Tipos de sistemas WMS para la gestión de almacenes

La utilización de sistemas WMS para la gestión de almacenes es esencial para cualquier empresa 3PL que se ocupe de bienes físicos o materiales que deban ser transportados hacia y desde los clientes. Las empresas pueden estar perdiendo dinero si los empleados no tienen un sistema eficiente para gestionar las operaciones del almacén.

Se debe determinar qué tipo de sistema de gestión de almacenes funcionará mejor para una empresa, de modo que no se retrase el control del inventario, la recogida y el envío de pedidos.

Tipos de sistemas WMS para la gestión de almacenes

Existen varios tipos de sistemas WMS para la gestión de almacenes y se puede elegir el que mejor se adapte a las necesidades de cada empresa. Los que se utilizan con más frecuencia por las empresas 3PL son:

• Sistemas autónomos
• Módulos de la cadena de suministro
• Módulos ERP
• Sistemas basados en la nube

Existen ventajas e inconvenientes en cada tipo que ayudan a determinar qué sistema es el mejor para cada negocio.

Los sistemas WMS para la gestión de almacenes se basan en un software que ayuda a las empresas a realizar sus operaciones diarias en un almacén. Un SGA tiene ventajas que permiten a las empresas controlar y supervisar las operaciones del almacén, como la entrada y salida de mercancías. Otras operaciones incluyen la gestión de inventarios, los procesos de preparación de pedidos y embalaje, la auditoría y los pedidos de envío.

Los sistemas WMS para la gestión de almacenes ayudan a una empresa a reducir los costos operativos al disminuir la mano de obra y el desperdicio de espacio. El control del inventario es un factor determinante para lograrlo. Un buen sistema de gestión de almacenes permite a los empleados ver dónde se encuentra un artículo del inventario en cualquier momento y lugar. Mejora el seguimiento del inventario mediante el uso de números de serie, códigos de barras y etiquetas RFID. Estas herramientas de seguimiento contribuyen a tener un inventario organizado. El transporte interno y externo del inventario puede optimizarse por completo gracias a las funciones avanzadas de seguimiento del inventario.

Además de las operaciones de equipamiento del almacén, los sistemas WMS para la gestión de almacenes ayudan a gestionar las operaciones de la cadena de suministro mediante el seguimiento de las mercancías desde el fabricante o el mayorista hasta el minorista o el distribuidor, realizar el recuento de ciclos y controlar las fechas de caducidad. También reduce en gran medida la probabilidad de que se produzca un error en el envío, permite a una empresa cumplir con los pedidos de forma instantánea y realizar un seguimiento de los productos solicitados dentro del almacén. Permite un entorno de trabajo sin papeles y, al mismo tiempo, orienta a los empleados sobre las mejores prácticas para las operaciones de gestión del almacén.

Los sistemas WMS para la gestión de almacenes pueden ser una herramienta independiente, utilizada por sí misma o puede formar parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Además, un SGA suele estar integrado con un sistema de gestión de inventarios o un sistema de gestión de transporte.

Requisitos funcionales de los sistemas WMS para la gestión de almacenes

Los sistemas WMS para la gestión de almacenes establecen los estándares para las operaciones de almacén al coordinar las transacciones entre el interior y el exterior de las instalaciones.

Las ventajas de estos sistemas no pueden subestimarse en la importancia global de la logística operativa del almacén. Hay muchos componentes de un Software WMS que se debe tener en cuenta si se está tratando de elegir entre diferentes sistemas WMS para la gestión de almacenes.

Qué buscar en los sistemas WMS para la gestión de almacenes

A continuación se indican los requisitos más importantes y las características clave de sistemas WMS para la gestión de almacenes que pueden utilizarse para averiguar  qué sistema es el adecuado para una empresa.

• Máxima funcionalidad

  La funcionalidad es un principio básico e importante. Un buen software de sistema de gestión de almacenes maximiza lo que la empresa puede hacer y, al mismo tiempo, minimiza el trabajo que hay que hacer. Con los sistemas WMS para la gestión de almacenes se agilizan los procesos de negocio y se miden los datos que, de otro modo, resultaría difícil seguir.

