Reducción de costos logísticos: conceptos básicos de inventario y transporte

La gestión adecuada del inventario y las soluciones de transporte ayudan a la reducción de costos logísticos a todos los niveles en las empresas. Analizar el presupuesto en logística es fundamental y las buenas prácticas suponen un ahorro sustancial de tiempo. Se necesita una planificación adecuada para reducir el gasto y racionalizar las operaciones logísticas. Por tanto, las empresas necesitan planificar formas de almacenar y distribuir productos para los clientes, manteniendo una mentalidad de crecimiento.

Reducción de costos logísticos ¿Por qué son tan caros?

Antes de empezar a elaborar cualquier plan para la reducción de costos logísticos, es importante entender cómo han llegado a ser una parte tan importante de los presupuestos de las empresas. La logística en general es un término muy amplio. Y cualquier acción realizada por la empresa para mover los productos a través de la cadena de suministro, desde la adquisición hasta el cumplimiento final, puede considerarse parte de la logística.

El gasto en logística suele incluir:

• Envío y transporte
• Tareas administrativas
• Costos laborales
• Depósito y almacenamiento
• Suministros de embalaje
• Llamadas del servicio de atención al cliente

En estas prácticas, las empresas destinan una media del 11% de sus beneficios totales a financiar el gasto en logística.

A continuación se presenta un desglose de los gastos más importantes.

Las necesidades de transporte es una actividad más representativa y que se ha encarecido en los últimos años.

La logística moderna de la cadena de suministro tiene que hacer frente a

• El aumento de los costos del combustible
• Retrasos en las llegadas a los puertos de entrada
• El endurecimiento de la normativa comercial internacional
• Retrasos en las entregas que crean escasez de almacenes
• Disminución de la mano de obra

Para abordar una reducción de costos logísticos se debe hacer con una mentalidad de crecimiento y abierta al cambio según lo permitan las circunstancias.

¿Cómo llevar a cabo una reducción de costos logísticos? La gestión de inventarios

Cualquier empresa que ofrezca productos necesita espacio para el inventario y herramientas de gestión para mantenerlo organizado. El espacio de los almacenes es cada vez más limitado y el que está disponible suele tener un precio elevado.

Para las empresas establecidas que buscan formas de reducir los costos de inventario actuales, puede ser necesario analizar cómo organizan, almacenan y suministran sus productos actuales.

Estas son algunas áreas de la gestión del inventario que deberían examinarse detenidamente:

Alquiler de almacenes

Es posible que se haya firmado un contrato de arrendamiento o incluso se haya comprado un terreno propio para construir un almacén. En cualquier caso, se trata de una decisión a largo plazo y hay que considerar lo siguiente:

• ¿Es el espacio lo suficientemente grande como para hacer crecer el negocio?
• ¿Hay muelles de carga para recibir y distribuir la mercancía?
• ¿Está el almacén situado cerca de los destinos de entrega?
• ¿Cuáles son los costos de envío para hacer llegar las importaciones o los productos de fabricación nacional?
• ¿Se puede disponer fácilmente de equipos para gestionar cajas y palets?
• ¿Hay espacio para almacenar suministros de embalaje, como cajas e impresoras de etiquetas?

Si se contrata o construye un almacén que no satisface las necesidades actuales y proyectadas, puede significar gastar más dinero a largo plazo. Se recomienda finalizar los planes de almacenamiento y distribución antes de realizar grandes pedidos de importación o fabricación.

Por último hay que tener en cuenta la ubicación. Una mala ubicación, incluso a un precio adecuado, podría elevar los costos de envío y funcionamiento de manera significativa.

¿Qué es el costo de transporte?

Desde el momento en que se tiene un inventario en un almacén, los costos de transporte empiezan a acumularse y representan todos los gastos necesarios para almacenar y gestionar las mercancías no vendidas.

