Cómo auditar un programa de mantenimiento preventivo y aprovechar al máximo el tiempo del equipo de técnicos

Toda empresa desea optimizar el programa de mantenimiento preventivo para reducir las averías y los costos de mano de obra pero para muchas es tarea imposible cuando se encuentran con cientos de registros en los que es prácticamente imposible encontrar tendencias en el uso de los equipos y crear los programas adecuados.

El programa de mantenimiento de un equipo es tan delicado como su programación. Un mantenimiento preventivo (PM) muy frecuente es costoso e implica trabajo innecesario. Por el contrario, si los programas de mantenimiento preventivo están demasiado separados, las averías aumentan y la producción disminuye. Por tanto, encontrar el punto óptimo entre los dos extremos no es fácil. ¿Cuál es la frecuencia de mantenimiento preventivo recomendada?

A continuación, trataremos de resolver ese problema con las herramientas necesarias para auditar un programa de mantenimiento preventivo y averiguar si se está haciendo el trabajo correcto en el momento adecuado, y de la manera correcta.

¿Qué es un programa de mantenimiento de equipos?

Un programa de mantenimiento de equipos es cualquier proceso que ayuda a mantener los equipos de una organización en buen estado de funcionamiento y seguridad.

El mejor programa de mantenimiento de equipos asigna los limitados recursos al trabajo adecuado en el momento adecuado y garantiza que el trabajo se realice con la mayor eficacia posible. Cuando se hace bien, esto permite alcanzar el objetivo final de mantener los activos en funcionamiento el mayor tiempo posible y producir la menor cantidad de residuos. Todo ello se basa en auditar un programa de mantenimiento preventivo de manera eficaz.

Un programa de mantenimiento de equipos de primera clase no se basa en un programa de mantenimiento preventivo establecido y olvidado. Los activos envejecen, los equipos pueden funcionar de forma diferente dependiendo de la temporada y el presupuesto puede ser recortado o aumentado. Mientras todo esto sucede, se recogen datos sobre cómo el plan de mantenimiento está afectando al rendimiento.

Si en la empresa hay tantos elementos que cambian continuamente, el programa de mantenimiento preventivo también debería hacerlo. Auditar un programa de mantenimiento preventivo es una parte esencial de este proceso porque elimina las ineficiencias y ayuda a adaptarse a las circunstancias cambiantes. Además sirve para encontrar los residuos y eliminarlos del programa de mantenimiento de equipos.

¿Qué significa auditar un programa de mantenimiento preventivo?

Auditar un programa de mantenimiento preventivo sirve para determinar si se está realizando las actividades de mantenimiento correctas, en el momento adecuado y de la manera correcta. Esto es lo que significa que:

• Las actividades de mantenimiento correctas: ¿El trabajo que realiza el equipo tiene un impacto positivo en la disponibilidad y el rendimiento de los equipos, así como en la salud y la seguridad de las instalaciones?
• En el momento adecuado: ¿Se están realizando los trabajos de mantenimiento con la frecuencia adecuada para detectar y prevenir fallos, evitando al mismo tiempo tareas y costos innecesarios?
• De la forma correcta: ¿Se planifican, programan y completan las órdenes de trabajo de forma que se reduzcan los riesgos a corto y largo plazo para el activo, al tiempo que se maximiza cada hora y cada dólar invertido?

Una auditoría de mantenimiento preventivo ayuda a responder a estas preguntas y permite realizar los ajustes necesarios en el programa de mantenimiento para que se pueda crear un programa de mantenimiento de equipos de primera clase. Además de auditar un programa de mantenimiento preventivo también te interesa saber la importancia de la auditoría de mantenimiento predictivo industrial: Cinco preguntas que debes responder.

¿Qué tareas de mantenimiento preventivo se deben auditar?

El programa medio de mantenimiento de equipos incluye más de 2.200 órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo cada año. Auditar todas y cada una de ellas probablemente no sea realista.

Entonces, ¿cómo priorizar los MP que hay que evaluar y modificar? Se recomienda empezar por examinar los MP que se realizan en los activos críticos que afectan al número de artículos creados en el proceso, o los activos críticos que afectan a la seguridad de un producto.

Se recomienda también fijarse en los activos que se averían constantemente o que no funcionan correctamente. Estos elementos tienen el mayor impacto en las operaciones, por lo que abordarlos  dará ganancias rápidas.

Por último, algunos trabajos de mantenimiento deben auditarse anual o mensualmente en función de las normas de cumplimiento.

¿Cómo auditar un programa de mantenimiento preventivo?

A continuación se presentan los elementos de una tarea de mantenimiento preventivo que se deben tener en cuenta al realizar la auditoría y algunos factores que pueden ayudar a optimizar cada parte del MP.