  Por ejemplo, un SGA puede determinar la productividad de los empleados y hacer un seguimiento de las tareas que un empleado ha completado, y dónde se ha realizado la tarea. Esto permite tener una visibilidad directa de la eficiencia, o ineficiencia, del personal en tiempo real.

• Facilidad de uso

  Cuanto más fácil sea el uso de un SGA, menos tiempo se dedicará a la formación de los empleados. Los sistemas WMS para la gestión de almacenes bien diseñados reducirán el tiempo que tardan los empleados en configurar y supervisar las operaciones y, por tanto, permitirá disponer de más tiempo para adaptarse a un flujo de trabajo continuo.

  Esto es extremadamente útil cuando se trata de nuevos empleados. El nuevo personal puede ponerse en marcha en cuestión de horas, no de semanas, cuando un SGA es fácil de aprender. Unas propiedades de navegación claras también significan que los empleados pueden utilizar plenamente el sistema de gestión de almacenes para obtener un rendimiento óptimo.

  Se debe asegurarse de que el SGA permite al usuario simplificar la entrada de datos, crear informes y gráficos de plantilla y tiene una vista de cuadro de mando que proporciona al usuario un único punto de acceso a todos los datos críticos. La vista del tablero también debe actualizarse automáticamente en tiempo real para que los empleados estén al día de las operaciones diarias y horarias.

• Gestión total de las transacciones

  Se debe poder supervisar todo, desde la recepción hasta el envío y tener información detallada de todo en cada paso del camino. Eso significa productos, empleados y transacciones, pero como mínimo, los sistemas WMS para la gestión de almacenes deben hacer un seguimiento:

  • Recepción
  • Almacenamiento de la mercancía recibida
  • Envío
  • Preparación de pedidos
  • Recuento cíclico/auditorías de inventario
  • Cualquier tipo de movimiento de artículos

  A continuación, se puede realizar un análisis especializado de las operaciones de  almacén, ya que el SGA realiza un seguimiento de todo lo que ocurre en el almacén. El análisis especializado ayuda a contratar de forma más inteligente y a ser más eficiente en el almacenamiento de productos.

• Flexibilidad

  Una solución con sistemas WMS para la gestión de almacenes a largo plazo debe ser capaz de adaptarse a una empresa en crecimiento y escalar hacia las necesidades futuras. Un criterio que indica si el SGA es escalable, es si el sistema funciona con la mayoría de los ERP. Esto se debe a que la empresa puede cambiar de sistema ERP a medida que crece y no quiere cambiar el SGA cada vez que el negocio se amplíe. Los software ERP tienen muchos beneficios. Descubre cómo el software ERP de fabricación puede mejorar la recopilación de datos, BI y el cumplimiento normativo. 

  La flexibilidad también se aplica al hardware. Un SGA debe ser compatible con otras versiones de los equipos que se indican a continuación:

  • Impresoras de etiquetas
  • Balanzas
  • Escáneres y terminales de RF
  • Terminales de radiofrecuencia montados en carretillas

  Por último, se debe comprobar la flexibilidad de los sistemas WMS para la gestión de almacenes con respecto a los distintos tamaños y tipos de empresas. Un buen SGA debe tener éxito con todos los tamaños y tipos de distribuidores industriales y mayoristas. Un SGA es una inversión en el futuro del negocio, por lo que se necesita que el SGA sea capaz de crecer al mismo tiempo.

• Métricas útiles y fáciles de leer

  No basta con tener datos, hay que ser capaz de entenderlos para aprovechar plenamente la información. Las métricas que hacen un seguimiento del rendimiento de las operaciones de almacén se valoran mucho y son las más beneficiosas cuando los datos se pueden presentar con precisión y eficacia.

