Sistema de informe de fallas, análisis y acciones correctivas (FRACAS)

A medida que una empresa es más dependiente del hardware y el software, la alta fiabilidad se convierte en un requisito indispensable para un número cada vez mayor de sistemas. A lo largo de los años, se han desarrollado varias metodologías en un esfuerzo por mejorar los procesos de fiabilidad y mantenimiento.

¿Qué es el sistema de informe de fallas o sistema FRACAS?

Un sistema de informe de fallas, análisis y acciones correctivas (FRACAS) proporciona un método disciplinado e iterativo para resolver problemas de fiabilidad y mantenimiento a lo largo del ciclo de vida de un sistema y es una parte importante de muchos programas de fiabilidad. A pesar de que en sus inicios, el sistema FRACAS fue desarrollado para el ministerio de defensa, es posible aplicarlo en cualquier industria.

¿Cuál es el objetivo y la aplicabilidad del sistema FRACAS?

El sistema FRACAS es una metodología de ámbito empresarial y suele utilizar el software de GMAO para capturar un evento de falla en un formato estandarizado, lo que permite al personal de ingeniería y mantenimiento clasificarlo y analizarlo, desarrollar acciones para evitar que se repita y supervisar si la acción ha tenido éxito.

El sistema FRACAS es un proceso operativo que se utiliza durante todo el ciclo de vida del sistema. Se realiza inmediatamente después de un fallo en servicio con el objetivo de evitar que ocurra lo mismo en el futuro.

No hay plantillas que se puedan copiar y pegar al implantar un sistema FRACAS. Como la metodología es genérica, cada empresa debe hacer el trabajo necesario para implantar un sistema de informe de fallas ajustado a cada situación operativa.

Beneficios de implantar un sistema de informe de fallas

• Disminución del coste total de propiedad/costes del ciclo de vida: Cuando un sistema de producción sufre menos averías, puede ahorrar una cantidad extraordinaria de dinero. Se gasta menos en repuestos, se ahorra en costes de mano de obra y se prolonga la vida útil de los equipos.
• Aumento de la disponibilidad de los activos: Una mayor disponibilidad operativa favorece el aumento de los ingresos al crear más capacidad para nuevos clientes. También aumenta el margen del producto al amortizar los costes de los equipos en mayores cantidades de producto. En consecuencia, disminuye el coste de producción por unidad.
• Aumento de la satisfacción del cliente: La mejora de la fiabilidad de los equipos garantiza que se respeten las cantidades, la calidad y las fechas de entrega previstas, lo que asegura la satisfacción y la retención de los clientes.
• Mejor cumplimiento de la normativa: Los fallos de los equipos ponen en peligro la seguridad de los empleados y pueden dar lugar a incumplimientos medioambientales. El funcionamiento en un entorno controlado permite realizar paradas y cortes planificados en lugar de respuestas de emergencia apresuradas a los fallos.
• Reducción de las tasas de desecho y de las reclamaciones de garantía: Los fallos o la degradación de los equipos pueden dar lugar a productos que están fuera de las especificaciones o que presentan un alto índice de fallos. La mejora de la fiabilidad reduce el impacto y que sucedan estos eventos, reduciendo los costes de reutilización y mejorando la satisfacción del cliente.

Ejemplo típico de un sistema FRACAS tras una falla

Trabajar con una metodología FRACAS establecida no parece diferente en apariencia de la resolución de problemas y la rectificación informal que se producen normalmente tras una falla importante.

La diferencia radica en su transparencia, rigor y estandarización. Este proceso de bucle cerrado trabaja completamente a través de un problema e instituye acciones formales antes de supervisar los resultados para comprobar su eficacia.

Supongamos que se tiene una parte definida de la línea de producción que empieza a producir un producto no conforme. Se produce una parada de la línea mientras los técnicos solucionan el problema sustituyendo varios cilindros hidráulicos. El resultado de la avería es un tiempo de inactividad de varias horas, productos que necesitan ser desechados o reelaborados, llamadas de emergencia del personal de mantenimiento y un retraso en la producción que afecta a la entrega de los lotes.

Paso 1: Capturar los datos

El primer paso de un procedimiento FRACAS típico es la captura de datos. En este caso, el software GMAO requiere que los operarios y los técnicos de mantenimiento respondan a varias preguntas estandarizadas como

• ¿Cuándo reconoció el operario la avería por primera vez?
• ¿Quién se dio cuenta?
• ¿Cuáles fueron los efectos de la avería?
• ¿Cuándo se completó la búsqueda de la avería?
• ¿Qué medidas se tomaron?
• ¿Qué componentes se sustituyeron?

Los datos también pueden incluir las consecuencias del fallo, como el costo, el tiempo de inactividad, el uso de las existencias y el impacto en la calidad.

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Paso 2: Crear el equipo de investigación

El impacto de la avería desencadena unos criterios predeterminados que exigen un análisis más profundo. Se asigna la avería a una persona de ingeniería y mantenimiento para que realice una investigación detallada y un análisis de la causa raíz.

