Problemas comunes en la expedición de mercancías y gestión de inventarios en el sector industrial

La gestión de inventario es una tarea desalentadora. El proceso y los resultados afectan todos los aspectos de tu negocio. Para ayudarte, aquí tienes 20 desafíos comunes en la gestión de inventario que debes tener en cuenta en tu cadena de suministro.

Seguimiento inconsistente

Utilizar procedimientos manuales de seguimiento de inventario en diferentes software y hojas de cálculo presenta una serie de limitaciones y desafíos técnicos que pueden afectar negativamente la eficiencia y precisión de la gestión de inventario.

En primer lugar, esta práctica consume mucho tiempo. La recopilación, actualización y reconciliación manual de datos en múltiples plataformas requiere un esfuerzo significativo y puede llevar mucho tiempo. Además, cada vez que se realiza una actualización en una hoja de cálculo o en un software individual, es necesario asegurarse de reflejar esos cambios en todas las demás ubicaciones donde se registra el inventario. Esto puede resultar en una duplicación de esfuerzos y en una mayor probabilidad de cometer errores.

Además, el seguimiento manual del inventario es propenso a errores. La entrada de datos manual puede llevar a errores de escritura, omisiones y discrepancias entre las diferentes hojas de cálculo y sistemas de software. Estos errores pueden tener consecuencias graves, como la falta de inventario o la sobreventa de productos, lo que afecta negativamente las operaciones comerciales y la satisfacción del cliente.

Otra limitación es la falta de centralización y visibilidad. Al utilizar múltiples sistemas y hojas de cálculo, es difícil obtener una vista completa y actualizada del inventario en tiempo real. Esto puede dificultar la toma de decisiones informadas y la planificación efectiva de la demanda. Además, la falta de integración con funciones contables puede resultar en una falta de coherencia en los registros financieros y dificultades para realizar un seguimiento preciso de los costos de inventario y los márgenes de beneficio.

Para superar estos desafíos, incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse de un sistema centralizado de seguimiento de inventario. Este sistema debería incluir funciones contables integradas, lo que permite una gestión más eficiente y precisa de las existencias. Un sistema centralizado permite una entrada de datos más rápida y precisa, evita la duplicación de esfuerzos y mejora la visibilidad en tiempo real de las existencias en todos los niveles de la cadena de suministro.

Además, un sistema centralizado de seguimiento de inventario ofrece una mayor automatización y la capacidad de generar informes detallados y análisis en tiempo real. Esto facilita la toma de decisiones informadas, la identificación de tendencias y la optimización de los niveles de inventario. También permite una mejor integración con otros sistemas empresariales, como la gestión de ventas y la planificación de la producción, lo que mejora la eficiencia general de la cadena de suministro.

Utilizar procedimientos manuales de seguimiento de inventario en diferentes software y hojas de cálculo presenta desafíos técnicos significativos. La adopción de un sistema centralizado de seguimiento de inventario con funciones contables integradas puede mejorar drásticamente la eficiencia, precisión y visibilidad en la gestión de inventario, beneficiando tanto a pequeñas como a grandes empresas.

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Eficiencia en el almacén

El control de inventario en el almacén requiere mucho trabajo y implica varios pasos, como recepción y colocación, selección, embalaje y envío. El desafío consiste en realizar todas estas tareas de la manera más eficiente posible.

Datos inexactos

Necesitas saber, en cualquier momento dado, exactamente qué inventario tienes. Han quedado atrás los días en que el inventario se podía contar una vez al año con un enfoque en el que todos participan.

Cambios en la demanda

La demanda de los clientes está cambiando constantemente. Mantener demasiado inventario podría dar lugar a inventario obsoleto que no puedes vender, mientras que mantener muy poco podría dejarte sin poder cumplir con los pedidos de los clientes. Estrategias de pedido para los productos principales, así como tecnología para crear y ejecutar un plan de inventario, pueden ayudar a compensar los cambios en la demanda.

Visibilidad limitada

Cuando tu inventario es difícil de identificar o localizar en el almacén, se producen envíos incompletos, inexactos o retrasados. Recibir y encontrar el stock adecuado es vital para las operaciones eficientes del almacén y para ofrecer una experiencia positiva al cliente.

Documentación manual

Gestionar el inventario con documentos y procesos manuales conlleva una serie de limitaciones y desafíos que afectan la eficiencia y la seguridad de las operaciones.

En primer lugar, el uso de documentos y procesos manuales para el inventario es tedioso y consume mucho tiempo. Requiere una cantidad significativa de esfuerzo humano para recopilar, registrar y actualizar la información del inventario en papel o en hojas de cálculo físicas. Esto puede resultar en una pérdida de tiempo y recursos valiosos que podrían asignarse a otras tareas más estratégicas.

