Conoce las cuatro etapas de ciclo PDCA y cómo puede ayudarte

¿Qué es el ciclo PDCA?

El ciclo PDCA es un acrónimo de las cuatro etapas de un ciclo de mejora que viene del inglés: Plan-do-check-act, lo que quiere decir, planificar, hacer, verificar y actuar. Este ciclo es una herramienta eficaz para alcanzar la conformidad con el requisito de mejora continua, tanto en sistemas de gestión de la calidad, como en otros basados en normas ISO.

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En la década de 1990, se cambió el nombre del método de PDCA a PDSA. El nuevo nombre refleja la preferencia por el cambio de «comprobar» a «estudiar», ya que con las comprobaciones se podían pasar detalles por alto. Sin embargo, PDCA ha seguido siendo el término más utilizado en la práctica a día de hoy y que veremos a continuación reflejado en las etapas del ciclo PDCA.

Las cuatro etapas del ciclo PDCA

1. Planificar

   El objetivo principal de la primera etapa del ciclo PDCA es desarrollar una gran familiaridad con el estado actual.

   El aprendizaje del proceso puede adoptar muchas formas, como la realización de investigaciones y la recopilación de datos sobre diversos factores de la situación actual: proveedores, insumos, proceso, productos y clientes (SIPOC). Se debe determinar, acordar y definir los problemas y evaluar las posibles estrategias y acciones que puedan superar los problemas del proceso.

   Pasos específicos de la fase de planificación:

   • Definir qué hace el proceso e identificar los puntos de inicio y final.
   • Describa el proceso enumerando las tareas críticas realizadas y la secuencia de pasos, las personas implicadas, el equipo utilizado, las condiciones ambientales, los métodos de trabajo y los materiales utilizados.
   • Identificar a todas las personas implicadas, como los operarios, los proveedores y los clientes externos e internos.
   • Comprender y documentar las expectativas del cliente: qué quiere, cuándo y dónde.
   • Comprender mejor el proceso recopilando cualquier dato histórico de rendimiento del proceso disponible o recogiendo datos del estado actual. Si aún no se ha implementado la supervisión de máquinas, se puede ahorrar un tiempo considerable con este paso, ya que automatiza la recopilación y visualización de datos.
   • Conocer y documentar cualquier problema percibido asociado al proceso.
   • Identificar las causas raíz de los problemas y describir el impacto en el rendimiento.
   • Desarrollar soluciones que corrijan la causa raíz de los problemas y evitar que se repitan.
   • Seleccionar la mejor solución.
2. Ejecutar

   En esta etapa se inicia la implantación a pequeña escala. Las implantaciones a pequeña escala pueden adoptar la forma de un piloto limitado dentro de un proceso de producción más extenso, o quizás con un grupo de clientes determinado. Se trata de probar la eficacia de las soluciones mediante la recopilación y evaluación de datos objetivos.

   Pasos específicos de la fase de ejecución

   • Realizar un estudio piloto o un experimento para evaluar el efecto de la(s) posible(s) solución(es).
   • Identificar los pasos para medir la eficacia de las mejoras o soluciones probadas.
3. Comprobar

   En esta etapa de comprobación en el ciclo PDCA se determina si la solución está funcionando mediante la evaluación de los resultados, la documentación del aprendizaje y la determinación de si es necesario abordar problemas u oportunidades adicionales.

   Pasos específicos de la etapa de comprobación

   • Examinar los resultados de un experimento o prueba piloto.
   • Determinar si la eficacia del proceso ha aumentado.
   • Decidir si es necesario realizar más pruebas.
4. Actuar

   Esta etapa es el último paso del ciclo PDCA. El objetivo principal aquí es perfeccionar y finalizar los cambios que se van a introducir. Una vez estandarizada, la mejora debe establecerse como la nueva «mejor práctica» dentro de la empresa.

   Pasos específicos de la etapa de actuación

   • Seleccionar el mejor cambio o solución.
   • Elaborar un plan de implantación que explique quién debe hacer qué y cuándo.
   • Formalizar la solución, por ejemplo, revisando las instrucciones de trabajo.
   • Establecer un método de seguimiento y control del rendimiento del proceso.

Conclusiones del ciclo PDCA

Una vez que se conocen las cuatro etapas del ciclo PDCA: planificar, hacer, comprobar y actuar, se debería comprender qué pasos específicos se pueden dar para comenzar con cada etapa. Y cuando ya se esté familiarizado con el uso del ciclo PDCA, el siguiente paso es digitalizar la producción con la supervisión de las máquinas y aprovechar los datos de los procesos mediante la automatización y la visualización. El resultado es un ciclo de mejora más corto y se pueden realizar más mejoras en el mismo tiempo sin añadir recursos adicionales.

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