La fórmula perfecta para alinear operaciones y mantenimiento

Cuando las operaciones y el mantenimiento no funcionan bien juntos, puede resultar  costoso y problemático para cualquier empresa. Las operaciones y el mantenimiento tienen objetivos, motivaciones y procesos diferentes, por tanto, para tener éxito en el negocio y con los empleados, es fundamental alinear operaciones y mantenimiento.

A continuación veremos las métricas necesarias para aumentar la colaboración y algunos consejos para crear procesos conjuntos.

¿Por qué alinear las operaciones y el mantenimiento debe ser la máxima prioridad?

Cualquier fabricante que trabaje en la reducción de los residuos el despilfarro suele aparecer durante la producción debido a paradas no planificadas. Este tiempo de inactividad tiene un costo asociado y puede llegar al 8% de los ingresos anuales.

También los retrasos en el trabajo, el mantenimiento reactivo y las compras de emergencia tienen un costo mental y físico. Por tanto, mejorar la relación y alinear operaciones y mantenimiento es fundamental para reducir el tiempo de inactividad en su origen ya que cuando el mantenimiento y las operaciones están alineados, permite al negocio encontrar los problemas dentro de las operaciones y se pueden tomar decisiones informadas sobre cómo corregir estos problemas con los recursos adecuados.

Dónde alinear operaciones y mantenimiento

Planificación del tiempo de inactividad programado

La definición de mantenimiento eficiente es mantener los equipos en funcionamiento con el menor tiempo de inactividad posible. El equipo de producción tiene cuotas que cumplir y el mantenimiento aunque es necesario, interfiere en las operaciones.

Existen dos maneras de alinear operaciones y mantenimiento para crear un plan de mantenimiento preventivo que beneficie a ambos grupos:

• Utilizar los datos para comparar el impacto del mantenimiento con el impacto de los fallos.
• Desarrollar procesos compartidos que reduzcan la cantidad de tiempo de inactividad programado

El primer paso es que ambos equipos comprendan cómo afectan sus actividades al rendimiento de los equipos. Una vez más, suele ser más complicado de lo que parece. Los departamentos de mantenimiento tienen que ser capaces de probar y demostrar evidencia de que si no se hace el mantenimiento a tiempo, habrá consecuencias mucho peores en algún momento.

La mejor manera de alinear operaciones y mantenimiento es determinar el riesgo aceptable y las consecuencias de los fallos como un solo equipo. Se debe compartir información sobre los modos de fallo más comunes, la frecuencia con la que se espera que se produzcan, así como los tiempos de reparación y los costos de cada uno de ellos. Luego, comparar esto con la frecuencia del mantenimiento programado, el tiempo que se tarda en realizar estas tareas y los costos asociados.

La cuantificación de la diferencia deja claro que programar pausas frecuentes en la producción para el mantenimiento es la mejor manera de que ambos equipos alcancen sus objetivos y eviten grandes averías que requieren mucho tiempo.

La creación de procesos compartidos entre operaciones y mantenimiento permite a los equipos compartir datos y actuar en consecuencia. Por ejemplo, permite a los operarios detectar pequeñas averías y a los técnicos de mantenimiento responder a ellas más rápidamente. Algunos ejemplos de estos procesos son:

• Reuniones periódicas entre los responsables de operaciones y mantenimiento para discutir los programas de producción y mantenimiento preventivo, los cambios de especificaciones en las máquinas u otras actualizaciones. Para ello, nada mejor que contar con sistemas para gestionar el mantenimiento preventivo industrial.
• Reuniones trimestrales entre los dos equipos para debatir los éxitos, los retos, las soluciones y el análisis de las causas raíz.
• Un proceso de solicitud de trabajo que permita a los operarios de las máquinas identificar rápidamente y con confianza los problemas y que permita a los técnicos priorizar y responder a los problemas con una interrupción mínima.

Creación de trabajo compartido y responsabilidades claras

Cualquier mención al trabajo conjunto de operaciones y mantenimiento lleva inevitablemente a hablar del mantenimiento productivo total (TPM) donde la idea es que todo el mundo en una empresa es responsable y participa en el mantenimiento.

