Cómo implantar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS con éxito

Cómo implantar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS con éxito es una tarea muy dura. Es por ello, que en este artículo te traemos los escollos más comunes al momento de implementar un MMS de manera exitosa.

La implementación de cualquier cambio mayor, tal como Lean, Total Productive Maintenance (TPM), Reliability-Centered Maintenance (RCM) o un nuevo Computerized Maintenance Management System (CMMS), puede ser difícil, en el mejor de los casos, dado al triste registro de éxitos en la industria. Cualquier número de estudios muestra tasas de éxito de 35% a 50% para proyectos de gran cambio, con la más alta probabilidad de fallar observada para proyectos de Information Technology (IT), así como al implementar un sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador. 

La lista de razones que citan los gerentes para justificar las fallas al implantar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS, usualmente contiene una o más de las siguientes:

• Ausencia de apoyo de la máxima gerencia.
• Ausencia de compromiso de quienes se esperaba que cambiaran su comportamiento (típicamente desde la línea de técnicos de mantenimiento y operadores).
• Planeamiento deficiente del proyecto.
• Inhabilidad para gerenciar los agentes clave del proyecto a través del proceso de cambio.
• Asignación inadecuada de recursos para el proyecto (personal, material, equipo, fondos)
• Comunicaciones deficientes.
• Liderazgo débil de proyecto.
• Entrenamiento insuficiente.
• Metas indefinidas y objetivos ambiguos que no revelan a cada agente del grupo qué hacen allí.
• Falta de alineación y ausencia de gerencia para los recursos externos, tales como consultores y vendedores.

Estas razones para el fracaso al implantar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS son muy comunes, a través de muchas industrias, abarcando muchos años de historia de implementación de cambios, que hacen preguntarse por qué no se ha aprendido de los errores. Pero, por desgracia, el comportamiento humano es complejo, ese es el porqué se tiene el mismo éxito limitado en evitar el divorcio, la guerra y otros fracasos basados en relaciones.

Por ejemplo, un gerente de planta podría estar buscando un retorno más rápido del capital, invirtiendo, actualizando o implementando un nuevo sistema de gestión de mantenimiento CMMS. La gerencia de operaciones podría estar buscando reducir las paradas de los equipos porque cada minuto de funcionamiento significa más productos saliendo por la puerta y por lo tanto aumento de presupuesto.

La gerencia de mantenimiento puede ser estricta en la reducción de costos de mantenimiento por unidad de producción saliente. Por supuesto, estos objetivos no son exclusivos, pero es importante entender los impulsores principales de la conducta de cada agente.

Incentivos vs. desincentivos al implantar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS

Para incrementar la probabilidad de acordar metas y objetivos compartidos, se debe reforzar el comportamiento de los agentes usando incentivos positivos y negativos. Estos incentivos y desincentivos aportan recompensa y consecuencias respectivamente.

Por otra parte, se supone que otros pocos miembros del equipo de proyecto, del departamento de mantenimiento, son provistos con desincentivos o consecuencias para que si el CMMS implementado no logra las tareas esperadas para la confiabilidad y desempeño del equipo, entonces no serán bonificados o no tendrán aumento salarial ese año.

Lecciones aprendidas al implementar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS

¿Qué comportamiento se puede esperar con estas recompensas y consecuencias? Predecir las acciones resultantes de los incentivos es difícil, y de los desincentivos es aún más complejo. Sin embargo, el ejemplo de arriba da algunas simples lecciones.

• Exceder las expectativas. Primero; recompensar a las personas por exceder las expectativas, no meramente lograrlas. Alcanzar las expectativas es para lo que se le paga a los empleados. En el ejemplo de arriba, el bono de 25% para los miembros del equipo de proyecto solo aplica cuando los objetivos relevantes para sus roles fueron excedidos, no alcanzados. Los incentivos deben dirigir la conducta a ir más allá del llamado del deber.
• Distribución justa. Segundo; distribuir los incentivos a través de los grupos de agentes de manera que sea percibido como justo por cada parte involucrada. ¿Por qué deberían solo los miembros del equipo de proyecto del departamento de IT ser elegibles para el bono de 25 %? Esta situación implica una desigualdad entre los miembros del equipo de proyecto que seguramente generará resentimiento y potencialmente conductas negativas.
• El tiempo lo es todo. Tercero; cronometrar los incentivos apropiadamente también es crítico. Nada molesta más a un usuario de un nuevo sistema de gestión de mantenimiento CMMS o sistema de información que, el departamento de IT celebre y sea recompensado por instalar un software, y deje a los usuarios luchando para aprender a usar el sistema y tratando de hacerlo funcionar en el curso de varios meses, o hasta años, sin una recompensa comparable. Por otra parte, mucha de la gente del IT, se habrá ido hace tiempo a trabajar en otro proyecto y no estarán disponibles para los usuarios una vez que la aplicación ha sido instalada. Es extremadamente frustrante para los usuarios, injusto, y ciertamente no conductivo al logro para alcanzar las metas y objetivos compartidos. 
• Evitar el castigo colectivo. Cuarto; los desincentivos podrían ser percibidos como castigos individuales o colectivos, lo que podría contar para factores bajo el control de un solo individuo. Por lo tanto, si el departamento de mantenimiento no logra los objetivos de parada de equipos y fiabilidad por factores como el desempeño de un vendedor, un acto de Dios, o planeamiento deficiente por mercadeo y ventas, podría ser injusto castigar al departamento de mantenimiento recortándole el aumento salarial o los bonos.
• Evitar la pérdida de confianza. Quinto; los desincentivos tienden a cargar una connotación negativa que puede resultar exactamente en el comportamiento que se quiere evitar. Dejar un ultimátum que esencialmente diga: “o alcanzas tus objetivos o serás castigado”, envía un mensaje de desconfianza en la gente para la realización de su trabajo. Esta falta de confianza puede llevar a la indiferencia, resentimiento, rebelión o hasta sabotaje del proyecto. 

Opciones de incentivos al implantar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS

Aunque mucha gente cree que los incentivos monetarios son los más efectivos, la experiencia ha demostrado que no siempre es el caso. A veces el incentivo más simple y apropiado es el reconocimiento por un trabajo bien hecho, bien sea en privado o quizás en público, tal como una noche de premios o una fiesta de la compañía.

Otros incentivos son regalos (ropa, estación de trabajo personalizada, certificados de regalos), celebraciones (barbacoas, pizzas pagadas por la compañía, eventos patrocinados por la compañía) y concursos (premios para quien exceda las metas por el más alto porcentaje o por más larga duración).

Incentivos externos al implantar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS

Aunque la mayoría de las compañías son reacias a hacerlo, podría valer la pena explorar la aplicación de incentivos a recursos externos, tales como, vendedores o consultores de un sistema de gestión de mantenimiento CMMS. Sin embargo, se ha visto que es más efectivo balancear incentivos internos y externos, porque ambos, recursos internos y externos, son requeridos para una implementación exitosa.

Al proporcionar incentivos solo a una parte y no a la otra, usualmente se obtiene mejor desempeño de una sola parte. Los proyectos solo son tan buenos como el enlace más débil, por lo que el incentivo adicional no necesariamente se traduce en una implementación más exitosa en general. De hecho, el desbalance y falta de incentivos compartidos podría dejar frustradas a ambas partes, causando una implementación fallida.

Para saber más acerca de cómo implantar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS, o saber más sobre mantenimiento industrial, te invitamos a saber cómo lograr ahorros de costes y energía con auditorías de mantenimiento predictivo.

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