Un cierto nivel de costos de transporte es inevitable. Con el estado de la cadena de suministro moderna, muchos consideran necesario tener un inventario adicional a mano. Si se está centrado en la reducción de costos logísticos, ésta puede ser una de las formas más sencillas de hacerlo.

Una planificación adecuada de la demanda puede ayudar a sortear los periodos de ventas altos y bajos de forma que se pueda tener una reducción de costos logísticos. Esto ocurre con las mercancías de carácter estacional o muy afectadas por las vacaciones.

La mercancía que no puede venderse en un tiempo razonable está ocupando espacio y generando costos de mano de obra adicionales en el almacén. En un mundo ideal, se debería dar la vuelta al inventario en uno o dos meses desde que entra en el almacén. Todo lo que pase de ese plazo podría considerarse un inventario obsoleto.

Otras formas de reducir el impacto de los costos de transporte son:

• Rediseñar el almacenamiento del almacén para aumentar la capacidad y la eficiencia
• Eliminar el inventario que no se vende
• Reducir al mínimo la cantidad de existencias de seguridad.

Mucha gente tiene la tentación de aumentar las existencias de seguridad y mantener ciertos artículos del inventario debido a los problemas actuales de la cadena de suministro pero hay que tener en cuenta el costo a largo plazo.

Los precios actuales de los almacenes significan que se paga más por almacenar un antiguo inventario que lo que se podría obtener en beneficios de ventas futuras. En definitiva, organizar una venta de liquidación o incluso donar los artículos obsoletos supone un ahorra de dinero.

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Cómo elegir una estrategia de gestión de inventarios

Los procedimientos de gestión del inventario son otro proceso logístico que hay que explorar para encontrar prácticas rentables. Existen tres estrategias comunes de gestión de inventarios:

• FIFO: Primero en entrar, primero en salir
• FEFO: Primero en expirar, primero en salir
• LIFO: Última entrada, primera salida

Estos procedimientos de gestión del suministro logístico determinan cómo salen las mercancías del almacén y llegan a los clientes. Cada uno de ellos presenta ventajas en función de cada modelo de negocio.

En cuanto a los gastos de logística, el control de los costos tiene más que ver con gastar de forma inteligente que con aspirar a gastar menos.

Fórmulas para la reducción de costos logísticos

El mayor gasto en logística es el transporte y la expedición. Al igual que el espacio de los almacenes, el costo medio de los envíos se ha duplicado en todo el sector. Desde los contenedores marítimos hasta el transporte de mercancías por vía aérea, todo cuesta más.

Como los precios del gasóleo siguen marcando nuevos máximos históricos cada semana, es probable que los precios del transporte marítimo sigan subiendo. Las subidas de precios han obligado a muchos a aumentar los precios de los productos en un esfuerzo por mantenerse al día con los costos administrativos.

Cambiar ciertas prácticas de envío para gestionar mejor los costos de transporte es más eficaz que ir en busca del transportista más barato. Cuando los precios son altos en general, se debe buscar  calidad y precisión en los servicios de transporte.

Optimizar las prácticas de envío

Los costos de la cadena de suministro pueden mantenerse bajo mejor control con el uso de estrategias alternativas.

• Envíos consolidados: La idea es maximizar el producto y minimizar el movimiento. Si se pueden consolidar cinco envíos LTL separados en un solo envío de carga de camión en un tiempo razonable, se ahorra en costos de envío.
• Utilizar sistemas automatizados: La digitalización de documentos (EDI) puede reducir la cantidad de papeleo manual necesario para cada recogida y entrega. Los servicios digitales fácilmente disponibles reducen el tiempo, proporcionan transparencia y ofrecen una mejor experiencia general a los clientes que desean disponer de información en tiempo real. Descubre todos los beneficios de la automatización de almacenes en fábricas industriales.
• Compartición de costos: Desarrollar una asociación con los proveedores, un consorcio de compradores, significa que ciertos costos logísticos, como el combustible, pueden ser compartidos. Esta ventaja sólo es posible si se dedica tiempo a establecer relaciones con proveedores y transportistas.
• Cross Docking: Para las empresas que necesitan proporcionar envíos más pequeños, el cross docking permite dividir un envío consolidado cuando sea necesario. Se puede beneficiar del uso de servicios FTL hasta un punto, desconsolidando sólo cuando sea necesario.