Hacer que las operaciones formen parte del proceso de mantenimiento es una de las maneras más fáciles y eficaces de empezar a crear un programa de TPM. La clave para que estos procesos compartidos tengan éxito es crear responsabilidades laborales claras. Cuando la gente sabe exactamente lo que tiene que hacer, ayuda a:

• Proporcionar la formación y los materiales adecuados a las personas correctas
• Crear calendarios y presupuestos precisos
• Probar nuevos procesos, optimizarlos y ampliarlos
• Detectar los datos erróneos y averiguar la causa raíz de los mismos

Se debe comenzar a definir responsabilidades claras creando un tipo de mantenimiento para los operadores. Esto permite hacer un seguimiento de la cantidad de trabajo que se está dando a las operaciones. También ayuda a diseñar plantillas de órdenes de trabajo para los operarios, de modo que sepan qué hacer y a dónde dirigirse si cambia el alcance del trabajo.

Construir calendarios de trabajo realistas

Cuando las operaciones y el mantenimiento saben cuánto tiempo se tarda en hacer las cosas, es más fácil establecer calendarios, presupuestos y objetivos en consecuencia. Además, se evitan retrasos imprevistos, se reduce la frustración y se fomenta el respeto entre los dos equipos. Pero no sirve de nada compartir los calendarios de mantenimiento si no son precisos. Hay algunas estrategias para asegurar que las expectativas se ajustan a la realidad:

• Examinar los registros de mantenimiento de los equipos. Identificar los trabajos que suelen tardar más de lo previsto y ajustar los plazos en consecuencia.
• Analizar los datos de las órdenes de trabajo para encontrar los MP con un alto índice de mantenimiento de seguimiento necesario. Incluirlo en el informe al equipo de operaciones.
• Tener en cuenta las partes de una orden de trabajo que quedan fuera del tiempo real. Esto incluye la recuperación de piezas, la realización de procedimientos de seguridad y la realización de pruebas en las máquinas.

Proporcionar plazos realistas no siempre significa que los calendarios coincidan. Pero ayuda a alinear operaciones y mantenimiento para saber qué se puede hacer en el tiempo disponible.

Formas de construir una relación sólida y alinear operaciones y mantenimiento

Sea cual sea la relación entre los equipos de operaciones y mantenimiento, siempre hay una oportunidad de mejorarla con unas pocas y sencillas estrategias.

Crear múltiples formas de comunicación entre los dos equipos

La comunicación con otros equipos suele ser una de las primeras actividades que se abandonan cuando el trabajo se complica. Por eso es necesario que existan procesos formales para mantener el flujo de información. La creación de canales de comunicación específicos puede incluir:

• Reuniones de equipo: Las reuniones periódicas crean un espacio para que se escuche la voz de todos y para mantener visibles los retos, los planes y las actualizaciones
• Canales para publicar y ver las actualizaciones: Esto puede ser desde una pizarra a un grupo de WhatsApp, o un portal de solicitud de trabajo digital para el seguimiento del estado de las solicitudes
• Revisiones por pares: Se trata de un proceso en el que los miembros del equipo de operaciones y mantenimiento se revisan mutuamente de forma anónima para identificar cómo pueden trabajar mejor juntos

Hay algunas piezas clave de información que deben discutirse cuando se trabaja en estos canales:

• Actualizaciones de las máquinas: Plantee cambios en las especificaciones, problemas potenciales, riesgos de seguridad o actualizaciones de los procedimientos operativos estándar.
• Horarios: Habla de los próximos trabajos, de los riesgos o conflictos, de lo que se necesita para tener éxito y de cualquier cambio con respecto a lo discutido anteriormente.
• Informes: Se deben revisar los objetivos, el progreso, las tendencias problemáticas o los principales éxitos en los informes.
• Bloqueos y soluciones: Se deben discutir los principales retos o preguntas del equipo y colaborar en las formas de eliminar esos obstáculos
• Planificación a largo plazo: Descubrir cómo ambos equipos pueden mejorar continuamente, incluyendo cómo gestionar mejor los presupuestos, alcanzar los objetivos a largo plazo y desarrollar nuevas habilidades.

