Cómo un software GMAO puede ayudar a la gestión del mantenimiento industrial

Un sistema de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) es un software que ayuda a los equipos de mantenimiento a gestionar todas las actividades de mantenimiento en un solo lugar. De esta manera, se puede planificar, seguir, medir y optimizar todo, desde las órdenes de trabajo hasta el inventario y los informes. Los equipos de mantenimiento de las empresas con gran cantidad de activos utilizan un software GMAO para organizar la información, asegurarse de que el trabajo se realiza correctamente y medir el impacto de ese trabajo.

El software de GMAO proporciona la plataforma y el flujo de trabajo para gestionar las tareas de mantenimiento, incluyendo el mantenimiento reactivo, el mantenimiento preventivo y el mantenimiento predictivo. Esto es posible gracias a que el sistema GMAO centraliza la información de mantenimiento de las instalaciones y automatiza cualquier tarea de mantenimiento de activos. Además, también elimina el papeleo y las actividades que consumen tiempo, liberando así al personal para que se ocupe de tareas más importantes y permitiéndole ser más productivo.

¿Quién utiliza el software GMAO?

• El jefe de mantenimiento: Los responsables de mantenimiento están muy implicados en la elección del software GMAO y en su implantación. Una vez implantado, pueden utilizarlo para crear, programar y priorizar órdenes de trabajo, elaborar informes, comprar piezas, etc.
• Gestión de instalaciones y/u operaciones: Los gestores de instalaciones y operaciones utilizan un sistema GMAO para ver la información sobre el mantenimiento, los calendarios, las métricas y el rendimiento en todas las instalaciones para planificar la producción, crear presupuestos, prepararse para las auditorías y comprar inventario.
• Ingeniero de confiabilidad: Ellos utilizan la información recopilada para recoger y acceder a los datos sobre el rendimiento de los activos y cada actividad que pueda haber afectado a ese rendimiento. Pueden ejecutar informes y crear procesos dentro del GMAO que reduzcan el tiempo de inactividad, aumenten la eficiencia y reduzcan los costes.
• Gestor de inventarios: Utilizan un GMAO para garantizar que el equipo de mantenimiento tenga las piezas correctas, en el lugar correcto y en el momento adecuado. Para ello, registran y visualizan la información sobre las piezas de recambio, establecen cantidades mínimas y envían solicitudes de compra a través del software.
• Personal de seguridad y salud: El software GMAO ayuda al equipo de seguridad y salud a recopilar información para auditorías, informes de accidentes, análisis de riesgos, etc. Pueden organizar y encontrar certificaciones, políticas, listas de comprobación y resultados de auditorías en segundos.
• Técnicos: Pueden ver las órdenes de trabajo, recibir notificaciones, añadir información a los perfiles de los activos y realizar otras tareas esenciales para el proceso de reparación e inspección.
• Personal de producción: Los supervisores de línea y los operarios de las máquinas utilizan el software de GMAO para enviar solicitudes de trabajo y añadir detalles a las órdenes de trabajo para que los problemas se detecten pronto y se solucionen rápidamente. A los operarios también se les puede asignar el mantenimiento básico en un GMAO, lo que libera a los técnicos para realizar trabajos más grandes y especializados.
• Contratistas: Utilizan el software de mantenimiento para ver las órdenes de trabajo, las listas de tareas, los procedimientos normalizados de trabajo y otros recursos, a la vez que pueden añadir notas y completar las tareas.
• Ejecutivos y altos cargos: Los líderes empresariales utilizan un GMAO para comprender el rendimiento y el impacto del mantenimiento en toda la empresa, lo que les permite tomar decisiones sobre la dotación de recursos y los gastos de capital.
• Departamento de TI: Tener acceso a un software GMAO permite al equipo de TI supervisar las integraciones, las actualizaciones de software y las tareas de almacenamiento y seguridad de datos realizadas por el proveedor de software.

¿Por qué se debería utilizar un software GMAO?

El software GMAO permite al equipo de mantenimiento funcionar de manera óptima. Las estrategias de mantenimiento han evolucionado mucho a lo largo de los años, con un cambio en la comprensión de cómo un proceso de mantenimiento preventivo puede prolongar la vida útil de los activos, aumentar la productividad, mejorar la eficiencia general y reducir los costes de mantenimiento de maneras que el mantenimiento reactivo no puede.

Años atrás, la mayoría de los equipos de mantenimiento se basaban en hojas de cálculo de Excel, papel y lápiz, y software de mantenimiento heredado para documentar una solicitud de trabajo, llevar a cabo la gestión del inventario y realizar un seguimiento de la gestión general de las instalaciones. Sin embargo, estos enfoques ya no son suficientes a medida que aumenta la competencia en el mercado y los equipos se enfrentan a la exigencia de mayores cuotas de producción.