Se pueden hacer otros cambios más pequeños según las necesidades de cada sector. A veces, el ahorro se reduce a pequeños hábitos y prácticas que a menudo se pasan por alto. Estos cambios, aplicados en varias partes de la empresa, pueden tener un gran impacto en la reducción de costos logísticos.

Utilización de servicios de transbordo

Mantener la mercancía en movimiento es necesario para evitar costosos retrasos. Cuando se tiene un acuerdo contractual para suministrar un cierto número de mercancías en un plazo determinado, cualquier incumplimiento puede dar lugar a sanciones.

¿Contenedores de mercancías atascados en el puerto? Lo más probable es que no se vaya a realizar la entrega programada y el propio puerto probablemente cobrará tasas de sobrestadía por no mover el contenedor dentro del tiempo libre asignado.

Los servicios de transbordo se utilizan para descargar y transferir la carga de un medio de transporte a otro. Este servicio mantiene las mercancías en movimiento a lo largo de la cadena de suministro y ayuda a evitar los retrasos y las tasas que conllevan.

Tanto si hay que pasar la carga de un contenedor de transporte a una furgoneta, como de una furgoneta a un vagón de tren, la transcarga ayuda a mantenerla en movimiento.

Los servicios de transbordo tienen la ventaja añadida de poder combinarse fácilmente con otras medidas de ahorro de costos, como:

• Cross Docking
• Desplazamiento
• Servicios intermodales

Con los servicios intermodales, se puede utilizar la transcarga para transportar las mercancías por ferrocarril o por avión y el servicio de camiones sigue siendo el medio de entrega más flexible y accesible.

Tanto el ferrocarril, el camión como la carga aérea podrían ser la opción más económica porque dependen de muchos factores para poder decir que una de ellas será siempre la mejor opción para la reducción de costos logísticos. La mejor opción es ser flexible.

¿Cómo influyen los costos logísticos en la gestión de la cadena de suministro?

Los costos logísticos y la gestión de la cadena de suministro van en realidad de la mano. La gestión eficaz de una cadena de suministro requiere que los equipos de logística planifiquen los costos y tengan en cuenta los puntos débiles cuando aparecen.

Una mala planificación por parte del equipo de logística podría provocar mayores interrupciones en la cadena de suministro de una empresa. Los retrasos debidos a un inventario insuficiente, una mala gestión de los almacenes y unas decisiones de envío ineficaces van a costar en términos de clientes fieles. Sin suficientes clientes, no hay negocio ni logística empresarial. Utilizar una combinación de las estrategias ayuda a gestionar los aspectos más difíciles de la cadena de suministro.

¿Qué es el plazo de entrega?

Una vez se ha conseguido optimizar el almacenamiento y la ejecución y las tarifas de transporte son más ágiles que nunca, todavía existen las tasas de retraso debido a los errores del fabricante.

En este caso, los plazos de entrega de los proveedores pueden ser el problema. Los plazos de entrega se refieren al tiempo que tarda un producto en ir de principio a fin en la fabricación y varían según el sector.

Aunque se entiende que se produzcan algunos retrasos, los plazos de entrega frecuentes o que cambian constantemente son perjudiciales para el negocio y para la planificación del presupuesto logístico.

Los transportistas y los servicios de logística de terceros (3PL) suelen ser capaces de negociar mejores tarifas cuando se les proporciona un servicio estable y constante.La diversificación ahorra a largo plazo porque ofrece opciones.

La reducción de costos logísticos tiene más que ver con la optimización de las prácticas actuales y con ser inteligente sobre dónde y cómo gastar el dinero.