La mayoría de los procesos FRACAS utilizan una matriz para definir quién es el responsable, el que rinde cuentas, el que es consultado y el que es informado sobre el progreso del problema. Esta matriz se conoce como gráfico RACI. El responsable debe mantener a todas las partes relevantes en el bucle de la investigación, tal y como se indica en el mencionado gráfico.

Paso 3: Iniciar el análisis

El análisis detallado puede requerir la selección de un equipo o el acceso a los conocimientos de expertos de la empresa o de los proveedores y fabricantes de equipos originales.

En el caso de los cilindros hidráulicos, el responsable comienza la investigación revisando los datos del GMAO sobre la sustitución, el tiempo medio entre fallos (MTBF) y la avería en servicio del componente.

El historial muestra una tasa de fallos inconsistente, sin datos fiables para establecer el MTBF del componente en servicio. El responsable solicita una prueba de banco y de tira de los cilindros, que revela la deriva del vástago del cilindro, lo que indica una fuga excesiva más allá de las juntas del pistón.

Tras esta revelación, se pide al contratista que revisó sus cilindros que revise los datos de desmontaje y reparación. El contratista cruza los números de serie de los cilindros con sus índices de fallo y registros de revisión. Parece que, en los casos en los que el MTBF es bajo, el contratista utilizó una junta de pistón de un fabricante específico en la última revisión.

El contratista utiliza varios fabricantes de juntas para suministrar la pieza, y todas las juntas se ajustan a la especificación requerida. Sin embargo, las juntas de un fabricante se relacionan sistemáticamente con una vida útil reducida.

Paso 4: Aplicar acciones correctivas

El responsable informa las conclusiones al departamento de calidad. Este aconseja formalmente al contratista que no utilice las juntas sospechosas en futuros servicios. La empresa también pone en cuarentena todos los cilindros del inventario a los que se ha prestado servicio con las juntas tóricas sospechosas hasta que el contratista pueda sustituirlas. Los resultados de la investigación y las medidas acordadas se comunican a todas las partes interesadas.

Paso 5: Supervisión activa de la solución aplicada

Durante los 12 meses siguientes, el responsable y su equipo utilizan el sistema GMAO para hacer un seguimiento de la fiabilidad de los arietes e informar sobre ella. Las medidas que tomaron han tenido éxito. El MTBF se ha estabilizado dentro de un rango fiable, permitiendo la generación de una tarea de mantenimiento preventivo de ciclo limitado que retira los arietes para su revisión antes de que fallen.

Paso 6. Cerrar la tarea

En cada paso del proceso, todos los datos se registran en un formato prescrito para permitir su posterior revisión y análisis. Las estimaciones de la mejora de la fiabilidad se combinan con un análisis financiero para cerrar la tarea de FRACAS antes de archivarla en el GMAO.

Pasos para implantar un sistema FRACAS en una empresa 

1. Seleccionar un equipo y definir objetivos

   Un sistema FRACAS es el núcleo del programa de fiabilidad. Sin embargo, esto no significa que baste con tener personal técnico. Lo ideal es contar con personas de los siguientes departamentos:

   • Ingenieros de mantenimiento y fiabilidad
   • Alguien del departamento de calidad para ayudar a estructurar la metodología y alinearla con las normas de la empresa.
   • Alguien del almacén, ya que se necesitará su adhesión y apoyo.
   • Los operarios de los equipos serán la clave para que el nuevo sistema funcione, así que es posible que incluya a alguien de producción.
   • La alta dirección también debe participar para ayudar a despejar los inevitables obstáculos y tomar decisiones sobre la estrategia.

   Hay que dedicar un tiempo a alinear y acordar los objetivos del nuevo sistema. Es fácil desviarse de la recopilación de datos. También hay que tener en cuenta que el objetivo es mejorar la fiabilidad.

2. Elegir un sistema de gestión de software

   Aunque se puede gestionar un sistema FRACAS de forma manual, conviene utilizar un GMAO o un EAM. Ambos permiten la recopilación de datos en tiempo real, el análisis y la elaboración de informes, y proporcionan un archivo fácilmente accesible del historial en servicio.

   Diseñar y construir el flujo de trabajo FRACAS teniendo en cuenta el sistema de gestión es una forma eficiente de integrar los requisitos de captura, almacenamiento y análisis de datos.

3. Decidir qué datos se van a recoger

   Hay que utilizar la información que permita tomar decisiones y actuar. Los datos pueden incluir modos y mecanismos de falla, datos históricos, información sobre fiabilidad, MTBF o tiempo medio hasta el fallo (MTTF). Sin duda, se necesitarán las especificaciones de los productos.

   Para garantizar un proceso riguroso y auditable, se debe crear una tabla que muestre qué datos se necesitan recopilar y por qué. Además, hay que identificar cómo se recogerán y las herramientas que se utilizarán para analizarlos.