Además, la gestión del inventario con documentos y procesos manuales es propensa a errores humanos. La entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores de escritura, omisiones y discrepancias en los registros. Estos errores pueden tener consecuencias graves, como la falta de stock o la sobreventa de productos, lo que puede afectar negativamente las operaciones comerciales y la satisfacción del cliente.

Otro desafío importante es la falta de seguridad. Los documentos físicos y las hojas de cálculo pueden ser vulnerables a pérdidas, daños o acceso no autorizado. Además, la falta de un seguimiento adecuado de las transacciones y movimientos de inventario puede dificultar la identificación de irregularidades, como el robo o la pérdida de inventario.

Además de estos desafíos, la gestión de inventario manual no se puede escalar fácilmente a través de múltiples almacenes o ubicaciones con grandes volúmenes de stock. A medida que crece la operación y se expande la cadena de suministro, se vuelve cada vez más difícil coordinar y mantener actualizados los registros de inventario en todas las ubicaciones de manera eficiente y precisa.

Para superar estos desafíos, es recomendable implementar un sistema de gestión de inventario automatizado y digitalizado. Estos sistemas utilizan tecnología de punta, como códigos de barras, escáneres y software especializado, para agilizar y mejorar la precisión de las operaciones de inventario. Proporcionan un seguimiento en tiempo real, permiten la generación de informes detallados y facilitan la integración con otros sistemas empresariales, como el punto de venta y la gestión de pedidos.

Al adoptar un enfoque digitalizado en la gestión de inventario, se mejora la eficiencia, la precisión y la seguridad de las operaciones. Además, estos sistemas son escalables y pueden adaptarse fácilmente a medida que el negocio crece y se expande a múltiples ubicaciones.

Stock problemático

El stock perecedero y frágil requiere planes especializados de cuidado y almacenamiento. Y el inventario de alto valor necesita estrategias específicas de prevención de pérdidas y controles de inventario.

Complejidad de la cadena de suministro

Las cadenas de suministro globales cambian a diario, lo que pone una carga en tus operaciones de planificación y gestión de inventario. Los fabricantes y distribuidores mayoristas que dictan cuándo, dónde y cómo se envía tu inventario requieren flexibilidad y ofrecen plazos de entrega impredecibles.

Gestión del espacio en el almacén

Gestionar eficientemente el espacio es una tarea intimidante. Planificar y diseñar espacios de almacén con plataformas de gestión de inventario te ayuda a controlar mejor el momento de las entregas de nuevo stock. Puede tener en cuenta factores importantes, como el espacio disponible. Lee más sobre las diferencias entre la gestión de almacén y la gestión de inventario.

Gestión insuficiente de pedidos

Uno de los desafíos más comunes para una sólida gestión de inventario es evitar la sobreventa de productos y quedarse sin stock. Utilizar datos históricos y tendencias estacionales puede ayudarte a predecir con precisión los pedidos de los clientes.

Competencia creciente

Las cadenas de suministro globalizadas están sujetas a cambios económicos impredecibles y fuerzas del mercado que afectan a la competencia por materias primas. A veces, las pequeñas empresas se enfrentan a la decisión de competir por materiales de alta demanda o mantener suficiente inventario para controlar los costos.

Evolución del embalaje

El uso de embalajes compostables o la eliminación del embalaje por completo para reducir los residuos presenta nuevos obstáculos para el diseño y almacenamiento del almacén. Incluso puede implicar la necesidad de nuevos equipos o una vida útil más corta para algunos artículos.

Ampliación de cartera de productos

Muchas estrategias de venta en línea eliminan la necesidad de grandes centros de distribución de almacén. Estas estrategias facilitan la expansión del inventario y la diversificación de la cartera de productos, pero requieren tecnología y recursos para realizar pedidos, envíos y seguimiento.

Exceso de stock

Mantener demasiado stock puede ser tan problemático como tener muy poco. El exceso de stock afecta al flujo de efectivo del negocio y conduce a problemas relacionados con el inventario, como el almacenamiento y las pérdidas.

Pérdida de inventario

La pérdida de inventario debido a deterioro, daño o robo puede ser un problema en la cadena de suministro. Requiere identificar, rastrear y medir las áreas problemáticas.

Planificación deficiente de la producción

La planificación de la producción es vital para evitar retrasos en la fabricación y sobrecostes. Si no se hace correctamente, puede afectar las previsiones de ventas y la programación de proyectos.

Falta de experiencia

Puede ser difícil encontrar gerentes de inventario capacitados que sean hábiles en la última tecnología y puedan mejorar la estrategia de inventario. Simplemente actualizar tu plataforma de gestión de inventario con una serie de funciones no es suficiente. Necesitas una gestión capaz.