  Se debe poder crear fácilmente informes y gráficos basados en las operaciones del almacén con un SGA. Esto incluye el seguimiento en tiempo real tanto de los empleados como del rendimiento del almacén en grupos organizativos. La dirección puede entonces comparar el rendimiento de los grupos de empleados y de las zonas geográficas. Además, se puede medir el rendimiento individual de los empleados en función de los estándares de velocidad y precisión.

• Integración perfecta con el ERP

  Si se decide integrar el SGA con un ERP, es esencial elegir los sistemas WMS para la gestión de almacenes que se combinen perfectamente con los principales sistemas ERP. Esto garantiza que el SGA y el ERP trabajen al unísono para mantener el negocio en funcionamiento. Cualquier SGA en el que considere invertir debe ser totalmente compatible con el sistema ERP actual. Además, el proveedor de SGA debe ser capaz de desarrollar integraciones ERP complementarias. Descubre cómo seleccionar con éxito un sistema ERP Industrial en solo ocho pasos. 

• Historial verificado

  Se debe utilizar referencias de clientes para obtener información de primera mano sobre el funcionamiento del sistema de gestión de almacenes. Se puede pedir una lista al proveedor y, si es posible, reunirse con los clientes a solas y no con ninguno de los vendedores del proveedor. Las preguntas que hay que hacer a los clientes actuales son las siguientes:

  • ¿Cumplió el SGA las expectativas?
  • ¿Qué tipo de apoyo se recibió del proveedor?
  • ¿Cuál fue la calidad del soporte recibido?
  • ¿Cómo fue el seguimiento después de utilizar el soporte?

  Con cuantos más clientes se pueda hablar, mejor imagen se tendrá del SGA. Lo ideal sería poder ver el SGA en acción y comprobar el rendimiento en determinadas situaciones. Sin embargo, se debe tener en cuenta que las necesidades de la empresa pueden ser diferentes a las de la referencia del cliente que se está revisando.

• Valor del ROI

  El precio es un factor importante a la hora de elegir un SGA. Los sistemas WMS para la gestión de almacenes pueden tener un costo inicial más bajo, pero se debe tener en cuenta la aplicación a largo plazo a medida que la empresa crece y se desarrolla. Otros factores determinantes a tener en cuenta son:

  • Funcionalidad
  • Flexibilidad
  • Integración
  • Escalabilidad
  • Facilidad de uso
  • Soporte al cliente
  • Cualquier herramienta específica necesaria para el negocio

  Podría ser un gran error comprar un SGA con un precio inicial más bajo si se tiene que gastar dinero para solucionar los problemas causados por las integraciones necesarias y los requisitos de personalización. La etiqueta de precio frugal podría acabar costando mucho a largo plazo, por lo que se debería considerar el valor global y las implicaciones a largo plazo de la solución de SGA elegida.

• Compromiso de almacenamiento y logística

  El compromiso de un proveedor de SGA con las soluciones de almacenamiento y logística indica si se debe considerar un producto. Muchas soluciones de SGA abarcan muchos países diferentes y cubren varios requisitos, lo que permite a los proveedores diversificar lo que pueden ofrecer. Sin embargo, esto a veces da lugar a una visión restringida del día a día y a un alcance nicho de la gestión de almacenes.

  Para contrarrestar esta posibilidad, hay que fijarse en la frecuencia y el rigor con que el proveedor actualiza los sistemas WMS para la gestión de almacenes. Un proveedor preferido solicita comentarios de los clientes, actúa rápidamente para aprovechar los cambios del mercado y proporcionará actualizaciones y mejoras sin coste alguno.

Tipos básicos de sistemas WMS para la gestión de almacenes 

Existen cuatro tipos básicos de sistemas WMS para la gestión de almacenes que suelen ser implementados por una empresa 3PL:

• SGA autónomo
• Módulos de ejecución de la cadena de suministro
• Sistemas ERP integrados
• SGA basado en la nube.

Muchas de las características son similares, pero lo que las diferencia es el paquete y el estilo de entrega.

