizar la gestión de inventario y mejorar la satisfacción del cliente.

Pero, ¿qué significa exactamente esto en la práctica? A continuación, vamos a detallar algunas de las principales mejoras que la automatización de pedidos con RFID puede aportar a una empresa:

1. Precisión en el seguimiento de productos: Las etiquetas RFID permiten un seguimiento detallado y preciso de los productos a lo largo de toda la cadena de suministro. Al ser leídas automáticamente por los lectores RFID, las posibilidades de errores humanos se reducen considerablemente, aumentando así la precisión del proceso de pedidos.
2. Inventario en tiempo real: La capacidad de la tecnología RFID para rastrear los productos en tiempo real mejora la visibilidad del inventario. Esto permite a las empresas tener una mejor comprensión de sus niveles de stock en todo momento, lo que puede conducir a una mejor gestión de inventario y a una reducción de los costos asociados con el exceso de stock o con la falta de productos.
3. Velocidad en el procesamiento de pedidos: La automatización de pedidos con RFID puede aumentar significativamente la velocidad a la que se procesan los pedidos. Como las etiquetas RFID pueden ser leídas a distancia y simultáneamente, el tiempo requerido para procesar un pedido puede reducirse enormemente en comparación con los métodos tradicionales de seguimiento de pedidos.
4. Visibilidad mejorada de la cadena de suministro: La automatización de pedidos con RFID proporciona una visibilidad completa y en tiempo real de la cadena de suministro. Esto permite a las empresas identificar y corregir cualquier problema en la cadena de suministro a medida que surgen, mejorando así la eficiencia y la productividad.
5. Reducir los errores en la entrega: La capacidad de rastrear y verificar los pedidos con precisión reduce la posibilidad de errores en la entrega, lo que puede llevar a una mayor satisfacción del cliente y a una reducción de los costos asociados con las devoluciones y reenvíos.

Conclusiones de la automatización de pedidos con RFID

La implementación de tecnología RFID en el proceso de gestión de pedidos, su preparación y expedición, constituye una revolución en términos de eficiencia, precisión y visibilidad en la cadena de suministro. La automatización de pedidos con RFID ofrece la oportunidad de optimizar significativamente las operaciones de las empresas, reducir costos, mejorar la precisión en la gestión de inventario y, lo más importante, aumentar la satisfacción del cliente mediante la entrega rápida y precisa de los productos.

Cada empresa, dependiendo de su tamaño, sector y necesidades particulares, podrá adoptar y adaptar la tecnología RFID de diferentes formas. Sin embargo, todas las empresas pueden beneficiarse de sus ventajas: la eliminación de la necesidad de trabajo manual para el seguimiento de los productos, la disminución de errores humanos, la mejora en la visibilidad total de la cadena de suministro y la optimización de la eficiencia operativa.

En el caso específico de Xymbot, proporcionan una solución integral que incluye tanto el hardware como el software necesario para la implementación de RFID. Su objetivo es proporcionar un servicio «llave en mano» que permita a las empresas comenzar a funcionar con la mínima interrupción de sus operaciones diarias. Se esfuerzan en ofrecer un sistema que sea fácil de instalar, con mínima necesidad de infraestructura y completamente personalizable para adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente.

Es importante subrayar que, para lograr una implementación exitosa de la tecnología RFID, es imprescindible realizar un análisis detallado de las necesidades de la empresa, seleccionar el equipo de RFID adecuado y contar con el asesoramiento y soporte de expertos en la materia. El equipo de Xymbot, se enorgullece de brindar esa asesoría y soporte, trabajando estrechamente con nuestros clientes en cada paso del camino.

El uso de la automatización de pedidos con RFID representa un paso significativo hacia la creación de una cadena de suministro inteligente y altamente eficiente. En la época actual, cada vez más competitiva y digitalizada, las empresas que se adelantan en el uso de estas tecnologías tendrán una ventaja decisiva en el mercado. Por lo tanto, la pregunta clave no es si una empresa debería implementar la tecnología RFID, sino cuándo y cómo hacerlo de la manera más efectiva y eficiente posible.

Si estás buscando una manera de optimizar la gestión de tu inventario y la expedición de pedidos, mejorar la precisión y eficiencia, y proporcionar un mejor servicio al cliente, la solución RFID de trazabilidad 360º para empresas inteligentes de Xymbot podría ser la respuesta.