10 funcionalidades de un CMMS que sirven para mejorar los procesos industriales

Existen una serie de funcionalidades de un CMMS que ayudan a realizar un seguimiento de los activos físicos de tu planta, así como también a gestionar el mantenimiento de todos y cada uno de estos equipos. El software CMMS proporciona soporte de gestión, mantenimiento de datos y seguimiento de activos como una flota de entrega para que siempre puedas identificar la ubicación de cada vehículo.

El software CMMS también hace registros de mantenimiento y reparaciones, localiza las piezas o materiales requeridos, rastrea los costes asociados y administra los flujos de trabajo relacionados. Todas estas funcionalidades de un CMMS mejoran la productividad general de su organización, al reducir el tiempo de inactividad normalmente asociado con las tareas relacionadas con el equipo.

Una vez dicho esto, y luego de haber visto los 10 principales beneficios de un CMMS, conozcamos las funcionalidades de las cuales estamos hablando en este artículo:

1. Estandarizar los procesos de mantenimiento. Una forma probada y verdadera de hacer que el mantenimiento sea más eficiente es utilizar una herramienta que sepa que funciona bien en una situación determinada. Comenzar desde cero con cada MP, reparación o informe llevará más tiempo y generará tiempo de inactividad y costos adicionales. Un CMMS te brinda el poder de crear listas de verificación de mantenimiento, flujos de trabajo y plantillas de informes, y más para hacer las tareas más fáciles y rápidas. También hace que estos recursos estén disponibles digitalmente, para que todos puedan acceder a la misma información, seguir las mismas mejores prácticas y hacer el trabajo lo más rápido posible.
2. Mejorar el acceso a los recursos de mantenimiento. La falta de conocimiento centralizado significa tener que localizar a alguien, barajar pilas de papel o buscar en un ordenador para encontrar la solución a una avería. Estas pequeñas ineficiencias conducen a problemas mayores, como más tiempo de inactividad y auditorías fallidas. Un CMMS hace que los recursos de mantenimiento estén fácilmente disponibles para cualquier persona, en cualquier momento, proporcionando un centro de información centralizado. Adjunte videos, manuales, listas de tareas, informes de accidentes, requisitos de inventario y más a cualquier equipo u orden de trabajo para ayudar a los técnicos a realizar las tareas en menos tiempo.
3. Seguimiento de las métricas de mantenimiento. Las métricas de mantenimiento traducen la acción en números para que pueda medir el desempeño de todos y de todo en su operación. Te permiten conectar causa y efecto para que pueda tomar mejores decisiones y mejorar su operación. No puede realizar un seguimiento de las métricas sin las herramientas, los procesos y las personas adecuadas. El software CMMS es la parte de las “herramientas” de esta ecuación. Captura los números y realiza un seguimiento de las métricas a lo largo del tiempo para que pueda obtener una visión a largo plazo de su rendimiento. También facilita el análisis de métricas y estrategias de ajuste fino basadas en los datos.
4. Informe sobre indicadores clave de rendimiento relevantes. Los KPI de mantenimiento te ayudan a identificar problemas crónicos de equipos y compararlos con los estándares de la industria. Sin embargo, compilar informes de KPI con Excel o lápiz y papel puede resultar tedioso y provocar errores. El software CMMS te permite recopilar datos de diversas áreas de su operación de mantenimiento y darles sentido con plantillas de informes. Tener una mejor comprensión de sus KPI te ayuda a agregar valor o reducir el riesgo con pequeños cambios. Analiza tendencias rápidamente, detecta problemas recurrentes, realiza un seguimiento de los costes y más.
5. Recopile actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real. Ser capaz de realizar un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo es fundamental para limitar la acumulación, crear programas efectivos, planificar la producción y elaborar presupuestos. Si las personas adecuadas no tienen visibilidad de las órdenes de trabajo, se genera más tiempo de inactividad, mayores costes y una toma de decisiones desinformada. Un CMMS te ayuda a evitar estos escenarios. El CMMS proporciona actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real, como el estado de prioridad, a quién se le asigna y cuánto tiempo lleva, para que puedas asignar recursos adicionales si es necesario. El CMMS también notifica al personal de producción cuando los activos vuelven a estar en línea, para que puedan volver a trabajar sin demora.
