Funcionalidades de un software de gestión de almacenes (WMS)

Un software de gestión de almacenes (WMS) sirve para optimizar las operaciones y los procedimientos del almacén ya que permiten asegurar el movimiento más eficiente y rentable de productos y mercancías. Además, permite supervisar la disposición del almacén, la gestión del inventario, la preparación de pedidos y el embalaje de las mercancías, la recepción y el envío, la gestión de la mano de obra y la elaboración de informes.

A la hora de seleccionar un software de gestión de almacenes (WMS), se debe tener en cuenta los requisitos funcionales particulares de cada empresa y asegurarse de que incorpora las capacidades necesarias. Tener a mano la lista de comprobación de funcionalidades del WMS mientras se selecciona una solución también puede ayudar a evitar la omisión de funcionalidades críticas. A continuación, veremos las características clave de un buen sistema de gestión de almacenes.

Características claves de un software de gestión de almacenes (WMS)

• Recepción

  Un software de gestión de almacenes (WMS) debe incluir una opción para la recepción de mercancías. Esta función del WMS ayuda a minimizar los errores de recepción, ya que hace un seguimiento de las discrepancias entre la orden de compra y los productos reales recibidos. La aplicación de almacén está directamente conectada al sistema ERP, lo que permite la visibilidad del inventario en tiempo real. El software de gestión de almacenes (WMS) recomienda varias soluciones para clasificar y optimizar la utilización del espacio de almacenamiento en función del tipo y las características de las mercancías que se manejan.

• Gestión del inventario

  Un software de gestión de almacenes (WMS) hace un seguimiento de los datos de inventario a través de lectores de códigos de barras y etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID), actualizando automáticamente la información en el panel de control del software para garantizar que cualquier persona con permisos pueda acceder fácilmente a la información más actualizada. Además, ayuda a garantizar que los productos puedan localizarse fácilmente cuando sea necesario moverlos. Los WMS gestionan procesos como la preparación de kits y el recuento de ciclos, el cross-docking y otras tareas relacionadas con el inventario. Un buen software de gestión de almacenes (WMS) facilita el recuento cíclico recomendando los productos a contar, sus ubicaciones y ajustando el sistema ERP según sea necesario.

• Picking y embalaje

  El software de gestión de almacenes (WMS) permite clasificar e imprimir fácilmente las listas, por ejemplo, por ubicación, fecha de pedido o SKU. Los dispositivos móviles o los sistemas de voz pueden dirigir a los trabajadores a la ubicación precisa de las mercancías. Si hay que recoger alguna mercancía, se aconseja la ruta ideal junto con el equipo necesario para minimizar el tiempo de desplazamiento. Los escáneres de códigos de barras o RFID garantizan la obtención de los productos correctos.

  Para cada pedido, se determina automáticamente el tipo y la cantidad de embalaje, y el WMS proporciona la estrategia de embalaje ideal. Las etiquetas de envío, las etiquetas de precio, los logotipos, los conocimientos de embarque y otros documentos necesarios se producen directamente desde el sistema, lo que elimina la necesidad de introducir direcciones o volver a escribir los números de seguimiento manualmente. Además, el control de calidad se agiliza porque el personal dispone de información y requisitos precisos para cada artículo.

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• Gestión de pedidos

  La optimización de los procesos de pedido y cumplimiento es una característica esencial de un software de gestión de almacenes (WMS) porque ayuda a gestionar los pedidos de forma más eficaz, regulando el flujo de productos a través del almacén. Algunos WMS proporcionan conectividad con las redes de transportistas, lo que puede mejorar significativamente las operaciones de envío. Además, a medida que la integración de la automatización se hace más frecuente, los responsables de los almacenes pueden eliminar las tareas de introducción de datos a mano. La automatización de los sistemas de gestión de almacenes a través de la robótica, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático puede aumentar significativamente la eficiencia y la velocidad. Sin necesidad de que los trabajadores vayan y vengan entre los productos y las instalaciones de envío, los robots de picking pueden localizar y entregar los materiales. También hay sistemas de transporte que pueden transferir cosas a través del almacén y directamente al envío sin requerir ninguna intervención humana. Descubre cómo aumentar la producción con robots industriales. 

