Consejos para la implementación de un sistema SGA

Cada vez es más necesaria la implementación de un sistema SGA debido al aumento de las compras en línea asociado al uso de teléfonos móviles e Internet, que requieren  soluciones eficientes y automatizadas.

El crecimiento del comercio electrónico junto con las complejidades de la gestión de listas multicanal y mensajería, hacen que la nueva generación de sistemas de gestión de almacenes sea prácticamente una necesidad para que los almacenes, los 3PL y los minoristas de comercio electrónico puedan competir.

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (SGA)?

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) es una aplicación que ayuda a los operarios de los almacenes y a los 3PL a controlar y hacer un seguimiento de los niveles de inventario, los pedidos y las entregas en un almacén. La automatización de muchas de las tareas asociadas a la gestión de un almacén mediante la implementación de un sistema SGA puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia y productividad generales.

El sistema de gestión de almacenes puede utilizarse tanto en almacenes pequeños como grandes, pero adquiere mayor importancia cuando las plantas superan los 6.000 metros cuadrados y las exigencias empiezan a ser complejas. A partir de este nivel, a veces se denomina sistema ERP o de planificación de recursos empresariales.

Implementación de un sistema SGA: ¿Qué tipo elegir?

Parte fundamental de la cadena de suministro, la gestión de almacenes es responsable del almacenamiento y el movimiento de materiales esenciales para el funcionamiento de las empresas. Incluye la recepción, el almacenamiento y el envío de mercancías, así como la gestión de los niveles de inventario y la ubicación de las existencias.

Sin una gestión eficaz de los almacenes, el flujo de materiales se ve interrumpido y las empresas no pueden funcionar. Para elegir un sistema de gestión de almacenes, es fundamental comprender los diferentes tipos de SGA que existen:

Sistema autónomo

Un sistema autónomo es un tipo de software WMS para la gestión de almacenes logísticos in situ que suele colocarse directamente en el hardware local de una empresa. Proporciona las funciones esenciales necesarias que permiten un funcionamiento eficaz de las operaciones diarias del almacén y la gestión del inventario. Los sistemas de SGA autónomos varían de un proveedor a otro, pero siempre proporcionan las siguientes funciones básicas:

• Seguimiento del inventario
• Preparación de pedidos y embalaje
• Envío
• Devoluciones

Un sistema autónomo no siempre permite funcionalidades más amplias, por lo que suele ser más adecuado para operaciones de almacén pequeñas con presupuestos más reducidos y con menos dependencias como la abundancia de integraciones. Si una empresa tiene previsto un crecimiento exponencial en un futuro próximo, merece la pena invertir en un sistema de gestión de almacenes más potente.

• Ventajas: Un sistema autónomo suele tener funciones avanzadas de gestión de almacenes para agilizar una serie de procesos existentes.
• Contras: Un sistema autónomo no siempre permite ampliar las funcionalidades, por lo que suele ser más adecuado para operaciones de almacén pequeñas con presupuestos más reducidos y con menos dependencias, como la abundancia de integraciones.

Sistema basado en la nube

Hoy en día, los sistemas de gestión de almacenes basados en la nube son cada vez más comunes porque ofrecen una implementación sencilla y rápida, mayor escalabilidad, mayor seguridad y características flexibles que pueden adaptarse a cualquier negocio.

Esto se debe a que la implementación de un sistema SGA basado en la nube es un enfoque basado en la web que se aloja en servidores externos, con un equipo de TI externo para apoyar también. No sólo no requiere una instalación in situ, sino que tampoco requiere la integración con todos sus sistemas de gestión de almacenes actuales, por lo que es la elección perfecta para la mayoría de las empresas.

• Ventajas: Los sistemas basados en la nube no requieren una instalación in situ ni una complicada integración con todos los sistemas existentes. Además, cuando llega el momento de actualizar el software o el hardware, el proveedor del SGA se encarga de hacerlo. Esto significa que no habrá ningún tiempo de inactividad mientras se realizan los cambios necesarios.
• Contras: Un sistema basado en la nube significa que el proveedor de SaaS tendrá el control del mantenimiento y la mejora de todo el sistema SGA.

Módulos de la cadena de suministro

La gestión de almacenes es sólo una pequeña parte de toda la cadena de suministro. Mientras que las soluciones de gestión de almacenes ayudan a las empresas de distribución con acciones como la preparación de pedidos, el envío y la recepción, un software de gestión de la cadena de suministro proporciona funciones que dan servicio a toda la cadena de suministro. Un módulo de la cadena de suministro SGA puede dar cabida a muchas cosas, incluyendo pero no limitado a:

• Análisis de riesgos
• Actividades actuales del mercado
• Asociaciones con proveedores
• Servicio al cliente
• Gestión del transporte
• Fabricación y manejo de materias primas

• Ventajas: El sistema de gestión de la cadena de suministro cubre todas las actividades, desde el abastecimiento de materias primas hasta la entrega al cliente final, incluyendo el transporte y las asociaciones con proveedores. Esto hace que los módulos de la cadena de suministro sean perfectos para ampliar las empresas que operan en toda la cadena de suministro.
• Contras: Los módulos de la cadena de suministro pueden ofrecer funcionalidades que no son necesarias para el negocio. No se debe optar por un sistema más grande si las funciones no son relevantes, ya que se estará desperdiciando un dinero mejor invertido en mejorar los procesos existentes.

Descubre cómo la Industria 4.0 puede mejorar los procesos con estos 5 pasos para lograr la digitalización de la cadena de suministro.

