Resultados de la implantación de un software CMMS para la gestión del mantenimiento industrial

Muchas empresas recurren la implantación de un software CMMS para optimizar las operaciones de mantenimiento mediante un sistema eficaz de gestión de órdenes de trabajo o problemas de seguimiento de los niveles de inventario.

Para tener una mejor idea de lo útil y flexible que puede ser este software, se ha creado  una lista de beneficios que explican por qué cualquier empresa debería considerar el uso de un software de CMMS para mejorar en gran medida sus capacidades de gestión del mantenimiento.

Implantación de un software CMMS para una reducción de costes

Las ventajas de un software CMMS, utilizadas correctamente reducirán significativamente el coste de las operaciones en todo el departamento de mantenimiento y es que los responsables de mantenimiento están siempre a la búsqueda de posibles formas de reducir el coste de sus operaciones de mantenimiento.

• Reducir el tiempo de inactividad de los equipos y las paradas no planificadas

  Un equipo de mantenimiento de éxito no sólo debe centrarse en solucionar rápidamente los problemas que surjan, sino en tomar medidas preventivas para predecir y evitar posibles averías.

  La implantación de un software CMMS ayuda a incorporar y automatizar fácilmente estrategias de mantenimiento predictivo y preventivo para reducir el tiempo de inactividad de los equipos y  evitar costosas paradas no planificadas.

  Si quieres conocer saber las diferencias entre ambos mantenimientos, echa un vistazo a la comparación entre mantenimiento proactivo y mantenimiento reactivo

• Reducir las horas extras

  Un menor tiempo de inactividad se traduce automáticamente en un menor gasto en horas extras. Cuando los activos se mantienen en su estado óptimo, hay menos posibilidades de que se produzca cualquier tipo de avería, lo que hace que los empleados no tengan que trabajar horas extras para poner en marcha un activo crítico.

  Además, el sistema de gestión de mantenimiento informatizado permite que el equipo se comunique de manera más eficiente, lo que significa que el trabajo puede comenzar más rápido y  terminarse en los plazos establecidos.

• Reducir el tiempo medio de reparación

  La implantación de un software CMMS permite al equipo de mantenimiento acceder a toda la información crucial sobre los problemas pasados y las soluciones aplicadas para averiguar rápidamente la mejor estrategia para el problema en cuestión.

  El sistema también puede almacenar versiones electrónicas de los documentos. Disponer de un punto de acceso para todo, desde las fichas técnicas y los registros de los equipos hasta los gráficos de resolución de problemas, ayuda a los técnicos a realizar su trabajo con rapidez y eficacia.

• Prolongar la vida de los activos

  Mediante una estrategia de CMMS implementada correctamente, se puede asegurar que los activos están siempre bien mantenidos y funcionan de forma eficiente. Como consecuencia, se conseguirá aumentar la longevidad de los activos.

• Reducir los costes de reparación

  Garantizar un alto tiempo de funcionamiento y la salud de los activos reduce la necesidad de realizar reparaciones importantes. Se reducen los gastos relacionados con la mano de obra y otros recursos, ahorrando enormes costes. Además, se puede conocer las mejores prácticas y centrarse en las más rentables.

• Mejorar el presupuesto

  Otra función del CMMS para reducir los costes generales de mantenimiento es la posibilidad de predecir los costes y utilizar esa información para mejorar los presupuestos.

  La revisión de todos los costes anteriores relacionados con los materiales, los recursos y las actividades de reparación proporciona suficiente información para estimar con precisión los costes futuros. Esto significa que se puede crear un presupuesto eficaz asegurándose de que los recursos se asignan de forma óptima.

Implantación de un software CMMS para la gestión de inventarios y activos

La gestión de activos y de todas las piezas que se tienen que mantener en stock puede convertirse en un reto. Tener un exceso de existencias no es bueno, pero es aún peor si  falta una pieza crítica para arreglar una máquina cuya avería ha provocado la parada de toda la línea de producción. Lograr el equilibrio en esta delgada línea es casi imposible sin utilizar las capacidades del software de mantenimiento moderno.