6. Acceder a información histórica. Es difícil administrar un activo a lo largo de todo su ciclo de vida si no conoces su historial. Incluso, si tus técnicos saben todo sobre el pasado de un activo, las altas tasas de rotación y jubilación significan que esta información nunca está lejos de perderse para siempre. Un CMMS proporciona una defensa contra este tipo de fuga de cerebros. Cada activo tiene su propio registro único que detalla todo lo que se le ha hecho, desde reparaciones hasta inspecciones, horas de trabajo y más. Los técnicos pueden acceder rápidamente a estos registros para ayudar con los MP o solucionar problemas.
7. Asegurarse de que todos los trabajos sean seguros. No importa si un trabajo se hace rápidamente si no se hace de forma segura. Las posibilidades de un accidente aumentan cuando la seguridad no forma parte del proceso de planificación. Asegurarse de que cada trabajo sea seguro agrega algunos pasos adicionales al crear una orden de trabajo, pero vale la pena para mantener saludable a tu equipo. Un CMMS facilita la creación de órdenes de trabajo que tienen en cuenta el bienestar del equipo de mantenimiento. Puede agregar listas de verificación, hojas de datos de seguridad de materiales, procedimientos de seguridad y el PPE requerido para estar seguro de que los técnicos están haciendo un trabajo de manera segura y evitando riesgos.
8. Prepararte para las auditorías. Las auditorías no siempre son fáciles de aprobar y es aún más difícil sin las herramientas y los conocimientos técnicos adecuados. Y la perspectiva de fallar en una auditoría trae consigo enormes dolores de cabeza y el riesgo de perder miles o millones de dólares. El software CMMS hace que sea más fácil y rentable prepararte para una auditoría. Ayuda a facilitar las rondas de inspección y permite buscar en el sistema registros de mantenimiento de un determinado activo o período de tiempo. Documentar las actividades de cumplimiento también es más sencillo con un CMMS, ya que le brinda la oportunidad de crear informes y almacenar fotografías.
9. Eliminar infracciones de seguridad y multas. Las infracciones de seguridad provocan más accidentes y pueden afectar los resultados finales, lo que les cuesta a las empresas millones de euros en multas. Estas violaciones a menudo ocurren cuando a las personas les falta información, las expectativas no son claras y la comunicación se interrumpe. Un CMMS puede ser la solución a estos problemas. Los procedimientos de seguridad se pueden hacer más accesibles y visibles en listas de verificación y perfiles de activos. Los técnicos pueden activar estos procedimientos en sus teléfonos en cuestión de segundos para que nunca se pierdan instrucciones de seguridad importantes que podrían conducir a una infracción.
10. Gestionar la formación en seguridad. La formación es un elemento clave de la seguridad; se ha demostrado que reduce las lesiones en un 24%. También conduce a menos averías y costes imprevistos. Aunque la capacitación en seguridad es crucial, todo, desde un mal momento hasta la necesidad de habilidades especializadas, puede obstaculizar los planes mejor trazados de tu equipo. El software CMMS puede ayudar a eliminar los obstáculos en el camino de una formación de seguridad adecuada. Un CMMS te permite almacenar y rastrear información de salud y seguridad para técnicos, como certificaciones. También puede obtener informes de seguridad del CMMS para decidir qué tipo de capacitación debe priorizarse.

Cada persona en una instalación tiene un objetivo diferente, desde completar el mantenimiento hasta realizar un seguimiento de las métricas o reducir los costes. Independientemente de lo que esté tratando de lograr, el software CMMS lo hace más fácil de conseguir. El valor real del software de mantenimiento no radica en sus características, sino en la forma en que se utilizan esas herramientas para eliminar ineficiencias, identificar áreas de oportunidad y maximizar el talento en tus instalaciones. Un CMMS hace que todo esto sea posible y más.

Ya que estás interesado en saber más sobre las funcionalidades de un CMMS que sirven para mejorar los procesos industriales, te invitamos a revisar la lista de verificación para el mantenimiento en profundidad de bombas centrífugas, así como también a suscribirte a nuestro Newsletter, un boletín que te brinda contenido técnico acerca de las mejores soluciones tecnológicas para plantas industriales, enfocadas en automatización y mantenimiento.