• Analítica

  Las numerosas capacidades incluidas en las mejores soluciones de gestión de almacenes benefician a las empresas para combinar la inteligencia empresarial de las operaciones del almacén. Las empresas se benefician significativamente del seguimiento en tiempo real, especialmente cuando se trata de la gestión del inventario porque les permite ver los niveles de inventario en tiempo real, asegurándose de que se es consciente en todo momento de cuándo se está quedando sin artículos específicos o se tiene demasiadas existencias.

  Otras funciones pueden filtrar los datos para el análisis de los indicadores clave de rendimiento (KPI), destacando las áreas de mejora. La gestión de los flujos de trabajo dentro de un WMS hace un seguimiento de lo que ocurre en un almacén y requiere mayor atención. La recopilación de datos de alta calidad ayuda a los responsables de la toma de decisiones a determinar si hay que modificar los procedimientos críticos de la empresa y planificar el futuro.

• Gestión de la mano de obra

  Aparte de las numerosas capacidades únicas que permiten identificar y supervisar los productos físicos y los paquetes, otra función del software de gestión de almacenes (WMS) son las herramientas de gestión de la mano de obra. Una gestión adecuada de la mano de obra puede ayudar a mantener al personal en el objetivo e identificar los procesos que están desperdiciando recursos valiosos innecesariamente. Los empleados pueden fichar a la entrada y a la salida mediante simples códigos QR o códigos PIN que registran cuándo entran y salen del lugar de trabajo. Además, estas funciones permiten a los empleados hacer un seguimiento de sus horas, del tiempo libre pagado y de las horas extraordinarias.

  Los proveedores pueden integrar sofisticados módulos de gestión laboral en algunos de los mejores programas de gestión de almacenes del sector, que las empresas emplean como parte de sus soluciones de automatización empresarial.

  Los sistemas de gestión de la mano de obra pueden utilizarse para identificar a los empleados, gestionar sus horarios y asignarles los puestos de trabajo. La mano de obra es vital para garantizar que las operaciones se desarrollen según lo previsto. La mano de obra es crucial para las funciones de un almacén.

• Gestión financiera

  Es fundamental supervisar el rendimiento del negocio y los patrones de ventas en todas las ubicaciones, clientes y mercancías para tomar decisiones informadas y basadas en datos sobre futuras acciones y avances. Un software de gestión de almacenes (WMS) proporciona varias funciones para el seguimiento y la elaboración de informes sobre todos los aspectos de un negocio:

  • Las métricas personalizables permiten analizar todos los datos y determinar el cliente más lucrativo, el producto más vendido, el canal de ventas con mejor rendimiento, el empleado más productivo y la temporada alta de ventas, entre otras cosas.
  • El cálculo automático de los ingresos, los impuestos y el coste de las cosas vendidas basado en datos en tiempo real ahorra tiempo y minimiza los errores. El software de gestión de almacenes (WMS) permite trabajar con varias monedas, numerosos sistemas fiscales y la gestión de los costes de desembarco, lo que es fundamental si una empresa opera en varios lugares.
  • La integración con las plataformas de contabilidad es también una característica popular, que permite una contabilidad centralizada.
• Gestión de riesgos

  El análisis de riesgos y la planificación exhaustiva son componentes críticos de una estrategia de desarrollo empresarial de éxito. El software de gestión de almacenes (WMS) moderno permite analizar los datos operativos y crear proyecciones teniendo en cuenta los posibles peligros o las interrupciones existentes. La función de planificación de la demanda del WMS evita el exceso de existencias y el desperdicio de productos, así como las roturas de stock. Los productos de temporada o de gran volumen pueden ser rastreados y priorizados. La visibilidad completa y la organización de los datos permiten comprender y predecir mejor el comportamiento y la demanda de los clientes.

Ventajas de un software de gestión de almacenes (WMS)

Investigar las ventajas de un software de gestión de almacenes (WMS) es fundamental para las empresas en crecimiento. Las empresas que se expanden y que tienen un inventario disponible se beneficiarán enormemente del uso de un sistema de gestión de almacenes eficiente. Al supervisar los procesos de trabajo en múltiples niveles, aumentar la productividad y optimizar el uso de los activos, el WMS mejorará la eficiencia operativa tanto en lo que respecta a la mano de obra como al espacio físico. La automatización del sistema de gestión de almacenes ayuda a controlar el inventario aumentando la precisión, la productividad y la rapidez.