Módulo ERP

El ERP o planificación de recursos empresariales es una forma de sistema de gestión de almacenes que es ideal para una empresa en expansión que busca mejorar la eficiencia general de las operaciones en la cadena de suministro. Los sistemas ERP van más allá de las funciones habituales y dan servicio a aplicaciones básicas como recursos humanos, contabilidad, marketing y soluciones generales para la gestión de la cadena de suministro. ¿Quieres saber las 10 preguntas que deben responder los pequeños fabricantes antes de adquirir un software ERP industrial?

La implementación de un sistema SGA suele ser una parte complementaria del software ERP, que permite a una empresa gestionar el inventario, los envíos y otros aspectos junto con otras operaciones. Es excelente para amalgamar todas las operaciones de una empresa en una sola, por lo que sería muy beneficioso para aquellos con una gran cadena de suministro.

• Ventajas: La implementación de un sistema SGA suele ser una parte complementaria del software ERP, que permite a una empresa gestionar el inventario, los envíos y otros aspectos junto con otras operaciones. Es excelente para amalgamar todas las operaciones de una empresa en una sola, por lo que sería muy beneficioso para aquellos con una gran cadena de suministro.
• Contras: Los sistemas ERP pueden ser muy caros, desde la implantación inicial hasta los costos de suscripción e infraestructura. Los sistemas ERP también pueden ser complicados y costosos de implementar, así que hay que asegurarse de que este tipo de sistema es absolutamente necesario antes de seguir adelante.

¿Dónde se debería realizar la implementación de un sistema SGA?

Es importante señalar que los sistemas de gestión de inventarios de almacén no son sólo para los almacenes. Con la implementación de un sistema SGA, cualquier empresa puede gestionar los procesos de inventario y distribución de forma más eficaz, no sólo los gestores de almacenes 3PL. Por ejemplo, tanto minoristas como mayoristas pueden utilizar el software de gestión de almacenes para gestionar mejor los niveles de existencias, hacer un seguimiento de los movimientos de inventario y generar informes sobre el rendimiento de los productos.

Beneficios de la implementación de un sistema SGA

La implementación de un sistema SGA tiene múltiples ventajas: mayor precisión del inventario, mejores niveles de servicio al cliente, reducción de los costos de inventario, mayor visibilidad de la gestión de la cadena de suministro, reducción de los costos de mano de obra y de administración, mayor velocidad de servicio, conocimiento de las previsiones de ventas, etc. Veamos cada una de estas ventajas con más detalle a continuación:

• Mejora de la precisión del sistema de inventario: Un software de gestión de inventario de almacén eficaz es una parte crucial del éxito del negocio. La inexactitud en la compra y el picking del inventario puede conducir a una baja satisfacción de los clientes, a un alto número de devoluciones de productos y, en última instancia, a una pérdida de ingresos para la empresa que podría evitarse con procedimientos adecuados de control de inventario.
• Mejora del servicio al cliente: El servicio de atención al cliente es clave para fidelizar a los clientes. Con la ayuda de un sistema SGA vinculado al registro de un usuario, los clientes ven que las empresas crean experiencias de servicio al cliente más personalizadas basadas en sus necesidades y preferencias. Esto hace que los clientes se sientan apreciados y valorados, lo que podría conducir a una mayor fidelidad de los clientes. Con menos errores y un proceso más rápido y ágil que afecta a menos personas desde el pedido hasta la entrega, la satisfacción del cliente no hace más que mejorar.
• Reducción de los costos de inventario de existencias: Con los costos de gestión de inventario de los almacenes que ascienden día tras día, los minoristas hacen todo lo posible para reducir las existencias. Algunas de las formas más eficaces de reducir los costos de inventario son el establecimiento de previsiones precisas, el seguimiento del comportamiento de los clientes y el pedido de productos sólo cuando es necesario. Los costos de inventario se componen generalmente de:
• Costos de capital: El costo de oportunidad de un dinero que podría emplearse mejor en otra cosa si no estuviera inmovilizado en forma de existencias
• Costos de inventario: Aseguramiento de las existencias, costos de personal, incluida la gestión administrativa y la manipulación de las existencias
• Costos de almacenamiento: El costo del almacén o del espacio en las estanterías especialmente durante las horas punta
• Prima de riesgo: Deterioro, obsolescencia, daños y artículos perdidos
• Mayor visibilidad de la cadena de suministro: La capacidad de seguimiento de los productos desde la materia prima hasta el destino final.

  Con datos en tiempo real totalmente integrados con otros sistemas, como un programa de gestión de las relaciones con los clientes (CRM), se puede recopilar información para informar al usuario de tendencias, problemas y oportunidades, lo que ayuda a garantizar que se puedan satisfacer las demandas de los clientes.

• Reducir el tiempo de gestión: La gestión de la mano de obra es una tarea que consume mucho tiempo para las empresas que la gestionan manualmente. Un sistema SGA fiable puede reducir este consumo de tiempo y ayudar a escalar un negocio. A medida que llegan los pedidos, el sistema puede asignarlos automáticamente, sin necesidad de aprobación manual en cada etapa.

  La automatización del almacén puede incrementarse aún más agrupando los pedidos para que los preparadores de pedidos ahorren el tiempo que tardan en recoger y embalar la mercancía. Mediante el uso de códigos de barras para el seguimiento de un paquete en tránsito, se pueden proporcionar actualizaciones periódicas a los clientes para cumplir sus expectativas y evitar la gestión innecesaria de las reclamaciones del servicio de atención al cliente.

• Aumentar la velocidad de los pedidos: A medida que aumenta la competencia y las expectativas de los clientes, se puede utilizar tecnología como los escáneres de códigos de barras móviles para aumentar la velocidad de transmisión de los pedidos desde el comprador, a través del sistema, y directamente al recolector/embalador. Con la creación automatizada de etiquetas de envío también, cada etapa de la realización del pedido puede tener lugar con la menor cantidad de puntos de contacto y cuellos de botella.