Cómo un sistema de gestión de la fabricación sin papel puede transformar su producción

Durante décadas, la industria manufacturera ha utilizado el papel para todo, planos, etiquetas de envío, listas de inventario y órdenes de producción. A pesar de que el papel ha sido muy importante en la fabricación a lo largo de los años, la tecnología ha avanzado hasta el punto de poder sustituir completamente al papel en muchas áreas de la fabricación. A continuación veremos los beneficios del cambio a operaciones predominantemente sin papel por un sistema de gestión de la fabricación.

¿Qué es un sistema de gestión de la fabricación sin papel?

El sistema de gestión de la fabricación sin papel se produce cuando las empresas sustituyen sus procesos tradicionales basados en el papel por alternativas electrónicas, lo que permite el acceso a la información cuando y donde sea necesario. En el proceso, los fabricantes reducen significativamente la cantidad de papel que utilizan y, a su vez, la cantidad de papel que desperdician.

Ventajas de un sistema de gestión de la fabricación sin papel

Con la fabricación sin papel, la información se almacena digitalmente, lo que permite que se transmita electrónicamente y se muestre en tiempo real en la planta de producción, lo cual proporciona una serie de beneficios para las empresas.

• Mejora la sostenibilidad: En primer lugar, la documentación de la fábrica en papel es un desperdicio. Si no se usara tanto papel, se necesitaría producir menos cada año. Y aunque una gran proporción del papel se recicla cada año, el reciclaje sigue teniendo un impacto en el medio ambiente. La conclusión es que, aunque reciclar el papel es mejor que tirarlo, reducir la cantidad que se usa o no usarlo en absoluto es aún mejor.
• Eliminación de tareas sin valor añadido: El uso de un sistema de gestión de la fabricación sin papel permite ver con exactitud cuáles son las necesidades actuales, qué mercancías están en stock y cuáles se espera que lleguen. Al introducir un pedido de un cliente en el sistema, los gestores pueden reservar automáticamente las mercancías necesarias, pedir los materiales que faltan y programar las actividades de producción según la disponibilidad de recursos y mano de obra. El uso de un sistema de código de barras presente en el sistema de gestión de la fabricación permite a los trabajadores escanear rápidamente los artículos en lugar de introducir los datos manualmente, lo que acelera la recepción, el picking y la expedición de las mercancías. Como todos los departamentos tienen acceso instantáneo a la información que les corresponde en tiempo real, no es necesario recoger documentos y elaborar informes manualmente.
• Mejor trazabilidad: El seguimiento de los lotes de stock y los números de serie y el registro de cada movimiento de inventario permiten saber y demostrar qué lote se ha utilizado en un producto específico, de qué proveedor procede, quién lo ha manipulado y qué clientes han recibido los productos acabados relacionados con el lote de stock. Esto facilita el cumplimiento de la normativa incluso en las industrias más estrictas, rastrear las inconsistencias hasta sus causas de origen y organizar fácilmente la retirada de productos cuando se envía un lote de mercancías defectuosas a los clientes.
• Ahorro económico: Una ventaja obvia de la eliminación del papel es que elimina la gran mayoría de los costos asociados al papel. Además del costo real del papel, también se puede ahorrar al no tener que almacenar, manipular, imprimir y reciclar.

  Además, está el costo de la ineficacia causada por la documentación en papel. Aunque es difícil establecer una cifra para cada empresa, se estima que los empleados pasan 1,8 horas al día buscando y recopilando información.

• Menos errores humanos: Debido a su naturaleza manual, los sistemas basados en papel suelen incurrir en errores de datos. Aunque un par de errores no parecen una catástrofe, incluso los pequeños errores pueden convertirse fácilmente en grandes errores que pueden llegar a paralizar una empresa. Los sistemas de gestión de la fabricación sin papel soportados por un software bien desarrollado pueden evitar estos errores en cualquier área en la que se implementen.
• Mayor precisión y visibilidad de principio a fin: A pesar de haberse utilizado durante décadas, la documentación de fabricación en papel es propensa a las inexactitudes. Ya sea que un trabajador de la fábrica registre una información incorrecta o que otro la interprete mal, la fabricación en papel está llena de errores potenciales. Todo esto supone una pérdida de tiempo y esfuerzo para todos los implicados. Sin embargo, con la fabricación sin papel, cualquier cambio se realiza directamente en el sistema y se muestra en tiempo real para todos los que necesitan saberlo.
• Fomenta la colaboración: Con la información que se comparte a la perfección entre varios departamentos, las oportunidades de colaboración aumentan de forma natural. También lo hace la comunicación entre los distintos departamentos, acercándolos entre sí.

  Los empleados del sector manufacturero pueden trabajar en documentos simultáneamente y en tiempo real, lo que aumenta la productividad, mejora los resultados y fomenta una cultura de colaboración en toda la organización.