4. Crear códigos de fallos estandarizados

   Un principio básico de los FRACAS es el uso de una taxonomía estandarizada de fallas para facilitar el análisis. Se deben elaborar códigos similares que se adapten al contexto organizativo. Todos los empleados pueden utilizarlos para informar de los fallos y los esfuerzos de rectificación. Incluso se pueden aplicar códigos estándar a los modos de fallo para lograr una mayor especificidad. Un sistema GMAO es una excelente herramienta para imponer esta disciplina impidiendo la entrada de cualquier código que no se adhiera a la estructura aprobada.

5. Definir las funciones de la organización y un gráfico RACI

   Definir claramente las responsabilidades de los roles en las nuevas iniciativas es crucial. Se debe crear un gráfico RACI con las tareas FRACAS en el eje Y y las funciones pertinentes en el eje X. En cada intersección de una tarea y un rol, hay que decidir si ese rol es responsable de la ejecución de la tarea (R), responsable de su ejecución (A), consultado (C) o simplemente informado (I). Si el rol no tiene ninguna participación, colocar una línea horizontal (-). Utilizando este gráfico, todo el mundo puede ver quién recoge los datos, quién hace el análisis y quién es responsable de aplicar las acciones correctivas.

6. Desarrollar la política, los procedimientos y el mapa de procesos de FRACAS

   Este paso es vital para asegurar que todo el mundo tiene claro qué el sistema FRACAS, por qué se utiliza y cómo funciona el sistema. La política de FRACAS debe incluir:

   • Las funciones de la organización
   • Un gráfico RACI que muestre los datos clave necesarios, los formatos de los informes y la formación que debe recibir cada función
   • Un mapa de procesos que describa los pasos y procedimientos necesarios.
7. Desplegar el FRACAS

   Se debe distribuir el manual de políticas y procedimientos y comenzar a formar al personal implicado, al tiempo que se llevan a cabo sesiones informativas para poner al día a todos los empleados sobre el nuevo sistema.

8. Analizar los datos recibidos

   Para llegar a la causa raíz del fallo para informar de las acciones correctivas, los datos pueden clasificarse en fallos predominantes mediante un análisis de Pareto básico, y las causas de fallo comunes pueden identificarse mediante un análisis de Weibull.

   Las técnicas estándar de análisis de la causa raíz, como los cinco porqués, el análisis de espina de pescado o un diagrama de Ishikawa, pueden ayudar a profundizar en las causas procesables.

9. Generar acciones correctivas

   Las acciones utilizadas para abordar las fallas pueden adoptar muchas formas. Se puede trabajar con un proveedor o un OEM para modificar el equipo, cambiar los procesos operativos o utilizar componentes alternativos para evitar futuras fallas. Pueden haber tareas de inspección, supervisión del estado o límites de vida útil de los componentes que reduzcan el impacto de futuros problemas.

   Independientemente de ello, durante la generación de acciones correctivas, es importante mantenerse centrado en la prevención del fallo analizado, en la consecución de los objetivos empresariales y en no crear impactos consecuentes que desplacen el problema a otro lugar.

10. Utilizar indicadores clave de rendimiento para controlar la eficacia de los FRACAS
    El FRACAS es un sistema de bucle cerrado que funciona según los principios de la mejora continua. La única manera de cerrar el bucle después de aplicar las acciones correctivas es supervisar la eficacia de los resultados.

Consejos rápidos para evitar errores comunes con el sistema de informe de fallas

A continuación, una serie de consejos para evitar los errores más comunes a la hora de implantar y poner en marcha un sistema FRACAS.

• No utilizar las tareas de mantenimiento como acción correctiva por defecto

  Añadir más y más tareas de mantenimiento como método por defecto para prevenir las fallas sobrecarga el programa de mantenimiento, añade costes y complejidad, reduciendo su eficacia global.

• No recoger datos en exceso

  La recopilación excesiva de datos es contraproducente en los FRACAS, ya que muchos creen que más datos es mejor. Sin embargo, hay que orientar la recogida de datos limitándose a los problemas más prioritarios y utilizando los datos para controlar específicamente esos problemas. Demasiados datos sobrecargan un FRACAS, lo que dificulta la obtención de resultados significativos.

• Aprovechar el poder de una GMAO

  El GMAO es el repositorio central de los datos de mantenimiento y del historial de servicio. No tiene sentido utilizar un sistema paralelo o implementar un FRACAS manual que requiera un humano para gestionar la interfaz.

  Un software GMAO tiene la funcionalidad incorporada para automatizar gran parte del proceso de FRACAS, incluyendo el análisis de datos, la creación de cuadros de mando y las alertas de fallo una vez que se activa un umbral.

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• Hacer que el sistema sea fácil de usar

  Se puede estandarizar y digitalizar todo lo que se quiera, pero los empleados necesitarán participar en el proceso tarde o temprano. Hay que hacerlo sencillo, ya que hacer el proceso enrevesado hará que la gente tome atajos o no utilice el sistema como está diseñado.

• Compartir los éxitos

  Crear un círculo virtuoso utilizando una retroalimentación constante y actualizaciones sobre las ganancias y los éxitos experimentados gracias al sistema FRACAS. Reforzar el valor y mantener la visibilidad entre los empleados incrustará su utilidad en la organización, manteniendo el apoyo a la iniciativa.