Los equipos de mantenimiento deben maximizar la producción y reducir los costes, mientras mantienen la moral de los empleados. El software GMAO ayuda a programar, organizar, seguir y optimizar las tareas de mantenimiento en un solo lugar.

Principales características de un software GMAO

Cualquier sistema GMAO estándar incluye la gestión de órdenes de trabajo, la planificación del mantenimiento programado, la gestión de activos, la gestión de inventarios, los informes de mantenimiento y una aplicación móvil. Utilizando esas funciones de GMAO, se podrá resolver el 90% de los problemas de mantenimiento.

Gestión de órdenes de trabajo

Un GMAO ayuda a crear, completar y hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo digitales facilitando:

• Enviar, revisar, filtrar, asignar y analizar las órdenes de trabajo
• Programar y activar el mantenimiento
• Recibir alertas cuando se crean órdenes de trabajo
• Añadir listas de comprobación, manuales y notas a las órdenes de trabajo

Un generador de órdenes de trabajo digital ayuda a eliminar tres grandes obstáculos para el equipo de mantenimiento, permitiendo conocer:

• Tiempo de inactividad: Cuanto más rápido se cree, se asigne y se complete una orden de trabajo, menos tiempo estará parado un activo. Las máquinas pueden ponerse en marcha en menos tiempo y mantenerse en buen estado durante más tiempo.
• Ineficiencia: El personal puede documentar, enviar y ver las solicitudes al instante. Los técnicos pueden acceder a los recursos para realizar el trabajo de forma rápida, correcta y segura sin perder tiempo buscando.
• Falta de información: Los detalles de las tareas están disponibles con unos pocos clics. Esto conduce a resultados estándar, a una resolución de problemas más fácil y a una toma de decisiones más inteligente para que pueda maximizar la salud de los activos.

Ventajas de un software GMAO

Un software GMAO ofrece seis beneficios específicos que potencian cualquier operación, incluyendo el control de costes, la reducción del tiempo de inactividad, el aumento de la eficiencia, la información centralizada, el aumento de la seguridad y salud, y la elaboración de informes y análisis. Estos son algunos ejemplos de cómo un GMAO basado en la nube puede beneficiar al equipo de mantenimiento.

• Control de costes: Se reducen los desperdicios, se aumenta el tiempo de actividad y se hace un seguimiento más preciso del gasto lo que se traduce en una reducción del 10% en los costes relacionados con la producción.
• Reducción del tiempo de inactividad: Permite ver el historial de los activos y asegurar el rendimiento de los equipos críticos, borrar los atrasos, programar los MP con facilidad y simplificar las reparaciones para eliminar el tiempo de inactividad de raíz.
• Aumento de la eficiencia: Automatización del trabajo, estandarización de los PMs y mejora del acceso a los recursos para que se pueda trabajar más rápido, más seguro y aumentar la capacidad de producción de forma efectiva.
• Centralización de la información: Permite registrar y rastrear con precisión todo el trabajo de mantenimiento en una ubicación central. A continuación, se puede acceder a métricas, informes, actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real e historiales de activos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Mejora de la seguridad y salud: La dependencia excesiva del mantenimiento reactivo es una de las principales causas de accidentes en muchos entornos de producción. Con un GMAO, se pueden definir los requisitos de seguridad para cada trabajo, simplificar las auditorías y hacer más accesibles los procedimientos de seguridad.
• Informes y análisis: Permite consultar los informes y el cuadro de mandos con los KPI en tiempo real, crear puntos de referencia y tomar decisiones basadas en datos sin tener que rebuscar entre un montón de números.

Otros beneficios del software GMAO

• Mejor visibilidad en toda la operación
• Fácil de aprender y utilizar
• Puede manejar el crecimiento de las operaciones
• Permite a los equipos de mantenimiento estandarizar las operaciones
• Ayuda a agilizar los procesos
• Permite un mayor acceso a datos e informes en tiempo real
• Ayuda a tomar mejores decisiones sobre el mantenimiento de los activos
• Hace más eficiente la realización de auditorías e inspecciones
• Mejora la visibilidad de todos los equipos para una mejor rendición de cuentas
• Mejora la eficiencia energética en toda la empresa

Algunas preguntas que hay que hacerse para evaluar si un equipo de mantenimiento podría beneficiarse de un software GMAO son las siguientes:

¿Se utilizan muchos equipos?