  Además, una plantilla moderna quiere sentirse capacitada para aprovechar las últimas herramientas y tecnologías. Al no utilizar soluciones de fabricación sin papel, las empresas también pueden ver afectada la moral de sus empleados, especialmente si los competidores han implantado estos sistemas. Esto se debe a que los trabajadores pueden sentirse infravalorados en sus funciones, lo que podría llevarles a buscar puestos en otros lugares.

• Mitiga el riesgo y mejora la continuidad del negocio: Uno de los mayores escollos del papel es la falta de seguridad. Los fenómenos naturales y accidentes afectan a la buena conservación de archivos en papel pues conlleva un riesgo importante de que un fabricante pierda años de información en un solo evento.

  Un sistema de gestión de la fabricación sin papel elimina el riesgo en este sentido y todo se almacena electrónicamente y se hace una copia de seguridad para la continuidad del negocio. Incluso en caso de catástrofe natural, los archivos de una empresa estarán a salvo, lo que facilitará y hará más rentable su recuperación.

• Mejora la confianza de cara a las auditorías: Para los fabricantes, las acreditaciones profesionales y el cumplimiento de las normas del sector son primordiales. No sólo refuerzan la imagen de una empresa y subrayan su compromiso con la calidad, sino que también ayudan a empoderar al personal.

  Por ejemplo, la norma ISO 9001 establece los requisitos específicos que deben cumplir los fabricantes en materia de calidad. Para mantener dicha acreditación, las empresas deben someterse a una rigurosa auditoría de cumplimiento cada tres años.

  Para la acreditación ISO 50001 de gestión de la energía, los fabricantes deben validar digitalmente sus datos energéticos. Los procesos tradicionales basados en papel simplemente no pueden lograr esto, por lo que las empresas que no utilizan la fabricación sin papel pueden perder la oportunidad de obtener esta importante acreditación relacionada con la sostenibilidad.

  Con las soluciones de un sistema de gestión de la fabricación sin papel, las empresas pueden acudir a estas auditorías con la total confianza de que sus registros son precisos y están actualizados. Tener un acceso rápido y fácil a la documentación, como los certificados y los datos de producción, significa que los fabricantes pueden demostrar eficazmente sus normas de calidad durante las auditorías. Además, estas soluciones sin papel también pueden ayudar en la gestión de la calibración y la no conformidad, haciendo que los informes sobre ambos sean mucho más intuitivos y eficientes.

• Mejora la imagen de la organización: Al implantar formas de trabajo sin papel y reducir de forma masiva la cantidad de papel que utilizan, los fabricantes pueden promocionarse a los ojos de los consumidores como empresas que no sólo se preocupan por el medio ambiente, sino que ponen su granito de arena para ayudar.
• Programación optimizada de la producción: En un sistema de gestión de la fabricación, la programación de la producción puede realizarse automáticamente en función de la disponibilidad de recursos. Algunos programas informáticos también permiten elegir la programación hacia delante o hacia atrás, esta última utilizada para fabricar justo a tiempo. Los pedidos de los clientes se pueden convertir en órdenes de fabricación y los materiales se pueden reservar desde el stock mientras el sistema encuentra el momento óptimo para que la propia fabricación tenga lugar.
• Mejores informes y seguimiento de los KPI: Además del seguimiento de los movimientos de inventario, un sistema de gestión de la fabricación también permite la elaboración de informes en el taller, lo que ayuda a las empresas a controlar el tiempo dedicado a las actividades de producción, proporcionándoles así tiempos de ciclo precisos. Con una funcionalidad de inspección, los fabricantes pueden realizar un control de calidad de los productos entrantes y fabricados. También se puede hacer un seguimiento de las métricas de rendimiento y ventas de los proveedores. Todo ello se convierte en estadísticas útiles que pueden utilizarse en el proceso de toma de decisiones. Se puede utilizar un módulo de contabilidad para calcular automáticamente el costo de las mercancías vendidas, las pérdidas y ganancias y otros KPI financieros.
• Tiempos de entrega más cortos: El uso de un sistema CRM integrado permite a los usuarios de un sistema de gestión de la fabricación reaccionar rápidamente a las solicitudes de los clientes. Los datos disponibles sobre los materiales en stock y la capacidad de producción ayudan al software a calcular estimaciones precisas de los plazos de entrega y a determinar los costes de producción de un pedido rápidamente. Si a ello se añade la capacidad del software para acelerar la planificación, las compras y otras fases administrativas de la producción, los plazos de entrega pueden reducirse considerablemente. Por lo tanto, en entornos altamente competitivos en los que la agilidad cuenta, una empresa de fabricación sin papel tiene una gran ventaja sobre aquellas que todavía utilizan métodos basados en papel para gestionar su negocio.
• Menos residuos: Disponer de información en tiempo real y siempre actualizada sobre sus niveles de stock permite optimizar el inventario para que no haya excesos que puedan quedar sin utilizar. El uso del software de optimización de inventario integrado en el sistema de gestión de la fabricación ayuda a organizar el inventario y a evitar el extravío y la eventual obsolescencia o caducidad de las existencias. Las funciones de aseguramiento de la calidad, que incluyen inspecciones y la posibilidad de rastrear las causas de los defectos, pueden ayudar a garantizar que los materiales procedentes de los proveedores y los productos que se fabrican son de alta calidad. Los desperdicios son la consecuencia de la actividad industrial pero existen fórmulas para minimizarlos. Descubre cómo reducir desperdicios en procesos de manufactura industrial.

