Cómo elegir los sistemas de gestión de inventario de almacén

Existen muchos tipos de sistemas WMS (Warehouse Management System), y la elección depende del tamaño de cada empresa y de sus necesidades. Se debe pensar en la flexibilidad y eficiencia que se necesita y el crecimiento que la empresa tiene previsto en los siguientes cinco años.

Cómo elegir los mejores sistemas WMS

• Considerar el precio: Aunque los costos mensuales de los sistemas de almacén basados en la nube son razonables, si se suman a lo largo de 5-10 años, se pagará una prima por el servicio en la nube en lugar del servicio in situ. Se debe considerar los precios de los sistemas WMS de forma similar a los del leasing de coches. Si se necesita un servicio de transporte fiable y con un mantenimiento completo, los costos mensuales están justificados, pero a lo largo de muchos años es más barato pagar por un vehículo en propiedad. Este ejemplo es aplicable de igual forma a los sistemas WMS.
• Considerar la conectividad y soporte del WMS: Con un sistema basado en la nube, se depende de la conexión a Internet y, sin ella, muchos sistemas de gestión de inventario de almacén SaaS no funcionan, a menos que tengan un modo offline, que no siempre permite una funcionalidad completa. De igual manera, también se depende de ellos como proveedor para gestionar la velocidad, la seguridad, la compatibilidad y todas las cuestiones relacionadas con la tecnología de la información. No se pueden realizar cambios en el código, ni siquiera verlo para entenderlo, sino que se tendrá que enviar un ticket de soporte o una solicitud de funcionalidad, y confiar en que el proveedor se ocupará del problema rápidamente y lo resolverá de forma satisfactoria.
• Considerar un sistema WMS autónomo frente a un ERP: Si ya se dispone de herramientas de software de gestión de almacenes que cubren todas las necesidades y están bien integradas en los procesos, un sistema de gestión de almacenes independiente puede ser más adecuado. Normalmente, los sistemas WMS autónomos están más centrados en las funciones y herramientas, por lo que pueden ofrecer funciones muy específicas que pueden resultar útiles si la distribución ya está en un nivel avanzado. Normalmente, pueden integrarse con otros sistemas aunque a veces pueden haber discrepancias. Los inicios de sesión y los procesos separados a veces hacen que los usuarios hagan sus propios accesos directos, que pueden ser inseguros o estar separados de otros usuarios, y pueden causar confusión, puntos ciegos de datos o errores.

  Si se desea actualizar varias partes del sistema de gestión de pedidos al mismo tiempo, un enfoque de módulo ERP integrado desde el principio tendría más sentido para las operaciones más grandes. Con un punto de registro centralizado y una base de datos global, se puede confiar más en las integraciones con los sistemas de contabilidad, los listados y los servicios de mensajería. A la hora de buscar datos, éstos deberían ser accesibles y comprensibles, reduciendo los puntos ciegos y facilitando la detección de errores. Con esta facilidad y fiabilidad se obtienen los beneficios añadidos de la información y la reducción de costes.

• Sistema WMS o módulo de la cadena de suministro basado en la nube: Como ocurre con la mayoría de los servicios en línea hoy en día, no es necesario descargar el software para utilizarlo sino que el servidor tiene todos los datos y el cliente sólo accede a ellos. El mismo principio se aplica a la gestión de almacenes en la nube. El servidor puede ser muy potente y el usuario puede acceder a él con un dispositivo relativamente poco potente y sencillo. Esto significa que los elevados costos de infraestructura informática desaparecen.

  Aunque los sistemas WMS basados en la nube tienen una escalabilidad y flexibilidad casi ilimitadas, un módulo de cadena de suministro puede ser la mejor opción si se trata de una empresa grande y en crecimiento que opera en toda la cadena de suministro.

Funciones y procesos de los sistemas WMS

La gestión de un almacén se basa en muchas tareas que requieren mucho tiempo, como la contratación de personal, la formación, los seguros, los turnos, la política de recursos humanos, la distribución, etc. Es posible que ya se disponga de una solución de gestión de almacenes que ayude con esas tareas, pero los sistemas WMS pueden ayudar con la función principal del almacén: inventario entrante, preparación de pedidos, embalaje y envío.

Inventario entrante

Muchos sistemas WMS conocen los niveles de existencias actuales y, cuando alcanzan un determinado nivel, se puede enviar automáticamente un pedido de reposición a su proveedor. A medida que llegan las nuevas existencias, se escanean con un escáner de código de barras que se envían al WMS para ajustar los niveles de existencias en consecuencia.

Las aplicaciones más avanzadas de software de gestión de almacenes saben en qué lugar del almacén se encuentran las existencias y pueden asesorar sobre la distribución del almacén sugiriendo el mejor lugar para almacenar determinados artículos. La operación de almacenamiento también puede mejorar el procesamiento de pedidos gracias a que los sistemas WMS priorizan la mejor manera de agrupar los pedidos, lo que ahorra tiempo al personal que realiza la preparación de los artículos.