• Optimización del espacio del almacén: El software de gestión de almacenes (WMS) mejora el flujo del almacén determinando el uso más eficiente de la superficie en función de la carga de trabajo y las características del material. El uso del análisis del espacio en planta en las instalaciones del WMS identifica cómo debe aprovecharse mejor el espacio. Ofrece la posibilidad de reducir los desperdicios, el mal uso del espacio de suelo y la pérdida de tiempo en la localización de los artículos. El movimiento excesivo de materiales, la colocación y la recuperación que requieren mucho tiempo se reducen cuando se utiliza un WMS mejorado. Un almacén puede reducir sus costos operativos evaluando las ubicaciones óptimas para almacenar artículos, suministros y equipos.
• Visibilidad en el inventario: Uno de los beneficios más significativos del software de gestión de almacenes (WMS) es la visibilidad del inventario. Mediante el código de barras, los números de serie y el etiquetado RFID, el software WMS ofrece datos en tiempo real sobre el inventario. Esta transparencia es necesaria para elaborar proyecciones de la demanda, que revelan qué productos son más populares entre los clientes en diferentes momentos del año. Estas estimaciones ayudan a la dirección a determinar en qué artículos invertir y cuáles pueden perder cuota de mercado.
• Inventario rastreable: Con el uso de la numeración de lote y serie, los materiales del inventario pueden ser fácilmente rastreados utilizando los sistemas de gestión de almacenes. El número de lote especifica el conjunto de materiales utilizados, mientras que el número de serie identifica de forma exclusiva el artículo individual. Un software de gestión de almacenes (WMS) permite una trazabilidad completa al cotejar los números de lote o de serie precisos con las entradas y salidas de los envíos. Esta capacidad de rastrear los materiales reduce la redundancia, permite una asignación precisa del inventario y ofrece la información existente recuperable para el seguimiento futuro, el mantenimiento del servicio o las circunstancias de retirada.
• Mejora de la moral: Cuando las operaciones funcionan sin problemas, los empleados tienen una actitud positiva hacia el entorno de trabajo. Esto es especialmente cierto cuando se hacen esfuerzos para gestionar el tiempo, de modo que constantemente sientan que se está utilizando sabiamente. Se reduce el estrés, y el aumento de la productividad y la rentabilidad elevan la moral de los empleados, especialmente en los almacenes que ofrecen incentivos para las vacaciones. Un software de gestión de almacenes (WMS) puede aliviar considerablemente los problemas de gestión y de los trabajadores manuales. Un ambiente de trabajo más relajado y ordenado se traduce en una mano de obra más segura, entusiasta y satisfecha, lo que aumenta aún más la rentabilidad general de la empresa.
• Mejora de la auditoría y la seguridad: 27Cuando los empleados introducen transacciones, la mayoría de las aplicaciones de gestión de almacenes les exigen que utilicen identidades de usuario únicas. Esto genera una pista de auditoría que asocia a cierto personal con transacciones específicas, aumentando así la responsabilidad y reduciendo el riesgo de robo y otras dificultades. Además, permite a las empresas identificar la formación de nuevas habilidades y otras estrategias para mejorar los comportamientos del personal. Además, los niveles de acceso definidos por el usuario protegen contra el acceso no deseado a determinados informes y datos.  De este modo, se restringe a cada usuario la posibilidad de ver sólo los datos imprescindibles para realizar su trabajo.

Conclusión de un software de gestión de almacenes (WMS)

Un software de gestión de almacenes (WMS) bien diseñado es el método más eficaz para aumentar rápidamente el éxito y la rentabilidad de una empresa. Si se busca un sistema de gestión de almacenes para una empresa, es fundamental elegir uno que ofrezca las características que la organización necesita. Cuando se trata de un WMS, no existe un enfoque único para todos. La solución óptima de WMS es la que complementa la cultura y el modelo de cada empresa, a la vez que proporciona la flexibilidad, la funcionalidad y la tecnología necesarias para prosperar y expandirse.