Software para la gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento

El trabajo de mantenimiento es interminable pero los equipos de mantenimiento, no. Para tener éxito en ese trabajo, lo mejor es contar con un software para la gestión de órdenes de trabajo para elevar el nivel e implementar las mejores prácticas en este ámbito.

¿Qué es la gestión de órdenes de trabajo?

La gestión de órdenes de trabajo es la manera de gestionar muchas órdenes de trabajo a la vez por lo que se necesita un sistema. En una situación ideal, sólo entran unas pocas órdenes de trabajo al día, que pueden cumplirse rápidamente a bajo coste. Sin embargo, la realidad de la organización es compleja, y con ello, los requisitos de gestión de órdenes de trabajo se vuelven más difíciles de gestionar.

Para tener éxito, se necesita trabajadores debidamente formados que puedan seguir procedimientos definidos. Además, también es necesario un software para la gestión de órdenes de trabajo que ayude a automatizar el proceso y a gestionar un gran volumen de órdenes de trabajo.

Ventajas de contar con un sólido software para la gestión de órdenes de trabajo

Un sistema de órdenes de trabajo es la clave del buen funcionamiento de los programas de gestión industrial y de instalaciones ya que ayuda a:

• Estandarizar los flujos de trabajo de mantenimiento y eliminar el papeleo.
• Crear un núcleo centralizado para programar, asignar y controlar las horas de trabajo.
• Hacer un seguimiento del rendimiento del mantenimiento (porcentaje de trabajo planificado frente a trabajo preventivo, costes asociados al trabajo realizado, tiempo de inactividad, etc.).
• Calcular y controlar los costes y precios de la mano de obra, de las piezas y de otros elementos.
• Estar al tanto de la gestión de inventario: pedir piezas y suministros para que las cosas se hagan a tiempo y dentro del presupuesto.
• Evitar las multas y mantener el cumplimiento de la normativa con mayor facilidad porque está organizado.

Por tanto, un software para la gestión de órdenes de trabajo proporciona un seguimiento en tiempo real y actualizaciones periódicas en el proceso.

¿Cómo es un proceso típico de gestión de órdenes de trabajo?

Para entender el proceso de órdenes de trabajo, hay que revisar:

• Cuándo se crean las nuevas órdenes de trabajo
• Cómo fluyen a través de la organización
• Qué ocurre con ellas cuando se completa el trabajo

Esto nos ayudará a describir cómo es el proceso estándar de gestión de órdenes de trabajo en la práctica, y cómo encaja en el flujo de trabajo general de la gestión del mantenimiento.

En un proceso de gestión de órdenes de trabajo intervienen tres partes diferentes:

• Solicitante de trabajo: La persona que presenta las solicitudes de mantenimiento. Suele ser un operario de máquina o un empleado ajeno al departamento de mantenimiento.
• Examinador del trabajo: La persona que revisa y aprueba las solicitudes de mantenimiento. Esta responsabilidad recae en un director/supervisor/planificador/coordinador de mantenimiento.
• Personas que realizan el trabajo: Los mecánicos y técnicos de mantenimiento que ejecutan el trabajo requerido en el campo y en la planta.

1. El proceso suele comenzar con una solicitud de trabajo

   La mayoría de las solicitudes de trabajo de mantenimiento son enviadas por los operarios de las máquinas y otros empleados de planta. Quieren informar de que algo no funciona correctamente y que un técnico debe acudir para arreglarlo.

   Las organizaciones modernas utilizan un software para la gestión de órdenes de trabajo para que los trabajadores puedan enviar solicitudes de trabajo a través de un portal de solicitudes de trabajo.

2. Las solicitudes de trabajo se convierten en órdenes de trabajo

   No todas las solicitudes de trabajo se convierten en órdenes de trabajo. Estas son algunas situaciones en las que una solicitud de trabajo puede ser bloqueada:

   • La solicitud de trabajo enviada pide algo que no está bajo la jurisdicción del equipo de mantenimiento
   • El problema se ha resuelto antes de que nadie haya tenido tiempo de revisar la solicitud de trabajo presentada
   • Los recursos (técnicos/herramientas/recambios) para completar el trabajo requerido no están disponibles. En esta situación, la orden de trabajo podría crearse de todos modos, e incluirse inmediatamente en la lista de trabajos pendientes de mantenimiento diferido.
   • Las solicitudes de trabajo que no se aprueben deben archivarse. Se debe enviar la correspondiente notificación a la persona que la presentó.