• Frecuencia

  Se debe comenzar por evaluar la frecuencia con la que se realiza la tarea y lo que la activa en el programa. Ajustar la frecuencia de los MP es una de las formas más fáciles de aumentar el impacto de tiempo y dinero. En esta fase hay que responder a una pregunta principal: ¿Debe realizarse la tarea con una frecuencia mayor, menor o igual? Una forma de determinar la respuesta es observar el resultado de cada inspección.

  • Si la tarea está dando lugar a un mantenimiento correctivo regular, está funcionando y debería mantenerse con la misma frecuencia.
  • Si el equipo sufre muchas averías entre las inspecciones, intentar acortar los intervalos de mantenimiento. También se puede modificar la activación del mantenimiento, pasando de una activación basada en el tiempo a una activación basada en el uso o el rendimiento.
  • Si las inspecciones no detectan ningún problema en el componente, intentar aumentar los periodos de intervalo entre los MP para reducir las comprobaciones innecesarias.
• Criticidad de los equipos

  La criticidad de los equipos es crucial para priorizar las tareas en el programa de mantenimiento de equipos porque ayuda a comprender:

  • Qué reparaciones y acciones correctivas hay que hacer primero, especialmente cuando llega la temporada alta.
  • Qué tareas atrasadas hay que poner al principio de la lista de tareas pendientes.
  • Si se debe poner más técnicos en un trabajo para disminuir el tiempo de inactividad o los riesgos de seguridad.

  Auditar un programa de mantenimiento preventivo sirve para asegurarse de que los equipos críticos reciben el tiempo adecuado en el calendario. Si las averías o la falta de mantenimiento preventivo están afectando a los activos críticos, esta auditoría ayudará a trasladar recursos de las áreas menos críticas de las instalaciones a esas máquinas para que puedan seguir funcionando de forma óptima.

• Especialización

  Examinar cada una de las tareas de mantenimiento preventivo para determinar el nivel de especialización necesario para completar el trabajo. Las tres preguntas principales que hay que responder para cada trabajo son:

  • ¿Requiere el trabajo una habilidad especializada para completarlo?
  • ¿Cuántas personas del equipo tienen esta habilidad?
  • ¿Requiere la tarea la intervención de un contratista especializado?

  Cuanto mayor sea la especialización necesaria para una tarea, menor será el margen de maniobra que se tendrá en el calendario, ya que habrá que ajustarse a la disponibilidad de un especialista. Una forma de crear eficiencia en el programa de mantenimiento es agrupar todas las tareas especializadas en un solo plazo para que el trabajo pueda realizarse con menos costos o tiempo de desplazamiento.

• Equipos de reserva

  A la hora de auditar un programa de mantenimiento preventivo, hay que tener en cuenta la cantidad de equipos del mismo tipo que hay en las instalaciones. Si hay un activo de reserva disponible, ese equipo es un buen candidato para la experimentación de bajo riesgo. Se pueden probar nuevas estrategias de mejora de la eficiencia en la máquina con una red de seguridad. Esto da la opción de:

  • Aumentar los intervalos de mantenimiento para comprobar si las inspecciones pueden realizarse con menos frecuencia.
  • Dar a los operarios de la máquina algunas responsabilidades de mantenimiento rutinario para reducir la carga de trabajo de los técnicos.
  • Instalar sensores u otros dispositivos de supervisión del rendimiento y activar el mantenimiento en función de las lecturas en tiempo real. Para ello, conoce estas 10 maneras en las que el monitoreo en tiempo real de la fabricación mejora la precisión y la calidad.

  Todas estas estrategias permiten construir un plan a largo plazo para optimizar el mantenimiento planificado en ese activo. Sólo hay que asegurarse de que el activo de reserva está listo para funcionar si la máquina principal se cae.

• Tiempo estimado frente a tiempo real en la tarea

  Se debe vigilar las tareas de mantenimiento que constantemente tardan más de lo debido en completarse. Hay muchas razones por las que esto puede ocurrir, pero las que afectan al programa son las siguientes:

  • Se asignó a la persona equivocada.
  • El tiempo asignado a la tarea era demasiado bajo para que se completara adecuadamente.
  • No se asignaron suficientes técnicos a esta orden de trabajo
  • Las piezas y los suministros no estaban disponibles o eran difíciles de encontrar.
  • La producción interrumpió o retrasó la orden de trabajo

  En función del motivo, se puede ajustar el programa para tenerlo en cuenta o adaptarse a él. Por ejemplo, si la producción se interrumpe habitualmente a una hora determinada, se debe considerar la posibilidad de dar un margen de media hora entre el final previsto de la orden de trabajo y el inicio previsto de la producción.