Un GMAO ayuda a gestionar todo el mantenimiento de los activos físicos de gran valor, así como todos los datos procedentes de los equipos. Muchos equipos también implica un gran almacén y un GMAO puede ayudar a mantenerlo organizado y eficiente.

¿Se producen muchas cosas?

Un software GMAO es perfecto para coordinar el mantenimiento con la producción, incluso si los horarios cambian todo el tiempo. Se puede poner fin a las batallas entre mantenimiento y producción y trabajar juntos para luchar contra el tiempo de inactividad, la mala calidad y los riesgos de seguridad.

¿Se quiere ser fiable?

Si una organización desea la excelencia operativa, un GMAO es de gran ayuda para ir más allá del mantenimiento reactivo, para ceñirse a los procesos y para convertir los datos en información fiable, de modo que toda la operación funcione como una máquina bien engrasada.

¿Cuál es el mejor software GMAO?

El mejor software GMAO dependerá de las necesidades del equipo y de las operaciones. Hay tres aspectos específicos que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un GMAO: si es fácil de aprender y utilizar, si se puede integrar con los sistemas existentes y si se puede acceder rápidamente a la asistencia al cliente. A la hora de elegir un software GMAO, es fundamental asegurarse de evaluar una variedad de proveedores, opciones de precios y si un GMAO basado en la nube o un GMAO local tiene más sentido para cada situación. A continuación, los tres aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor sistema GMAO:

• Fácil de aprender y utilizar: Un buen GMAO permite registrar el trabajo en segundos, es fácil de usar en el día a día y da acceso rápido a toda la información necesaria.
• Móvil, integrado e inteligente: Un GMAO tiene que tener una aplicación móvil que esté disponible sin conexión para que el equipo en campo pueda registrar el trabajo en tiempo real. También debe poder conectarse con los demás sistemas que utilizados en la empresa (ERP o MES). Por último, debe estar impulsado por la IA, para que pueda analizar rápidamente los datos del GMAO para encontrar áreas de mejora y comenzar a desarrollar un programa de mantenimiento predictivo.
• Soporte al cliente: Todo buen GMAO viene acompañado de un equipo que ayudará a implantar el sistema, a elaborar un plan de éxito a largo plazo, a hacer un seguimiento de los resultados, a ampliar las operaciones y a superar los problemas de crecimiento.

Te ayudamos a elegir el software GMAO que mejor se adapta a tus procesos. Te mostramos como ejemplo, cómo elegir un software GMAO para plantas de alimentos y bebidas 

¿Cuánto cuesta un software GMAO?

El coste depende del funcionamiento que se necesite en función de las necesidades de cada empresa. Hay seis factores que influyen en el coste de una GMAO que veremos a continuación. La mayoría de las plataformas de GMAO ahorran dinero a largo plazo, pero elegir la correcta también ayudará a maximizar el retorno de la inversión desde el primer momento.

• Costes del software

  El software GMAO basado en la nube suele funcionar con un modelo de suscripción. Las cuotas de suscripción se pagan normalmente por usuario, y la mayoría de los proveedores de software ofrecen diferentes niveles de suscripción, con el precio de la suscripción aumentando con el número de características, el nivel de servicio y la capacidad de personalización.

• Implementación

  Uno de los costes potenciales de la implantación es el pago de los servicios de un proveedor de GMAO para configurar el sistema, migrar los datos, crear PMs, etc. La mayoría de los proveedores cobran por hora o por un paquete de implementación que incluye estos servicios.

• Formación, soporte y administración

  A la hora de determinar el coste de la formación y el soporte de un software GMAO, hay que tener en cuenta lo cómodo que se siente su equipo al utilizar el sistema, la rapidez con la que se quiere poner al día y el número de usuarios que tendrán acceso al GMAO.

• Costes de hardware

  La compra de dispositivos móviles es uno de los pocos costes de hardware asociados al software de GMAO basado en la nube. La mayoría de los sistemas de GMAO en la nube tienen una aplicación de GMAO móvil, que facilita a los usuarios el acceso al software en sus propios teléfonos o tabletas de consumo.

• Gastos de integración

  Es esencial que un GMAO se integre con el resto del software de la empresa, como un ERP. El primer paso para determinar el precio de la integración es averiguar a qué sistemas va a conectarse el GMAO. La integración con los sistemas de producción puede requerir un gasto adicional de hardware.

• Ampliación de la GMAO

  La ampliación del software para adaptarlo a una empresa en crecimiento puede generar costes adicionales. Un aspecto a tener en cuenta es el aumento de usuarios. Si se prevé que el equipo de mantenimiento se duplique en los próximos cinco años, lo más probable es que las tarifas de suscripción a su GMAO se dupliquen.

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