• Optimizar los niveles de stock

  Un buen sistema informático de gestión del mantenimiento ayuda a optimizar las existencias, detectando patrones de consumo de material y ajustando los pedidos de suministros en consecuencia.

  Lo que es aún más útil es que puede establecer los niveles de stock deseados para cada pieza. Si el número de artículos seleccionados en el stock cae por debajo de un umbral establecido, el sistema lo notificará automáticamente para que se pueda hacer un pedido a tiempo.

• Eliminar los errores humanos gracias al seguimiento automatizado

  Así se evitan los costosos errores humanos pues se realiza todo, desde el seguimiento y el registro de la información hasta la supervisión, de forma automática, sin intervención humana. Con datos muy precisos y fiables, la necesidad de realizar controles manuales de inventario disminuye considerablemente.

• Seguimiento de las actualizaciones de mantenimiento y del historial de trabajo

  Tener acceso al historial completo de trabajo de equipos y máquinas es uno de los elementos básicos de los sistemas informatizados de gestión del mantenimiento.

  Una visión completa del historial de trabajo junto con las órdenes de trabajo a lo largo de todo el ciclo de vida de cada equipo permite un plan de mantenimiento perfectamente optimizado.

• Estandarizar  mejores prácticas, mejorando el control de calidad

  Con la implantación de un software CMMS, se puede hacer un seguimiento del rendimiento de las operaciones de mantenimiento para descubrir qué prácticas son las más eficaces y por qué. En ese momento, puede establecer las mejores prácticas específicas de negocio como un estándar para optimizar su flujo de trabajo futuro y aumentar la productividad y la eficiencia.

• Optimizar los recursos limitando los desechos y el trabajo de repaso

  Reducir los costes de los desechos y las repeticiones optimizando los recursos para aumentar la productividad. Un CMMS permite mantener los activos en máxima eficiencia, lo que reduce las posibilidades de pérdidas significativas de material. Además, reduce los fallos de producción manteniendo los activos sanos a través de diversas estrategias como el mantenimiento preventivo.

  Detrás de los desperdicios y los retrabajos existen pérdidas de dinero importantes. Conoce los costos ocultos en la producción industrial: Cómo sacar a la luz desperdicios y falta de capacidad 

• Diagnóstico más rápido de los problemas mediante la búsqueda de información crítica sobre los activos

  Con el acceso inmediato a la información de los activos críticos, se puede identificar y diagnosticar los problemas mucho más rápido y con mayor precisión.

• Implantar códigos de barras para facilitar la identificación

  La tecnología de códigos de barras ayuda a identificar rápida y fácilmente el inventario. Se pueden reducir las tareas manuales de introducción de datos y reducir los costes utilizando esta tecnología para conectar órdenes de trabajo, activos, piezas de repuesto y órdenes de compra.

  Un software de gestión de mantenimiento informatizado compatible con los códigos de barras permite marcar los activos con un código QR para que el equipo pueda buscarlos al instante sobre el terreno. Los técnicos pueden escanear el código de barras y obtener todos los datos necesarios de un solo golpe.

Implantación de un software CMMS para mejorar el flujo de trabajo

El sistema CMMS tiene la capacidad de automatizar una parte importante de las tareas aburridas y repetitivas, agilizar la comunicación entre el equipo de mantenimiento, y toda una serie de otros beneficios que veremos a continuación:

• Mejorar la comunicación entre el equipo de mantenimiento

  La implantación de un software CMMS facilita una mejor comunicación entre el equipo de mantenimiento. La plataforma puede utilizarse como una herramienta de comunicación eficiente que mantiene al equipo en la misma página.

  Los gestores pueden cambiar rápidamente las prioridades de trabajo, las órdenes de trabajo y las fechas de vencimiento y comunicarlas rápidamente a todo el equipo de mantenimiento. Por ejemplo, puede dejar un comentario en una orden de trabajo específica que automáticamente notifica al técnico permitiéndole ver instantáneamente el comentario en tiempo real en un dispositivo móvil.