• Modo de operación

  Auditar un programa de mantenimiento preventivo para identificar cualquier tarea que pueda ser completada con seguridad mientras el equipo está todavía operativo. Si alguno de estos trabajos está actualmente programado para un momento en el que el equipo no está operativo, se debe considerar cambiar su lugar en el calendario. Esto liberará tiempo para trabajar en las máquinas que requieren tiempo de inactividad.

• Impacto de los fallos

  Algunas averías son pequeñas frustraciones mientras que otras pueden arruinar el día en cuestión de segundos. Entender qué PMs en el programa de mantenimiento de equipos previenen los grandes fallos ayuda a crear un programa que priorice estas tareas. También ayuda a justificar el programa a las personas ajenas al mantenimiento.

  Existen algunos puntos de partida de esas piezas para optimizar el programa de mantenimiento preventivo:

  • Crear códigos de fallo asociados a los fallos de alto impacto. Si las inspecciones fallidas detectan uno de estos códigos de fallo, se debe escalonar la acción correctiva en su programa.
  • Por otro lado, si se marcan códigos de fallo de bajo impacto para una acción correctiva, se debe considerar la posibilidad de programarlas todas a la vez para ahorrar tiempo al equipo y maximizar el gasto en mano de obra.
  • No hay que limitarse a cuantificar el total de fallos cuando se audite el mantenimiento preventivo. Se debe vigilar la calidad de la producción o los arranques limpios de los equipos después del mantenimiento. Si la calidad se resiente después del mantenimiento, habrá que dedicar más tiempo y recursos al mantenimiento previo a la producción.

Ejemplo de una plantilla para auditar un programa de mantenimiento preventivo

Este es un práctico cuadro de mando de mantenimiento preventivo para cuando se audite el MP. Cuanto más alta sea la puntuación, más prioridad debería tener una tarea en ser programa y calendario de mantenimiento de equipos.

Criterios de puntuación (1-10)

• ¿Con qué frecuencia se crean tareas de seguimiento después de esta tarea?
• ¿Qué tan crítico es el equipo que se mantiene con esta tarea?
• ¿Qué tan especializado es el trabajo que se realiza para esta tarea?
• ¿Qué tan común es la habilidad requerida para esta tarea en el equipo de mantenimiento?
• ¿En qué medida está disponible y listo para funcionar un equipo de reserva para esta tarea?
• ¿Con qué frecuencia esta tarea supera el tiempo de ejecución previsto?
• ¿Qué parte de esta tarea puede realizarse de forma segura con el equipo aún operativo (nota: 1 es todas las partes de la tarea y 10 es ninguna de las tareas)?
• ¿Qué impacto tiene esta tarea en la salud del activo?

¿Con qué frecuencia se debe auditar un programa de mantenimiento preventivo?

Los mejores cambios siempre nacen de una situación frustrante o un obstáculo y esta es una oportunidad para hacer un cambio en el programa de mantenimiento de equipos.

Existe una regla general sobre la frecuencia con la que se debe realizar una auditoría de las tareas de mantenimiento preventivo. Se recomienda auditar un programa de mantenimiento preventivo una vez al año o cada seis meses. También es mejor hacer un subconjunto del programa cada mes en lugar de tratar de auditar todas las tareas de mantenimiento preventivo a la vez.

Garantizar el éxito del cambio

Si se quiere hacer el cambio, hay que conseguir que todo el equipo esté de acuerdo. Hay que hablar con los técnicos, tanto en grupo como individualmente,  y hacerles entender por qué se produce el cambio y los efectos positivos que producirá.

A continuación, hay que asegurarse de que el cambio de proceso implementado está teniendo el resultado deseado para lo cual se deben examinar los programas de producción y las órdenes de trabajo después del cambio y buscar las tendencias una vez más.

Creación de un programa de mantenimiento de equipos racionalizado

El programa de mantenimiento de equipos es vital para el funcionamiento continuado de una empresa impulsada por la producción y con muchos activos pero sólo puede seguir siéndolo si se mejora y racionaliza continuamente. La mejor manera de lograr esa eficiencia es auditando regularmente su programa de mantenimiento preventivo.

Esta auditoría debe evaluar el valor, la frecuencia y el impacto de cada tarea. Cualquier tarea que falle o tenga una puntuación baja en esta evaluación debe defender su presencia en el programa de mantenimiento preventivo o darle una prioridad menor.

Con el tiempo, el programa de mantenimiento de equipos alcanzará un estado ideal: un programa de MP racionalizado y rentable que utiliza adecuadamente las habilidades del equipo que tiene disponible para lograr el máximo rendimiento posible para la instalación.