Disponer de un marco de comunicación entre operaciones y mantenimiento permite pasar de las palabras a los hechos. Algunas reglas básicas son:

• Centrarse en las soluciones, no en la culpa: Encontrar una solución debe ser el objetivo de todas las conversaciones.
• Centrarse en el colectivo: Encontrar soluciones que funcionen para todos, en lugar de intentar ganar una discusión o una batalla para el equipo.
• Desarrollar un ciclo de retroalimentación: Crear confianza poniendo en práctica los comentarios y manteniendo a todo el mundo al corriente de los progresos.
• Valorar la coherencia, pero siendo flexible: Comprometerse a comunicar, pero comprendiendo que las reuniones pueden tener que cambiar de lugar de vez en cuando si se produce una emergencia.
• Crear un orden del día para todas las reuniones: Tener un plan sobre lo que se va a hablar para poder aprovechar al máximo el tiempo de todos.

Establecer los mismos objetivos

Al alinear operaciones y mantenimiento se consigue que hayan menos fricciones entre ellos cuando los dos equipos definan el éxito de la misma manera. Pueden haber ideas diferentes sobre cómo llegar a un objetivo, pero ambos departamentos se moverán en la misma dirección.

Así, los equipos trabajan juntos para alcanzar los mismos objetivos, celebran juntos cuando alcanzan esos objetivos, y unen fuerzas para volver al camino cuando no lo hacen.

Existen algunos parámetros de los que tanto las operaciones como el mantenimiento pueden compartir la responsabilidad:

• Los arranques limpios después del mantenimiento y el rendimiento de la primera pasada: Ambas cifras pretenden medir la eficiencia y los residuos
• Costo total por unidad de producción: Tanto las operaciones como el mantenimiento pueden ser responsables de reducir los costos y mejorar la calidad.
• Tiempo de apoyo a la producción/mantenimiento: El seguimiento del tiempo que cada equipo dedica a apoyar al otro le ayudará a asignar recursos y a crear planes de contratación eficaces.
• Tiempo de inactividad no planificado (últimos 90 días): Ver el impacto del mantenimiento preventivo y los procesos compartidos que hacen que este trabajo sea eficiente. Existen herramientas para minimizar estos tiempos. Conoce los beneficios de monitorizar el tiempo de inactividad de máquinas y equipos industriales.
• Tiempo medio de detección y reparación: Todo el mundo tiene un papel en la detección y reparación de fallos antes de que provoquen averías y en hacerlo con la menor interrupción posible del negocio.

Integrar los sistemas de producción y mantenimiento

Es fácil que las operaciones tengan una visión negativa del mantenimiento cuando su única exposición a él es una avería o una interrupción del servicio. Integrar los sistemas utilizados para la producción y el mantenimiento proporciona visibilidad del trabajo de cada equipo. Esto permite ver el impacto positivo de cada departamento y ayudarse mutuamente a lograr aún más.

La integración de un software de mantenimiento con los equipos y los sistemas de producción puede ofrecer resultados increíbles. Por ejemplo, al conectar sensores de varias máquinas con un GMAO, se consiguen los datos necesarios para optimizar los intervalos de mantenimiento y aumentar la eficiencia de la producción. Al saber cómo se utiliza el equipo a diario, se tiene una idea de lo que se va a esperar del mantenimiento en los días sucesivos. También se pueden utilizar estos datos para detectar los tiempos de inactividad. No pierdas la oportunidad de descubrir cómo un software GMAO puede ayudar a la gestión del mantenimiento industrial.

Alinear operaciones y mantenimiento: Los equipos

Las operaciones y el mantenimiento son el corazón de cualquier empresa con muchos activos y grandes objetivos de producción. Por eso es esencial que desarrollen una relación sana y procesos formales para trabajar juntos. Los dos equipos deben compartir todo, desde las métricas a las que aspiran hasta los sistemas que utilizan y el calendario que guía su trabajo. La unión de fuerzas les proporciona una mejor visibilidad de los retos a los que se enfrenta la empresa y el poder de superarlos.