La mayoría de las soluciones de SGA tienen una variedad de herramientas que pueden manejar diferentes componentes de un sistema de gestión de almacenes. Hay que sopesar los pros y los contras de cada uno con respecto a lo que una empresa necesita y puede necesitar en el futuro.

Sistema de gestión de almacenes autónomo

Un SGA autónomo suele ser el más barato, pero también suele carecer de muchas de las ventajas de una solución de SGA integrada. Los sistemas autónomos son los más básicos y sólo se utilizan para funciones de gestión de almacenes. Son un sistema típico de tipo local que se utiliza con el hardware y la red originales de la empresa.

Los sistemas autónomos se venden sin ninguna función adicional de la cadena de suministro y, en cambio, sólo incluyen las mejores y más importantes características de los módulos del SGA. Las dos funciones más importantes son la gestión de inventarios y las operaciones de almacén. Una empresa que se decida por un SGA autónomo puede esperar tener las siguientes características:

• Seguimiento de la fecha de caducidad
• Escaneo de códigos de barras
• Recuento de ciclos
• Slotting
• Almacenamiento
• Recepción
• Picking
• Embalaje
• Envío

Algunos proveedores ofrecen las herramientas básicas de gestión del transporte más solicitadas con un sistema independiente. Sin embargo, la mayoría de los sistemas WMS para la gestión de almacenes se venden como paquetes independientes que se instalan y luego se integran con el software actual. La integración de un programa externo con un software actual funciona, pero suele causar problemas como la duplicación de la entrada de datos, retrasos/silos de información, problemas de interfaz y gastos adicionales de personalización.

Un sistema de gestión de almacenes independiente puede utilizarse como sistema de gestión de inventario. Por ello, puede utilizarse con muchos campos ajenos a la gestión de almacenes. Esta característica hace que un SGA autónomo sea ideal para una pequeña empresa o una empresa que no tiene un gran presupuesto para software. Sin embargo, no se incorporan otros pasos de la cadena logística y, en consecuencia, puede que no se integre bien con otros tipos de software empresarial como las soluciones de SGA que se indican a continuación.

Módulos de ejecución de la cadena de suministro

Un sistema de gestión de almacenes puede considerarse una subcategoría dentro de la gestión de la cadena de suministro (SCM). El software SCM tiene un amplio alcance por naturaleza y puede ayudar a los usuarios a gestionar muchos aspectos de la cadena de suministro. Aunque su principal objetivo es automatizar tareas comunes, también puede gestionar las relaciones con los proveedores, los procesos empresariales en curso y las evaluaciones de riesgo.

El uso de un módulo de la cadena de suministro como un SGA requiere que la empresa invierta en aplicaciones de la cadena de suministro que también proporcionen funciones de almacenamiento. Esto permite a un negocio de almacenamiento 3PL la capacidad de explorar numerosos beneficios asociados a la SCM. Esta opción se utiliza comúnmente, junto con la combinación de las otras aplicaciones del SGA.

La combinación de las distintas partes facilita la cohesión entre las diferentes áreas de la empresa. También favorece la gestión racionalizada de toda la cadena de suministro. Esto difiere del SGA autónomo en el hecho de que un sistema autónomo generalmente cubre sólo el almacenamiento. Es esencial minimizar cualquier solapamiento con el software actual si se elige un módulo de cadena de suministro.

Sistemas ERP integrados

El software ERP es una potente solución que combina muchas capacidades que se encuentran en otros sistemas. Es una de las mejores opciones para una empresa que busca mejorar las soluciones de software y se considera uno de los mejores sistemas WMS para la gestión de almacenes. También son una excelente opción para una empresa que quiera obtener una ventaja competitiva y mejorar su retorno de la inversión.