   Aparte de estas excepciones, la mayoría de las solicitudes de trabajo se aprueban y posteriormente se utilizan para crear una Orden de Trabajo.

3. Los técnicos reciben la OT y se ponen a trabajar

   Una OT puede asignarse a un individuo o a un equipo. Si todavía se utiliza el papel, un técnico suele recibir la OT de su supervisor, con las instrucciones sobre dónde ir y qué hacer.  Las empresas que han implantado un software para la gestión de órdenes de trabajo tienen este proceso mucho más racionalizado. Cuando se crean órdenes de trabajo de mantenimiento, los técnicos asignados reciben automáticamente una notificación push y un correo electrónico.

   Dependiendo de la prioridad de la orden de trabajo, un técnico puede empezar a trabajar en ella inmediatamente o atender la OT cuando su agenda se despeje.

   Este software facilita que los técnicos de mantenimiento tengan toda la información que necesitan al alcance de su mano en todo momento. También agiliza el seguimiento de las órdenes de trabajo para los gerentes, permitiéndoles saber lo que está sucediendo con sus operaciones de mantenimiento en tiempo real.

4. La orden de trabajo se completa y se cierra

   Una vez realizado el trabajo requerido, el técnico cerrará la orden de trabajo y se hará lo siguiente:

   • Introducir la cantidad de tiempo empleado en realizar el trabajo.
   • Confirmar qué piezas de repuesto y material han utilizado.
   • Adjuntar fotos/dejar comentarios de finalización.
   • Finalizar

   Una vez cerrada la OT, el sistema actualizará automáticamente el registro de mantenimiento de los equipos del activo correspondiente.

Las 5 mejores prácticas de gestión de órdenes de trabajo

Los equipos de mantenimiento productivos tienen algunas cosas en común:

• Tienen objetivos, procedimientos y responsabilidades claramente definidos.
• Trabajan activamente en la mejora de sus procesos internos.
• Utilizan software de mantenimiento para automatizar y agilizar el trabajo.
• Saben cómo preparar a su equipo de mantenimiento para el éxito.

A continuación, explicamos cómo se puede preparar un equipo para el éxito en lo que respecta a la gestión de órdenes de trabajo.

• Crear procedimientos operativos normalizados y listas de comprobación

  Se debe primero encontrar a la persona del equipo que mejor realice tareas específicas y pedirle que desglose su enfoque en forma de pasos para definir los procedimientos operativos estándar y/o crear listas de comprobación de mantenimiento. Se debe guardar en un software de GMAO en forma de plantillas y adjuntarlas a las órdenes de trabajo según sea necesario.

  Descubre por qué un software GMAO industrial es importante para el trabajo de los responsables de mantenimiento 

• Desarrollar un método para priorizar el trabajo de mantenimiento

  Decidir qué órdenes de trabajo deben tener mayor prioridad debe ser un proceso sistemático que se base en métricas claramente definidas, no algo que se haga basándose en suposiciones. En otras palabras, la forma de priorizar el trabajo de mantenimiento debe reflejar su verdadero efecto en las operaciones generales de la planta y la gestión de activos.

  En resumen, al asignar una prioridad a una OT, hay que tener en cuenta lo siguiente

  • Cuál es la criticidad del equipo
  • Cuáles serán los efectos de retrasar la realización de esta OT.
  • Cuáles son las limitaciones del mundo real para ejecutar este tipo de trabajo.
• Proporcionar los recursos necesarios

  Hay muchos recursos que se pueden poner a disposición para manejar activos complejos y agilizar la ejecución de tareas de mantenimiento peligrosas o complicadas. Para tener éxito, hay que asegurarse de que las órdenes de trabajo incluyan la siguiente información:

  • Comentarios de la persona que ha detectado y notificado el problema. Para que el esfuerzo sea mayor, tampoco está de más tener su información de contacto en caso de que el técnico tenga preguntas de seguimiento.
  • El historial completo de mantenimiento de esa caldera.
  • Manual de mantenimiento.
  • La lista de comprobación de problemas para ese equipo
  • Otros procedimientos operativos normalizados y listas de comprobación pertinentes.
• Asignar tareas en función de las habilidades y competencias

  Al igual que las tareas de mantenimiento varían en tipo, alcance y flexibilidad, también lo hacen los trabajadores de mantenimiento. La experiencia, los conocimientos, la capacidad física y mental, las habilidades motrices y la familiaridad con herramientas específicas son algunas de las características que difieren de un técnico a otro.