¿Cómo implementar un sistema de gestión de la fabricación sin papel?

Muchas empresas quieren implantar un sistema de gestión de la fabricación pero se ven frenadas por la inconveniencia y el gasto del software de fabricación heredado. Sin embargo, algunos de los sistemas ERP/MRP actuales basados en la nube se han adaptado específicamente a las necesidades de los pequeños fabricantes con presupuestos más reducidos y escasos conocimientos de TI que implementan el software por su cuenta, sin ayuda de consultores externos ni socios de implementación.

¿Quieres saber cómo seleccionar con éxito un sistema ERP Industrial en solo ocho pasos?

Estos son los pasos que debe seguir para lograr implantar con éxito un sistema de gestión de la fabricación sin papel:

• Elegir un software que se adapte a la empresa: El software para apoyar a una empresa de fabricación sin papel tiene que satisfacer las necesidades del negocio. Por ello, debe trazar un mapa de problemas y prioridades, encontrar las soluciones que resuelvan esos problemas y marcar el mayor número de casillas, y utilizar rigurosamente las pruebas gratuitas que muchos proveedores tienen disponibles.
• Hacer partícipe a todo el mundo: Es necesario comunicar el cambio a todos los implicados. En primer lugar, hay que poner al día a los directivos sobre los motivos de la transformación y los pasos necesarios. A continuación, hay que explicar el cambio a todos, desde el control de calidad hasta los trabajadores de línea, es decir, a todos los que se verán afectados por el cambio.
• Modificar los procesos para adaptarlos al software: Con cualquier sistema de gestión de la fabricación sin papel, es más inteligente ajustarse a los procesos del software que intentar que el software se ajuste a los ya existentes. De lo contrario, se podría enfrentar a constantes y costosas personalizaciones del software y a la creación de una complejidad innecesaria que el equipo de soporte del proveedor de software podría no ser capaz de resolver.
• Introducir datos precisos: El concepto de «garbage in, garbage out» o GIGO especifica que un sistema es tan bueno como las entradas que se introducen en él. Esto significa que se debe ser muy diligente con la información que se da al software tanto al implementar el sistema como al utilizarlo. El software es una herramienta que puede utilizarse para prevenir errores si se alimenta al sistema con información precisa, ya que éste utiliza los datos para generar más información precisa que puede mejorar significativamente la eficiencia y la salud financiera de la empresa.
• Asegúrese de que todo el mundo utiliza el software: Cuando se implanta un software pero algunos trabajadores deciden no utilizarlo, nunca se podrá aprovechar todo el potencial. Para maximizar los beneficios de un sistema de gestión de la fabricación sin papel, hay que asegurarse de que todo el mundo se ajusta a los nuevos procesos. Esto significa registrar cada acción y movimiento de inventario en el software, utilizar la funcionalidad MRP para calcular y prever las necesidades, programar las actividades de producción en el software, etc. Por supuesto, no todos los empleados deben tener acceso a todo el software y por eso muchos proveedores permiten establecer permisos específicos.
• Revisiones periódicas: Se debe revisar periódicamente el rendimiento del sistema de gestión de la fabricación sin papel. Para ello, se debe establecer algunos KPI que se vean directamente afectados por el software. Estos pueden incluir la rotación de inventario, la precisión de las cotizaciones, la precisión de las previsiones, la precisión de la programación o simplemente la satisfacción de los empleados. Descubre cómo las soluciones OEE para plantas industriales mejoran los KPIs de producción.

Puntos clave de un sistema de gestión de la fabricación

Un sistema de gestión de la fabricación sin papel permite la gestión y coordinación de las actividades de producción sin utilizar documentos en papel como medio de comunicación. En la fabricación sin papel, el papel se sustituye por un software de fabricación basado en la nube que actúa como un centro de información, proporcionando datos en tiempo real tanto a los gerentes como a los trabajadores de línea.

Por tanto, existen múltiples razones para no retrasar más la digitalización de tu planta de fabricación  y hacer que tus procesos sean más competitivos y eficientes.