El ERP es un sistema especializado que puede ofrecer una sólida ejecución y escalabilidad de la cadena de suministro, incorporando la mayoría de las aplicaciones básicas que permiten a un 3PL operar sin problemas. Estas aplicaciones principales pueden incluir, pero no están limitadas a:

• Planificación de la cadena de suministro
• Contabilidad
• Gestión de las relaciones con los clientes
• Recursos humanos

Una idea clave que hay que tener en cuenta es que, aunque los sistemas ERP integrados pueden ofrecer funciones de SGA, las funciones de gestión de almacenes no son una función básica del ERP. La solución elegida debe ofrecer funciones de gestión de almacenes de antemano pero a modo de ayuda te dejamos estas 10 preguntas que deben responder los pequeños fabricantes antes de adquirir un software ERP industrial. 

La integración del ERP se considera el fin de los sistemas de gestión de almacenes, lo que significa que tiene un precio considerable. Al mismo tiempo, el ERP puede sustituir a muchas otras aplicaciones de software debido a su gran alcance, centralizando así las operaciones en una única interfaz. El ERP puede ser una buena opción para cualquier empresa que no esté satisfecha con las soluciones de software actuales y quiere consolidarlas todas en un solo sistema.

Sistema de gestión de almacenes basado en la nube

Un SGA basado en la nube es un modelo informático centralizado basado en la web que emplea la tecnología de la nube. El SGA basado en la nube suele ofrecerse mediante el software como servicio (SaaS) y destaca por su rápida escalabilidad y despliegue. Puede ofrecer las mismas ventajas que un SGA más tradicional, pero también una implementación más rápida y unos costos más bajos.

Un SGA basado en la nube es conocido por tener un mantenimiento de IT reducido, ya que se aloja en un servidor independiente o privado, dependiendo de las especificaciones del proveedor. Un servidor separado o privado conduce a protocolos de seguridad de datos más altos, lo que es importante para las empresas que gestionan inventarios de alto valor o negocios que simplemente quieren más seguridad en su WMS.

Siempre que el proveedor gestione el software, se pueden realizar personalizaciones en el software cuando el SGA está en la nube. Sin embargo, la cantidad de personalización puede variar dependiendo del proveedor de software. La personalización del software es esencial, ya que permite a la empresa crecer y realizar cambios en las operaciones y procedimientos sin alterar el flujo de las prácticas actuales.

Los sistemas WMS para la gestión de almacenes en línea son muy adecuados para las empresas con necesidades de múltiples ubicaciones y ofrecen mucho en términos de flexibilidad y complejidad del sistema. Este tipo de sistemas pueden adaptarse a las necesidades de cada empresa y pueden aumentar la productividad del negocio independientemente del tamaño, el volumen o la complejidad de las operaciones.

La computación en nube también ofrece a los usuarios la opción de obtener actualizaciones automáticas de software sin gastos adicionales, lo que contribuye a reducir los costes y proporciona competitividad tecnológica. Los detalles de las ventajas incluyen:

• Gasto mínimo: las soluciones de SGA en la nube no requieren una licencia a largo plazo ni equipos especializados, pero sí los recursos para alojar y mantener el sistema. Esto elimina los grandes gastos financieros y, en su lugar, se opta por cuotas de suscripción estables.
• Implementación rápida: la implementación de un SGA típico basado en la nube puede llevar semanas, no meses o años como los sistemas locales. Esto se debe a que el proveedor de SGA en la nube se encarga de la configuración, el alojamiento y la implementación por sí mismo.
• Escalabilidad: un SGA en la nube favorece la escalabilidad de dos maneras. En primer lugar, el software no necesita una configuración de hardware y puede funcionar en cualquier ordenador con acceso a Internet. Esto significa que puede enviarse rápida y fácilmente a los almacenes para apoyar el crecimiento y expansión. En segundo lugar, el almacén puede adaptarse a una demanda creciente habilitando más licencias según sea necesario.
• Facilidad de uso: este tipo de sistema puede ser menos complejo para el usuario final: el empleado. Las operaciones de los almacenes pueden ser más eficientes y maximizarse plenamente cuando la solución de SGA es fácil de operar y de acceder para los usuarios cotidianos.