  Se puede utilizar el CMMS para asignar tareas, crear procesos de mantenimiento estandarizados y ofrecer una plataforma de comunicación estable para las tareas de mantenimiento regulares y de emergencia.

  Algunos CMMS ofrecen incluso la posibilidad de cargar imágenes en las órdenes de trabajo, ya que algunas cosas son mucho más fáciles y rápidas de explicar a través de una imagen que con palabras.

• Tener todos los datos necesarios en un solo lugar

  Con un sistema de gestión de mantenimiento informatizado, se puede tener órdenes de trabajo, programas de mantenimiento, historiales de trabajo, niveles de existencias, estado de las máquinas, datos sobre el rendimiento de los activos. Toda la información necesaria en un solo lugar al que se puede acceder desde cualquier lugar.

  Además, algunas soluciones de CMMS permiten integrarse con su actual software ERP y soluciones similares para que se pueda aprovechar todas las ventajas en combinación con otras herramientas.

• Comprender las necesidades futuras

  Al igual que con la gestión de inventarios, el amplio espectro de datos del CMMS ayuda a comprender las necesidades futuras para que se pueda organizar, automatizar y simplificar adecuadamente las operaciones de mantenimiento.

• Seguir el progreso del trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento

  Si se trabaja en una instalación que todavía no ha adoptado los dispositivos móviles como parte del flujo de trabajo diario, ahora es el momento perfecto para ponerlo en la lista de sus principales prioridades.

  La verdadera capacidad de seguir el progreso del trabajo desde cualquier lugar, en cualquier momento, sólo se puede utilizar plenamente con un sistema de gestión de mantenimiento informatizado que tenga soporte para múltiples dispositivos móviles.

• Cambiar rápidamente la prioridad del trabajo y las asignaciones

  ¿Cambio de planes? ¿Mal funcionamiento repentino de la máquina? ¿Un técnico está de baja por enfermedad? Con la implantación de un software CMMS, se puede informar a todos los implicados del cambio en las prioridades de trabajo con una simple reasignación de tareas en el software de mantenimiento.

• Mejorar el tiempo de respuesta

  Las averías de los activos críticos pueden provocar grandes pérdidas de beneficios por cada hora que la línea no esté en movimiento. Sólo eso debería ser motivo suficiente para dedicar un esfuerzo adicional a mejorar el tiempo de respuesta de su equipo de mantenimiento.

• Eliminar el papeleo innecesario

  El CMMS elimina la necesidad de papeleo innecesario y ahorra innumerables horas de trabajo manual y de introducción de datos repetitivos. El escaneo de códigos de barras, los datos transmitidos por los sensores, la programación automatizada y el historial de trabajo.

• Mejorar la responsabilidad

  Se realiza un seguimiento del progreso de cada orden de trabajo, su estado, los retrasos, los costes y el tiempo invertido según a quién se le haya asignado. A diferencia de un enfoque de mantenimiento tradicional basado en el papel, un CMMS no permite que el trabajo se pierda y olvide.

  Además, se puede hacer un seguimiento de todo desde el panel de control con actualizaciones en tiempo real, evitando problemas de responsabilidad, ya que el sistema muestra claramente quién es el responsable de cualquier tarea, el progreso de esa tarea y cualquier comentario sobre el estado de la misma.

• Aplicar fácilmente una estrategia eficaz de mantenimiento preventivo

  La implantación de un software CMMS reduce en gran medida el tiempo necesario para establecer y gestionar una estrategia de mantenimiento preventivo. Se puede utilizar el sistema para generar rápidamente calendarios automatizados y equilibrados con instrucciones y directrices detalladas. Las programaciones pueden automatizarse en función de un calendario o de las condiciones específicas de lectura de los contadores. Además también puede utilizarse para agilizar el proceso de inspección, ayudando a los técnicos a terminar e informar rápidamente de la finalización de sus inspecciones.

• Garantizar una mayor seguridad

  La plataforma está diseñada para evitar averías importantes, mantener las máquinas y los equipos en buen estado e identificar las áreas problemáticas para poder abordarlas inmediatamente.