Comunicación deficiente

La comunicación y la colaboración son clave. Cuando los departamentos son apáticos a la hora de compartir información, se dificulta la identificación de las tendencias del inventario y la búsqueda de formas de mejora.

Procesos ineficientes

Los procedimientos de gestión de inventario manuales y de baja tecnología no parecen ser un desafío abrumador cuando el inventario es pequeño y solo hay una ubicación de almacén para gestionar. Pero a medida que aumenta el volumen de ventas y se expande el inventario, los procedimientos operativos estándar ineficientes, laboriosos y de baja tecnología son difíciles de escalar.

Soluciones para superar los desafíos de la gestión de inventario

La gestión de inventario es sumamente compleja. Aquí tienes algunas soluciones para los desafíos comunes de gestión de inventario mencionados anteriormente.

Seguimiento Centralizado y Tecnología RFID

Considera actualizar a un software de seguimiento que brinde funciones automatizadas para reordenar y aprovisionar, utilizando tecnología RFID (Identificación por Radiofrecuencia). Las plataformas de gestión de inventario con tecnología RFID permiten un seguimiento centralizado y en tiempo real de los productos a través de etiquetas RFID, lo que brinda una visibilidad precisa y actualizada del inventario en todo momento.

Rendimiento Transparente

Mide y reporta métricas de rendimiento del almacén, como rotación de inventario, satisfacción del cliente y velocidad de procesamiento de pedidos, para superar las ineficiencias del almacén. Comparte estos datos con los empleados y proveedores para fomentar la transparencia y mejorar la colaboración en la cadena de suministro.

Auditoría de Stock

Implementa procesos frecuentes de auditoría de stock utilizando tecnología RFID para contar y rastrear el inventario de manera más eficiente y precisa. Las etiquetas RFID permiten una identificación automática y rápida de los productos, lo que reduce los errores humanos y proporciona datos de inventario actualizados en tiempo real.

Pronóstico de Demanda

Utiliza herramientas de pronóstico de demanda en tu plataforma de gestión de inventario, que se integren con datos de ventas y otros factores relevantes, como la disponibilidad de materias primas y las tendencias del mercado. Esto te ayudará a predecir con mayor precisión la demanda futura y ajustar tu inventario en consecuencia.

Añadir Imágenes

Mejora tu base de datos de inventario agregando imágenes de productos. Esto facilitará la identificación visual de los productos y ayudará a evitar confusiones y errores en los procesos de compra y recepción.

Ir sin Papel

Opta por soluciones sin papel en tus operaciones de inventario. Utiliza dispositivos móviles con tecnología RFID para realizar transacciones electrónicas, como facturas y órdenes de compra, eliminando la necesidad de documentación en papel y reduciendo el riesgo de errores manuales.

Control Preventivo

Implementa sistemas de control preventivo utilizando tecnología RFID para gestionar inventario problemático, como productos perecederos o frágiles. Las etiquetas RFID pueden ayudar a monitorear la vida útil de los productos y activar alertas automáticas cuando se acerque su fecha de vencimiento o cuando se detecten condiciones adversas en el almacenamiento.

Medir Niveles de Servicio

Utiliza tecnología RFID para rastrear y monitorear el rendimiento de tus proveedores. Las etiquetas RFID permiten un seguimiento preciso de los envíos, la detección de errores y la gestión de reclamos. Utiliza estos datos para identificar y solucionar problemas en la cadena de suministro y mejorar la calidad del servicio.

Optimizar Espacio

Utiliza tecnología RFID para optimizar el espacio de almacenamiento. Las etiquetas RFID permiten una gestión más precisa y eficiente de la ubicación de los productos en el almacén, lo que facilita la planificación del espacio y agiliza los procesos.

Automatizar Reordenamientos con Tecnología RFID

El inventario pendiente de reordenación retrasa la producción y genera malas experiencias para los clientes. Utiliza un software de gestión de inventario que permita establecer puntos de reordenación automáticos basados en niveles de stock predefinidos y disponibilidad actual para evitar la sobreventa.

Stock de Seguridad

Mantén un stock de seguridad para compensar las interrupciones en la cadena de suministro y ayudar a gestionar los tiempos de entrega prolongados debido a la competencia internacional en constante cambio por materias primas. Una planificación adecuada del inventario ayuda a las operaciones a adaptarse a las dinámicas cadenas de suministro globales.

Clasificación de Inventario

Crea clasificaciones de inventario para gestionar las tendencias cambiantes, como las iniciativas de embalaje para reducir el desperdicio de plástico. Categoriza el stock por tipo de embalaje, dimensiones y producto. Utiliza esta información para controlar mejor los costos de envío y la ubicación de almacenamiento.

Almacenamiento en Múltiples Ubicaciones

Utiliza características de gestión de almacén en múltiples ubicaciones para rastrear y controlar inventarios en expansión. Aprovecha los horarios de recepción y colocación con alertas automatizadas de seguimiento de inventario y funciones de programación que permiten mantener un registro de la ubicación del almacén y del inventario en tránsito.