  Comprender las habilidades, competencias y preferencias de su equipo permitirá a los planificadores de mantenimiento asignar a los técnicos los trabajos para los que son más adecuados.

• Automatizar el proceso con una GMAO basada en la nube

  Las soluciones de GMAO existen para ayudar a automatizar, organizar y agilizar el trabajo de mantenimiento, desde el nivel más alto hasta el más bajo. Si entre sus herramientas de gestión no se encuentra una solución de mantenimiento moderna y basada en la nube, no se podrán optimizar los procesos de mantenimiento.

  Las soluciones de para gestionar las tareas de mantenimiento se pueden optimizar con las herramientas adecuadas. Conoce los beneficios de implantar un software CMMS para la gestión del mantenimiento industrial 

Software para la gestión de órdenes de trabajo

Un software para la gestión de órdenes de trabajo es una plataforma digital que organiza el proceso de órdenes de trabajo, garantizando un flujo de trabajo y una productividad óptimos para cada trabajo de mantenimiento.

Al estandarizar y automatizar el proceso de flujo de trabajo, aumentar la visibilidad del cliente, el técnico y la disponibilidad de las herramientas, y mejorar las comunicaciones, las órdenes de trabajo son más eficientes, los técnicos de campo son más productivos y los clientes reciben una mejor experiencia.

Además también puede ayudar a rastrear, automatizar y gestionar las tareas de trabajo, haciendo que un proceso que antes requería mucho papel sea mucho más eficiente. Puede proporcionar información de calidad y sin errores, haciendo un seguimiento de los costes de mantenimiento, las piezas, las solicitudes/órdenes de trabajo, etc. También puede mantener un registro detallado del número de personas que han trabajado en una orden de trabajo específica, además del tiempo empleado en completarla.

Esto ahorra mucho tiempo a todo el mundo y ayuda a los responsables de mantenimiento a cubrir todas sus bases.

A continuación, una lista de funciones adicionales del software para la gestión de órdenes de trabajo que ayudan a gestionar eficazmente cualquier volumen de trabajo de mantenimiento:

• Sistema de solicitud de trabajo: Permite que cada persona autorizada envíe rápidamente una solicitud de trabajo a través de un sencillo formulario en lugar de interrumpir a los técnicos con llamadas telefónicas o mensajes de texto. El solicitante de trabajo recibirá notificaciones por correo electrónico sobre el progreso de su solicitud para no interrumpir constantemente a los técnicos solicitando actualizaciones.
• Seguimiento automático del inventario: Cada vez que un técnico completa una OT, puede marcar cuántas piezas de repuesto ha acabado utilizando. El software actualiza automáticamente los niveles de existencias de acuerdo con esa información. Junto con la posibilidad de establecer notificaciones de niveles de stock bajos, esto ayuda a los gestores a realizar previsiones de inventario precisas y a garantizar que las piezas de repuesto necesarias estén siempre en stock.
• Calendario fácil de usar: El calendario permite ver todas las órdenes de trabajo abiertas y los próximos calendarios de MP, lo que facilita la estimación de las cargas de trabajo de los distintos técnicos y turnos. De este modo, los nuevos trabajos pueden programarse de forma equitativa y se puede hacer un seguimiento de los mismos con mayor facilidad.
• Creación automática de tareas: Es compatible con estrategias de mantenimiento avanzadas, como el mantenimiento predictivo. Lo que esto significa en el contexto de la gestión de órdenes de trabajo es que se puede conectar con los sensores de monitorización de estado y establecer reglas para la creación automática de tareas basadas en los datos entrantes.