Picking

Se denomina picking al operario de almacén que recoge los pedidos de las estanterías y los traslada a la zona de embalaje. Mediante una aplicación móvil, los sistemas WMS priorizan los pedidos y dicen qué artículos deben recoger.

La aplicación se instala fácilmente en la mayoría de los dispositivos y luego se monta el teléfono en un escáner de código de barras de mano que se comunica con el teléfono a través de una radio inalámbrica Bluetooth. A medida que el recolector escanea el artículo en cuestión, el software de gestión de inventario del almacén comprueba que es el correcto. Si no lo es, se alerta al recolector evitando así un posible error.

El picking parece sencillo, pero si se trata de un almacén de gran actividad, se está familiarizado con los retos que suponen los múltiples métodos de envío, las prioridades de los pedidos y la aparentemente imposible tarea de gestionar el flujo de trabajo de la forma más eficiente posible. Si se cuenta con suficientes datos para trabajar, los sistemas WMS simplifican y mejoran el flujo de trabajo para aumentar la eficiencia del almacén, reducir el tiempo perdido y reducir el tiempo total. Esto puede traducirse en una preparación de pedidos más rápida, más tiempo de descanso para el personal del equipo del almacén y, una mayor productividad.

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Embalaje

La siguiente parada del producto es el puesto de embalaje. Para mejorar la eficiencia en esta estación, algunos almacenes utilizan materiales y máquinas de embalaje especiales.  Los sistemas WMS contribuyen creando automáticamente las etiquetas y notas correctas para el interior y el exterior del paquete.

En el exterior del paquete se coloca la dirección de entrega y el/los código/s de barras para el/los mensajero/s correspondiente/s, junto con cualquier otro etiquetado, como una etiqueta de advertencia de batería o una etiqueta de contenido frágil. En el interior del paquete, cada vez es más habitual incluir un folleto con un código de descuento, un incentivo de revisión o una nota de agradecimiento. Estos pueden ser personalizados e impresos por el sistema de gestión de almacenes en función de la época del año, el número de compras, los artículos que pueden interesar a determinados clientes, etc. Dado que el embalaje y la entrega erróneos de los productos provocan el 17% de los errores de inventario y, en consecuencia, la pérdida de clientes, la precisión es esencial en esta fase, por lo que los sistemas WMS son tan beneficiosos para el proceso de embalaje.

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Envío

Cuando se utilizan los sistemas WMS para el envío, se habrá seleccionado automáticamente el transportista ideal y se habrán impreso las etiquetas. Una vez adjuntadas al paquete correcto, el artículo se traslada a un extremo del almacén en una paleta de recogida de salida, lista para que el mensajero lo recoja. Una vez escaneado de nuevo, el software sabe que el paquete ha salido del edificio y está con el mensajero. En cada fase de escaneado, el sistema SGA puede configurarse para actualizar al cliente sobre el progreso del pedido y la fecha y hora de entrega previstas. De este modo, el cliente tiene una visión completa de su paquete y, a su vez, confía más en la empresa.

Los clientes no quieren que se les bombardee con información, sino que se les mantenga al día, por lo que es habitual configurar las automatizaciones para que se disparen cuando:

• Se recibe el pedido
• Se envía desde el almacén
• Cuando está con el mensajero local

El cliente nunca necesita saber las complicadas decisiones que el sistema del almacén ha tomado al enrutar el paquete a través del mensajero más rápido disponible por el precio, dado el tamaño, el peso, la puntualidad, las consideraciones fronterizas y la disponibilidad. Como minorista, almacén o gestor de 3PL se puede tener la confianza de que los sistemas WMS están gestionando bien los envíos. Además, existe tecnología disponible como el robot de preparación de pedidos para optimizar las operaciones de almacén.

Informes

Los sistemas WMS también permiten conocer los procesos del almacén que están en juego a través de los informes basados en datos. Todos los puntos de datos del sistema de almacén están fácilmente disponibles y pueden reunirse de forma que señalen las oportunidades y las amenazas. Por ejemplo, con los informes mensuales predefinidos, puede ver rápidamente qué productos tienen más demanda, qué mensajeros están trabajando bien o no están cumpliendo los acuerdos de nivel de servicio (SLA). También se puede ver los beneficios brutos, así como los informes de beneficios por SKU, lo que puede ayudar a establecer dónde podrían asignarse los presupuestos de marketing o invertirse recursos adicionales. Se pueden destacar los errores de seguimiento y mejorar los procesos empresariales.

Conclusiones de los sistemas WMS

El objetivo principal de la gestión de almacenes es asegurarse de que el producto adecuado esté en el lugar correcto en el momento adecuado, con la menor cantidad de fricción. Por lo general, se trata de que la mercancía llegue al cliente, a diferencia de la gestión de los insumos, que sería más bien una solución para la cadena de suministro.

Los sistemas WMS son una herramienta esencial para las empresas modernas con un alto volumen de inventario. Los sistemas WMS permiten hacer un seguimiento de los niveles de inventario, aumentar la velocidad y la precisión de la recogida y el embalaje, así como supervisar los envíos. También permiten crear informes que indican otras formas de mejorar. En definitiva, se puede ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero al automatizar muchas tareas.