  Cuando un equipo cumple con los estándares de seguridad y reduce el riesgo de fallos críticos, minimiza automáticamente cualquier posibilidad de accidente y garantiza un entorno de trabajo más seguro.

Implantación de un software CMMS para el seguimiento y presentación de informes

Una de las primeras cosas que se nota cuando se empieza a utilizar un sistema CMMS es la enorme cantidad de datos de seguimiento e informes que hay a disposición. Al igual que la mayoría de las soluciones informáticas, el objetivo principal del software de mantenimiento es transformar los datos disponibles en ideas útiles que conduzcan a decisiones informadas y a mejores resultados empresariales.

• Averiguar el tiempo medio de reparación (MTTR)

  Se puede utilizar un software CMMS para calcular automáticamente el tiempo medio de reparación o recuperación de una avería. También puede mostrar y comparar los tiempos medios de reparación a lo largo de determinados períodos. Una forma excelente de sopesar sus resultados pasados y actuales.

• Averiguar el tiempo medio entre fallos (MTBF)

  Otra métrica que puede ser muy útil para conocer el tiempo medio de funcionamiento de un equipo sin problemas. Saber con qué frecuencia se avería un grupo específico de activos permite prever y predecir cuándo puede producirse la próxima avería. Esta información mejora en gran medida los esfuerzos de planificación del mantenimiento y permite asignar adecuadamente los recursos de mantenimiento.

• Encontrar tendencias y promedios de mantenimiento

  El cuadro de mandos de un CMMS presenta múltiples KPI de mantenimiento con seguimiento en tiempo real. Combina todos los datos históricos guardados con una potente herramienta de análisis que ayuda a identificar diferentes tendencias y patrones.

• Ver quién ha hecho qué y cuánto le cuesta

  Supervisar equipos de mantenimiento más grandes es un reto por naturaleza. Contar con un sistema que haga un seguimiento de las órdenes de trabajo de cada técnico facilita la detección de los empleados con bajo rendimiento, lo que permite tomar medidas correctivas a tiempo.

• Eliminar los residuos del mantenimiento preventivo

  Aunque tomar medidas preventivas es encomiable, gastar demasiados recursos en el mantenimiento preventivo está lejos de ser óptimo. El uso de CMMS para identificar el despilfarro en el mantenimiento preventivo es una herramienta más a disposición.

  Los datos de rendimiento de los activos indican cuántas veces se ha averiado una máquina. Si se ve que un activo no tiene nunca problemas, es posible que se esté haciendo demasiado mantenimiento preventivo en él.

• Descubrir qué activos cuestan más y por qué

  Mantener los costes de mantenimiento al mínimo es imposible sin saber qué activos cuestan más y por qué son tan elevados. Aquí es donde entra en juego la CMMS, que establece los costes totales de funcionamiento de un activo a lo largo de su ciclo de vida.

  Cuando se combina con información adicional, como el coste medio del tiempo de inactividad por hora, detectar los activos más caros y averiguar las razones que los motivan resulta exponencialmente más fácil.

• Averiguar cuál de las ubicaciones está rindiendo más y por qué

  Descubrir las ubicaciones más eficaces y saber cómo lo están haciendo, con acceso a toda la información que necesita a través del CMMS. Se puede comparar el rendimiento de todas las instalaciones en múltiples niveles para averiguar por qué una ubicación en particular se está quedando atrás o está superando al resto.

• Garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias

  Por último, la implantación de un software CMMS garantiza el cumplimiento de las normas reglamentarias. Las industrias deben respetar las normas reglamentarias impuestas por el gobierno y los organismos internacionales de normalización. Las empresas relacionadas con la salud, el medio ambiente, la seguridad y las industrias alimentarias sienten la presión adicional de crear un entorno de trabajo seguro y fiable que cumpla las normas exigidas. Además, esto ayudará a prepararse para cualquier auditoría entrante mediante la generación de informes detallados.

Llegados a este punto y conociendo las ventajas de la implantación de un software CMMS, descubre cómo implantar un sistema de gestión de mantenimiento CMMS con éxito