Aprovechar los Tiempos de Entrega

Ten en cuenta los tiempos de entrega al realizar pedidos de productos con alta demanda. Realiza un seguimiento y gestiona tu inventario de alta demanda utilizando datos de conteo cíclico para establecer puntos de reordenación automáticos y tiempos de entrega promedio para prevenir la falta de stock.

Reducir el Error Humano

Utiliza procesos de control de inventario, como la recepción ciega con códigos de barras y escáneres móviles, para prevenir errores humanos, manipulación de inventario y disminución de existencias debido a robos o negligencia.

Planificar la Demanda

Utiliza un sistema de gestión de inventario con funciones avanzadas de pronóstico de demanda e informes para priorizar tu inventario más importante. Ten en cuenta la disponibilidad del 20% superior de inventario que genera el 80% de la demanda de tus clientes. Para obtener más información sobre la planificación de inventario y el pronóstico de demanda, lee nuestra guía esencial para la planificación de inventario.

Subcontratar la Experiencia

Considera externalizar a un experto en gestión de inventario. Contrata capacitación presencial y brinda soporte en línea para ayudar a los empleados a seguir las mejores prácticas para trabajar con las características técnicas del software de gestión de inventario.

Colaboración en Tableros de Control

Introduce tableros de control con interfaces simples que muestran datos de inventario en tiempo real. Tener todo en una pantalla ayuda a eliminar barreras de comunicación entre contabilidad, ventas y operaciones de almacén.

CONTENIDO ÚTIL – Ejemplos prácticos de aplicación de la tecnología RFID en el sector industrial

Cómo superar los desafíos de expedición de mercancías con sistemas de trazabilidad RFID

Superar los desafíos de expedición de mercancías utilizando sistemas de trazabilidad RFID puede ser altamente beneficioso para mejorar la eficiencia y precisión de las operaciones logísticas. Aquí hay algunas estrategias para hacerlo:

1. Implementar etiquetas RFID: Utiliza etiquetas RFID en tus productos y embalajes. Estas etiquetas contienen información codificada que se puede leer de forma inalámbrica utilizando lectores RFID. Al aplicar etiquetas RFID a tus productos, podrás rastrear y registrar automáticamente la información de envío, como números de serie, fechas de fabricación y caducidad, y ubicaciones en tiempo real.
2. Control de inventario en tiempo real: Los sistemas de trazabilidad RFID permiten un seguimiento en tiempo real del inventario a medida que se mueve a través de la cadena de suministro. Esto significa que puedes obtener información precisa y actualizada sobre la ubicación exacta de los productos en todo momento. Al conocer la ubicación exacta de los productos en el almacén, puedes agilizar el proceso de expedición y minimizar los errores de envío.
3. Automatizar la recepción y expedición: Utiliza lectores RFID en los puntos de entrada y salida de mercancías para automatizar los procesos de recepción y expedición. Al escanear las etiquetas RFID, se registra automáticamente la entrada o salida de los productos en el sistema, lo que elimina la necesidad de registros manuales y reduce los errores humanos.
4. Optimizar la planificación de rutas: Utiliza los datos de trazabilidad RFID para optimizar la planificación de rutas de expedición. Al conocer la ubicación exacta de los productos en el almacén, puedes diseñar rutas de envío eficientes y minimizar los tiempos de entrega. Esto puede ayudar a reducir los costos de transporte y mejorar la satisfacción del cliente al entregar los productos de manera rápida y precisa.
5. Prevenir pérdidas y robos: Los sistemas de trazabilidad RFID pueden ayudar a prevenir pérdidas y robos de mercancías. Al monitorear constantemente el movimiento de los productos a través de lectores RFID, puedes detectar cualquier discrepancia entre el inventario registrado y el inventario físico. Esto te permite identificar y abordar rápidamente cualquier problema de pérdida o robo de productos.
6. Integración con sistemas de gestión de inventario: Asegúrate de que tu sistema de trazabilidad RFID esté integrado con tu sistema de gestión de inventario. Esto permite una sincronización en tiempo real de los datos de trazabilidad con el inventario registrado. Al tener una visión completa y precisa de tu inventario, puedes tomar decisiones informadas sobre la expedición de mercancías y evitar problemas de falta o exceso de stock.

Al superar los desafíos de expedición de mercancías con sistemas de trazabilidad RFID, podrás agilizar tus operaciones logísticas, mejorar la precisión de los envíos y garantizar una experiencia positiva para tus clientes. La implementación de tecnología RFID puede ser una inversión valiosa a largo plazo para optimizar tus procesos de expedición y aumentar la eficiencia general de tu cadena de suministro.